Công Việc Của Kế Toán Bán Hàng

Kế toán bán hàng không phải là thuật ngữ xa lạ với người hoạt động trong lĩnh vực kế toán. Tuy nhiên, với những người mới “chân ướt chân ráo” vào ngành thì thuật ngữ này lại khá mới mẻ và có thể gây hiểu lầm. Hãy cùng SIS tìm hiểu để biết nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm… của kế toán bán hàng trong môi trường doanh nghiệp như thế nào.

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là một vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp, đảm nhận toàn bộ công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ bán hàng (ghi nhận các hoá đơn, thuế giá trị gia tăng, ghi chép sổ doanh thu và báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp).

Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là một bộ phận đảm nhận công việc quản lý sổ bán hàng, thu ngân, lưu trữ, bảo quản hoa đơn, giấy tờ, thuế có liên quan đến hoạt động bán hàng. Kế toán bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp, nhất là công ty có hoạt động bán lẻ.

2. Kế toán bán hàng giữ vai trò gì trong doanh nghiệp?

Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp rất quan trọng và đa chiều. Dưới đây là một số khía cạnh chính:

Vai trò của kế toán bán hàng

• Cung cấp thông tin chiến lược: Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và số liệu về doanh số bán hàng. Những dữ liệu này giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh, doanh số và tài chính của doanh nghiệp. Nó sẽ là cơ sở để xây dựng và thực hiện các chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
• Báo cáo kết quả bán hàng: Chịu trách nhiệm chính tạo ra các báo cáo số liệu liên quan đến kết quả bán hàng. Những báo cáo này giúp đánh giá hiệu suất của các chiến lược bán hàng và đưa ra những điều chỉnh cần thiết, nhanh chóng.
• Phân tích chênh lệch giữa sản xuất và bán hàng: Kế toán bán hàng không chỉ giúp theo dõi doanh số bán hàng mà còn đánh giá tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự cân bằng giữa cung và cầu trong chuỗi giá trị.

Tóm lại, vai trò của kế toán bán hàng không chỉ giới hạn ở việc ghi chép số liệu mà còn mở rộng đến việc cung cấp thông tin chiến lược và hỗ trợ quyết định kinh doanh cho ban lãnh đạo. Từ đó giúp doanh nghiệp phát triển và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là người sẽ trực tiếp tiếp nhận, xử lý mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của doanh nghiệp. Vì vậy mà nhiệm vụ chính của họ cũng khá nhiều như:

• Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch hàng tháng để đảm bảo mọi bộ phận công ty đều thực hiện đúng kế hoạch, tiến độ đã đặt ra.
• Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng như: Nộp thuế, trả lương, thưởng, trả nợ, tái đầu tư,…
• Tập hợp toàn bộ các khoản chi phí bán hàng có phát sinh tại công ty một cách đầy đủ và chính xác.
• Quản lý tiền hàng nhằm đánh giá chính xác khả năng bán hàng của các bộ phận trong công ty. Theo dõi sát sao việc mua hàng của khách hàng đang nợ, số nợ, khả năng trả nợ của họ.
• Lập báo cáo hàng tháng về tình hình bán hàng của doanh nghiệp để cấp trên kịp thời nắm bắt các tình hình, công việc phát sinh và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

4. Công việc cụ thể của kế toán bán hàng

Trong nội dung phần này, SIS sẽ cập nhật mô tả công việc kế toán bán hàng chi tiết nhất cho bạn.

4.1. Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa

Kế toán bán hàng cần cập nhật liên tục các thông tin về số lượng hàng hóa (hàng mới và hàng tồn) và giá bán vào các phần mềm kế toán. Họ cũng chịu trách nhiệm thông báo cho các bộ phận liên quan nếu có bất kỳ điều chỉnh nào trong giá bán để các phòng ban cùng nắm được.

4.2. Quản lý đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

• Kiểm tra và quản lý các hóa đơn đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp trong chu kỳ bán hàng.
• Tạo hóa đơn bán hàng cho khách hàng và kèm theo bảng kê chi tiết về sản phẩm.
• Theo dõi và cập nhật thông tin về doanh số bán hàng hàng ngày.
• Nhập dữ liệu mua bán vào phần mềm kế toán, bao gồm việc kê khai chi tiết các hóa đơn trong ngày.
• Thực hiện tính toán các tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng (nếu có).

4.3. Kiểm kê và nhập liệu số liệu hàng hóa trong kho

Hàng ngày kế toán bán hàng còn phải kết hợp với kế toán kho và kế toán kho để tiến hành rà soát, cập nhật số lượng hàng tồn lên hệ thống. Đồng thời họ còn phải làm báo về số lượng hàng hóa đã bán vào mỗi cuối ngày.

4.4. Theo dõi tình hình công nợ bán hàng

Người làm kế toán bán hàng cũng phải làm việc với kế toán công nợ, kế toán doanh thu của công ty để cập nhật chính xác tình hình công nợ. Điều này sẽ giúp quản lý nợ của từng khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ.

