Quỹ Lương Là Gì

“Hãy trả lương cho nhân viên của bạn dựa trên năng lực, hiệu quả và đóng góp của họ. Điều này sẽ tạo ra sự công bằng và khuyến khích họ cống hiến hết mình.” - Adam Smith, nhà kinh tế học nổi tiếng.

Đúng như vậy, để khuyến khích nhân viên có động lực làm việc, doanh nghiệp cần phải xây dựng quy chế trả lương hợp lý, đúng kỳ hạn và có những mức thưởng xứng đáng với công sức họ bỏ ra. 

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ về cách thực lập quỹ lương một cách khoa học dẫn tới nhiều hậu quả như:

• Khó khăn trong việc dự đoán chi phí nhân sự, gây thiếu hụt nguồn lực tài chính cho các hoạt động khác.
• Nhân viên cảm thấy bất công khi mức lương không phù hợp với năng lực và đóng góp của họ.
• Gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng quỹ lương.

Vậy làm thế nào để giải quyết được vấn đề này?

Bài viết này cung cấp cho bạn những thông tin liên quan về quỹ lương là gì, lợi ích của việc lập quỹ lương một cách chính xác và hợp lý và một số yếu tố ảnh hưởng đến quỹ lương giúp doanh nghiệp giải quyết được tất cả mọi vấn đề trên.

Hãy dành 10 phút quý báu của bạn để tìm hiểu tất tần tật mọi thứ xoay quanh quỹ lương để tránh mắc phải những khó khăn trên và nguồn lực tài chính không bị lỗ khi chi quá nhiều vào tiền lương nhân sự!

1. Quỹ lương là gì?

Quỹ lương hay còn gọi là quỹ tiền lương, là quỹ tiền do đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp lập nên theo quy định của pháp luật để chi trả lương và tiền công cho tất cả nhân viên đến đúng kỳ hạn, do doanh nghiệp đó quản lý.

Thành phần của quỹ lương bao gồm rất nhiều khoản như lương chính, lương phụ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,... Tuy nhiên, thì những khoản này chủ yếu là tiền lương trả cho nhân viên trong thời gian thực tế làm việc.

2. Quy định về quỹ lương

2.1. Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?

Trong quan hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh, tổng quỹ lương bao gồm 02 khoản chính: Lương chính và lương phụ. Cụ thể:

Lương chính:

• Đây là khoản tiền lương cơ bản được trả cho người lao động dựa trên chức danh, vị trí công việc, trình độ chuyên môn, mức độ đóng góp,...
• Lương chính thường được tính theo tháng, ngày, giờ hoặc theo sản phẩm.
• Các khoản tiền thưởng trong quá trình hoàn thành tốt công việc như KPI, hoa hồng,...
• Các khoản phụ cấp bao gồm: Tiền ăn trưa, tiền xăng xe, tăng ca, làm thêm ngoài giờ,  làm thêm những ngày lễ Tết, lương tháng 13,..
• Các khoản tiền thưởng mang tính chất thường xuyên như thưởng chuyên cần, thưởng theo tháng/quý,...

Lương phụ:

• Đây là khoản tiền lương để chi trả cho người lao động trong thời gian được nghỉ phép theo chế độ; thời gian được cử đi học theo sự phân công của cấp trên; thời gian đi nghĩa vụ xã hội; hoặc trong thời gian ngừng việc do một số yếu tố khách quan là thiết bị hỏng, thiếu nguyên vật liệu,...

Bên cạnh đó, trong quỹ lương còn được tính thêm các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn giao thông,...

2.2. Quy định về việc chi trả lương, trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC như sau:

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau: 

... 

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. 

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế). 

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. 

...

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định, trong trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương, nếu sau 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính, mà doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương, thì doanh nghiệp sẽ phải tính giảm chi phí của năm sau.

3. Mục đích của việc lập quỹ lương

Mục đích chính của việc lập quỹ lương chính là đảm bảo cho việc trả lương cho người lao động đúng hạn, đầy đủ theo quy định của pháp luật về tiền lương. Ngoài ra, quỹ tiền lương còn có những mục đích khác như:

• Giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích chi phí nhân công, dự trù được chi phí nhân công cho từng giai đoạn, từ đó có kế hoạch chi tiêu hợp lý.
• Giúp giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài nhờ mức lương và chế độ đãi ngộ hợp lý.
• Việc lập quỹ lương góp phần đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động, góp phần xây dựng một xã hội công bằng, văn minh.

4. Những yếu tố cơ sở ảnh hưởng đến quỹ lương

4.1. Số lao động

Trong các doanh nghiệp, nhân sự luôn là một trong những nhân tố rất quan trọng để cho hoạt động kinh doanh sản xuất luôn được duy trì và phát triển. Nếu các yếu tố như khối lượng sản xuất, lượng công việc hoặc thời gian làm việc thay đổi thì cũng sẽ kéo theo số lượng nhân viên tăng hoặc giảm. Vì vậy, số lượng lao động mà biến động thì việc ảnh hưởng đến quỹ lương là không hề nhỏ.

4.2. Mức lương bình quân thị trường

Mức lương bình quân của mỗi vị trí, ngành nghề sẽ không cố định mà luôn thay đổi theo nhu cầu và xu hướng của thị trường tại từng khu vực, địa phương. Nên mức bình quân cao hoặc thấp cũng ảnh hưởng lớn tới quỹ lương.

Ví dụ: Mức lương công nhân may tại Hà Nội là 4.300.000 VNĐ/tháng, trong khi tại thành phố Hồ Chí Minh là 7.022.051 VNĐ/tháng. Điều đó cho thấy rằng mức lương trả cho công nhân may tại Hà Nội sẽ thấp hơn so với Tp. Hồ Chí Minh.

Đồng thời, pháp luật quy định tăng giảm lương, phụ cấp theo kinh nghiệm làm việc, trình độ,... cũng khiến mức lương của người lao động biến động theo, gây ảnh hưởng tới quỹ lương.

4.3. Mục tiêu doanh nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp có mục tiêu và định hướng kinh doanh thay đổi theo tình hình kinh tế chung của cả nước, lúc này công ty sẽ tăng hoặc cắt giảm nhân sự, thay đổi về lương thưởng, trợ cấp,... dẫn tới quỹ lương cũng thay đổi theo.

4.4. Tình hình tài chính và quản lý rủi ro

Khi doanh nghiệp có lợi nhuận tốt, lúc này quỹ lương có thể được tăng lên để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và thu hút nhân tài. Ngược lại, khi doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, quỹ lương có thể bị cắt giảm hoặc hoãn chi trả để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Cách thức lập quỹ lương

• Bước 1: Xác định quỹ lương và doanh thu

Đầu tiên, ban lãnh đạo cùng với bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán tính toán các khoản doanh thu, lợi nhuận trong năm để nắm được các quỹ lương tổng trước khi xây dựng quy chế lương thưởng.

Dựa vào số liệu của năm trước, doanh nghiệp sẽ tính cho năm tiếp theo. Khi thị trường lao động biến đổi, để đảm bảo sự công bằng và có tính cạnh tranh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc thay đổi trong phạm vi cho phép bao nhiêu phần trăm trên cơ cấu giá thành.

• Bước 2: Xác định hình thức trả lương

Mỗi một hình thức trả lương sẽ có cách tính khác nhau kèm theo khoản trợ cấp, lương thưởng. Doanh nghiệp có thể trả lương theo thời gian, lương khoán hoặc theo sản phẩm.

• Bước 3: Dự trù nguồn thu để chi trả lương

Doanh nghiệp cần dự trù nguồn thu để chi trả lương cho nhân viên bao gồm: doanh thu bán hàng, dịch vụ, lợi nhuận từ đầu tư,...

• Bước 4: Lập kế hoạch chi trả lương

Ở bước này, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng việc trả lương đúng hạn, đầy đủ cho nhân viên theo kế hoạch. 

• Bước 5: Ban hành và áp dụng

Để tránh khỏi sai sót không đáng có, doanh nghiệp hãy thử nghiệm quy chế lương thưởng mới với dữ liệu trong 03 tháng gần nhất để đánh giá hiệu quả so với quy chế cũ như thế nào. Nếu quy chế này không ổn, doanh nghiệp có thể nghiên cứu lại và điều chỉnh sao cho phù hợp.

6. Cách xác định quỹ lương trong doanh nghiệp

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 52/2016/NĐ-CP như sau:

Quỹ tiền lương kế hoạch được xác định trên cơ sở số người quản lý, kiểm soát viên chuyên trách và mức tiền lương bình quân kế hoạch.

Mức tiền lương bình quân kế hoạch được xác định trên cơ sở mức tiền lương cơ bản theo hạng công ty quy định tại Phụ lục I và Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 52/2016/NĐ-CP và hệ số tăng thêm so với mức lương cơ bản theo mức tăng lợi nhuận kế hoạch so với thực hiện của năm trước liền kề như sau:

• Công ty có năng suất lao động không giảm và lợi nhuận kế hoạch cao hơn so với thực hiện của năm trước liền kề thì được áp dụng hệ số tăng thêm không vượt quá hệ số tăng thêm theo quy định như sau:

Bảng hệ số tăng thêm

Trường hợp công ty có lợi nhuận kế hoạch cao hơn nhiều lần so với mức lợi nhuận thấp nhất tương ứng với hệ số tăng thêm 2,5 trong Bảng hệ số tăng thêm, giữ vai trò trọng yếu trong nền kinh tế quốc dân, hoạt động trong lĩnh vực mà các doanh nghiệp trên thị trường đang trả lương cho lao động quản lý cao hơn so với chức danh tương đương của công ty, cần thiết áp dụng cao hơn hệ số tăng thêm theo quy định để khuyến khích lao động quản lý thì báo cáo cơ quan đại diện chủ sở hữu khi xem xét, quyết định quỹ tiền lương của người quản lý, Kiểm soát viên phù hợp với mặt bằng tiền lương của chức danh tương đương cùng lĩnh vực hoạt động trên thị trường, sau khi tham khảo ý kiến của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để bảo đảm cân đối chung.

• Công ty có lợi nhuận kế hoạch không cao hơn so với lợi nhuận thực hiện của năm trước liền kề thì được áp dụng hệ số tăng thêm không vượt quá mức 70% hệ số tăng thêm tương ứng với mức lợi nhuận trong Bảng hệ số tăng thêm quy định tại điểm (1) nhân với tỷ lệ giữa lợi nhuận kế hoạch so với lợi nhuận thực hiện của năm trước liền kề.
• Công ty không có lợi nhuận thì mức tiền lương bình quân kế hoạch phải thấp hơn mức tiền lương cơ bản, nhưng không thấp hơn 50% mức tiền lương cơ bản. Trường hợp lỗ thì mức tiền lương bình quân kế hoạch bằng 50% mức tiền lương cơ bản. (Theo Thư viện Pháp luật).

7. Một số câu hỏi thường gặp về quỹ lương

7.1 Tổng quỹ lương là gì?

Tổng quỹ lương là tổng số tiền chi trả cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp của mình, gồm nhiều khoản như lương cố định, trợ cấp, lương thưởng,...

7.2. Quỹ lương thực hiện là gì?

Quỹ lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả cho người lao động trong một năm, tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. 

7.3. Quỹ lương thực hiện trong năm là gì?

Quỹ lương thực hiện trong năm là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả trong năm tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. Điều này không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước mà đã được chi trong năm tính tới thời hạn quyết toán thuế.

7.4. Phụ cấp thuộc quỹ lương là gì?

Phụ cấp thuộc quỹ lương là những khoản tiền bổ sung cho mức lương cơ bản của nhân viên như tăng ca, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ,... nhằm bù đắp cho những điều kiện làm việc đặc biệt hoặc hỗ trợ người lao động trong cuộc sống. Phụ cấp thuộc quỹ lương được quản lý và chi trả từ nguồn tài chính của doanh nghiệp và được tính vào quỹ lương thực hiện khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

7.5. Trích lập quỹ dự phòng tiền lương để làm gì?

Trích lập quỹ dự phòng tiền lương giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tài chính để chi trả cho các khoản lương, thưởng phát sinh trong tương lai, tránh tình trạng thiếu hụt nguồn lực tài chính khi cần chi trả.

7.6. Quỹ lương bao nhiêu là hợp lý?

Hầu hết các công ty đều nêu rõ tiền lương chiếm chi phí lớn nhất của họ, có thể lên tới 70% tổng chi phí hoạt động. Theo định hướng, bạn muốn tỷ lệ tiền lương / Lợi nhuận giảm, điều này có nghĩa là khả năng sử dụng nhân viên của bạn để tạo doanh thu hiệu quả hơn. Nguyên tắc chung thường là từ 15 - 30% tổng doanh thu. Tuy nhiên, tùy theo ngành sẽ có nguyên tắc thay đổi.

7.7. Tiền lương thực tế là gì?

Tiền lương thực tế là số lượng sản phẩm và dịch vụ mà người lao động hưởng lương nhận được tương ứng với số lượng tiền lương theo bản hợp đồng đã thỏa thuận.

7.8. Doanh nghiệp có phải bắt buộc trích lập quỹ dự phòng tiền lương hay không?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải trích lập quỹ dự phòng tiền lương. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lập quỹ dự phòng tiền lương thì sẽ mang lại khá nhiều lợi ích tối đa như kiểm soát được hoạt động thu chi lương thưởng, lương chính, lương phụ, các khoản đi kèm,... 

7.9. Có thể trích quỹ dự phòng tiền lương ở đâu và trích tối đa bao nhiêu?

Doanh nghiệp có thể trích lập quỹ dự phòng tiền lương từ lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp.

Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương tối đa không được vượt quá 17% quỹ lương thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

7.10. Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm những gì?

Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm những thông tin sau:

• Doanh nghiệp cần ban hành quyết định trích lập quỹ dự phòng tiền lương do Giám đốc doanh nghiệp ký ban hành.
• Tờ trình bản tổng hợp quỹ tiền lương đã được thực hiện trong năm và kế hoạch trả lương trong năm tiếp theo sẽ cần đến quỹ dự phòng tiền lương.
• Chứng từ hạch toán chi phí trích quỹ dự phòng tiền lương như: Phiếu hạch toán, Sổ kế toán, Giải trình chi phí,..

Thông qua bài viết trên, hy vọng SIS Việt Nam đã cung cấp thông tin giải đáp thắc mắc cho quý bạn đọc về quỹ lương là gì và cách xác định quỹ lương trong doanh nghiệp. Để đảm bảo nguồn chi trả cho các khoản lương, thưởng phát sinh trong tương lai, doanh nghiệp cần xây dựng quỹ dự phòng tiền lương một cách thông minh và hợp lý!