4.5. Lập báo cáo số liệu bán hàng

Họ còn phải làm các báo cáo liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như: báo cáo danh mục hàng hóa bán, công nợ, tình hình sử dụng hóa đơn tài chính,…

5. Quyền hạn của kế toán bán hàng

Quyền hạn của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng hoạt động trong các doanh nghiệp và có những quyền hạn như sau:

• Có thể yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn khi cần.
• Dựa vào năng lực chuyên môn, đề xuất các biện pháp phù hợp để xử lý những hóa đơn không hợp lệ.
• Trong tình huống gặp khó khăn với trưởng ban kế toán, họ có quyền đề xuất trực tiếp vấn đề thanh toán, đảm bảo giải quyết mọi vấn đề liên quan đến thanh toán một cách hiệu quả.
• Kế toán bán hàng cần chịu sự phân công và giám sát từ kế toán trưởng, đảm bảo sự hỗ trợ và giám sát chặt chẽ từ những người có trách nhiệm cao hơn trong lĩnh vực kế toán.

6. Quy trình kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng của các doanh nghiệp sẽ được thực hiện qua 3 bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc hợp đồng từ nhân viên bán hàng, phòng kinh doanh.

Bước 2: Dựa vào hóa đơn đặt hàng sẽ kiểm tra lại hàng tồn trong kho.

• Trường hợp 1: Hàng hóa trong kho không đáp ứng đủ đơn hàng thì kế toán bán hàng sẽ thông báo lại cho bộ phận liên quan để tư vấn cho khách hoặc hủy đơn.
• Trường hợp 2: Hàng hóa trong kho cung cứng đủ theo yêu cầu của đơn đặt thì kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho, chuyển cho thủ kho để xuất hàng. Cùng lúc đó, họ cũng phải lập phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận để gửi cho khách hàng.

Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan.

7. Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng

Để nắm rõ hơn về quy trình của kế toán bán hàng thì bạn có thể tham khảo ngay sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ kế toán bán hàng

8. Các kiến thức chuyên môn quan trọng đối với kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vì vậy để hoàn thành tốt các nhiệm vụ thì họ phải đảm bảo kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ của mình.

Kiến thức chuyên môn của kế toán bán hàng

8.1. Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng thu được là phần thu còn lại từ việc bán hàng sau khi đã trừ đi chi phí phát sinh.

Công thức xác định kết quả bán hàng căn cứ vào số chênh lệch giữa doanh thu thuần với chi phí phát sinh bất chợt.

Công thức như sau:

8.2. Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Các điều kiện cần đáp ứng để ghi nhận doanh thu như sau:

• Đã tiến hành chuyển giao rủi ro và lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
• Đã thu lợi ích từ hoạt động bán hàng.
• Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản đó.
• Doanh nghiệp không còn là chủ sở hữu của hàng hóa.
• Xác định được khoản chi phí có liên quan đến giao dịch bán hàng.

8.3. Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng

Đối với người làm kế toán bán hàng họ sẽ sử dụng nhiều đến chứng từ, hóa đơn như:

• Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
• Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
• Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
• Báo cáo bán hàng, bảng kê hàng hóa – dịch vụ
• Giấy nộp tiền
• …

8.4. Trình tự luân chuyển kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng sẽ phải lập hóa đơn bán hàng khi có nghiệp vụ phát sinh. Hóa đơn này gồm 3 liên: Liên 1 (lưu ở gốc quyển hóa đơn), liên 2 (Giao cho khách hàng), liên 3 (được doanh nghiệp giữ lại). Cùng với đó thì cũng có 3 trường hợp xảy ra như sau:

• TH 1: Khách hàng nhận nợ thì phải lập biên bản giao nhận hàng, xác nhận nợ.
• TH2: Khách hàng thanh toán tiền mặt thì sẽ lập phiếu thu.
• TH3: Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì nhận giấy báo có để xác nhận về tài khoản thanh toán.

9. Kỹ năng của nhân viên kế toán bán hàng

Kế toán là một công việc yêu cầu cao về độ chính xác về số liệu, đặc biệt họ cũng có vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh, buôn bán của công ty. Chính vì vậy mà họ cần phải đảm bảo những yêu cầu và các kỹ năng cần thiết phục vụ công việc.

Kỹ năng của nhân viên kế toán bán hàng

Ngoài kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm về kế toán bán hàng hoặc liên quan thì bạn còn phải có các kỹ năng như:

• Kỹ năng sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc.
• Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý công việc.
• Khả năng quản lý thời gian tốt.
• Cập nhật thông tin nhanh chóng, nắm bắt xu hướng công nghệ.
• Luôn có thái độ cầu toàn, cầu tiến.
• Trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận.
• Luôn có trách nhiệm với công việc.

Xem thêm: Kỳ Kế Toán Là Gì? Những Quy Định Về Kỳ Kế Toán

10. Các câu hỏi thường gặp

Học gì để làm kế toán bán hàng?

Để trở thành kế toán bán hàng, bạn có thể theo học các chuyên ngành về kế toán, tài chính, quản trị kinh doanh, kiểm toán,…

Các công cụ, phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng?

Các công cụ hỗ trợ kế toán bán hàng phải kể đến như: Phần mềm kế toán SIS MAC, phần mềm kế toán tổng hợp QuickBooks, phần mềm quản lý doanh thu: Salesforce, Zoho CRM,…

Chứng từ bán hàng gồm những gì?

Kế toán bán hàng cần thường xuyên sử dụng đến các chứng từ, hóa đơn sau: Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, phiếu thu, biên lai thu tiền, báo cáo bán hàng, bảng kê hàng hóa – dịch vụ, giấy nộp tiền,…

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đây SIS đã cùng bạn tìm hiểu xong về kế toán bán hàng là gì? nhiệm vụ quyền hạn cũng như các vấn đề xoay quanh công việc của họ. Hy vọng qua nội dung này bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích.