Thang Bảng Lương Là Gì

Căn cứ Theo Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động quy định, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Vậy các doanh nghiệp đã biết nếu không tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật thì mức phạt sẽ như thế nào không?

Trong bài viết dưới đây, sẽ giải đáp toàn bộ những quy định hiện hành của pháp luật về cách xây dựng thang bảng lương cũng như nguyên tắc để xây dựng hệ thống thang bảng lương cụ thể.

Hãy dành 10 phút để đọc bài viết này để đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích được cập nhật mới nhất về quy định thang bảng lương hiện nay nhé!

1. Thang bảng lương là gì?

Thang lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương, bậc lương, hệ số lương được quy định sẵn, làm cơ sở để doanh nghiệp chi trả tiền lương và xét nâng lương định kỳ cho người lao động.

Bảng lương là bảng thống kê chi tiết về tất cả các mức lương và các khoản phụ cấp (tiền ăn, tiền xăng xe, bảo hiểm,...) mà người lao động được hưởng trong một kỳ lương cụ thể, thường là hàng tháng.

Thang bảng lương là sự kết hợp giữa thang lương và bảng lương, được sử dụng để xác định mức lương của người lao động dựa trên một số yếu tố cụ thể như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, vị trí làm việc,... Điều này tạo ra sự minh bạch và công bằng cho nhân viên khi công ty chi trả lương. Từ đó góp phần làm tăng năng suất và sự tin tưởng của nhân viên. 

2. Mục đích của việc sử dụng thang bảng lương

Mục đích chính khi xây dựng thang bảng lương là đảm bảo tính công bằng trong vấn đề xác định lương cho nhân viên, cũng như tạo ra một hệ thống có cấu trúc trong quản lý lương và phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là một số mục đích của việc sử dụng thang bảng lương:

Đối với doanh nghiệp:

• Khi lập thang bảng lương hợp lý, công bằng sẽ tạo động lực cho người lao động gắn bó lâu dài với công ty.
• Người lao động được trả lương xứng đáng với công sức họ bỏ ra, thì tinh thần làm việc sẽ hăng say và hiệu quả hơn.
• Một thang bảng lương thể hiện sự minh bạch, rõ ràng giúp hạn chế những mâu thuẫn, tranh chấp về tiền lương giữa doanh nghiệp và nhân viên.
• Việc sử dụng thang bảng lương khoa học giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự một cách hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

Đối với người lao động:

• Người lao động  thông qua thang bảng lương có thể dễ dàng tra cứu mức lương cho vị trí công việc của mình, từ đó giúp đàm phán về lương một cách tự tin và hiệu quả.
• Trong thang bảng lương có thể hiện rõ ràng lộ trình thăng tiến, giúp người lao động có động lực để nâng cao trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc.
• Thang bảng lương là cơ sở để bảo vệ quyền lợi về tiền lương và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động.

3. Quy định về thang bảng lương doanh nghiệp

3.1. Quy định xây dựng thang bảng lương

Căn cứ tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động như sau:

• Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hay chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
•  Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thang bảng lương

• Thang bảng lương có kết cấu bao gồm trục dọc (nhóm lương) và trục ngang (hệ số lương).
• Hệ thống thang bảng lương phải được xây dựng dựa trên quy định của pháp luật về lao động, tiền lương, các khoản bảo hiểm khác.
• Mức lương tối thiểu cho người lao động phải tuân theo quy định của Nhà nước về mức lương tối thiểu vùng. Cụ thể căn cứ theo Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ đối với người lao động như sau:

• Hệ thống thang bảng lương phải được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố như ngành nghề kinh doanh, vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc,...
• Mức lương cho các vị trí công việc khác nhau phải có sự chênh lệch hợp lý, đảm bảo phản ánh đúng giá trị của từng vị trí trong công việc đó.
• Hệ thống thang bảng lương phải được xây dựng một cách công bằng, đảm bảo tất cả người lao động trong cùng vị trí công việc, trình độ, kinh nghiệm làm việc sẽ được hưởng mức lương như nhau.
• Khi xây dựng hệ thống thang bảng lương, cần có sự linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với các tình hình thực tế của công ty cũng như thị trường lao động.

3.3. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương

Hồ sơ đăng ký thang lương, bảng lương gồm các loại giấy tờ sau (Đối với doanh nghiệp đăng ký lần đầu):

• Công văn đề nghị đăng ký thang lương, bảng lương;
• Quyết định của ban Giám đốc đối với việc ban hành hệ thống thang lương, bảng lương;
• Biên bản họp thành viên trong việc xây dựng thang bảng lương;
• Doanh nghiệp đã xây dựng và thống nhất áp dụng đối với hệ thống thang bảng lương;
• Quy chế lương, thưởng, các khoản phụ cấp,... (Tùy theo cách xây dựng nội bộ của doanh nghiệp);
• Bảng tiêu chuẩn chức danh, ngành nghề ( Cũng mang tính nội bộ);
• Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn cơ sở sẽ có một văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn do Liên đoàn Lao động Quận ký.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

4. Cách xây dựng thang bảng lương

Bước 1: Xây dựng hệ thống thang bảng lương phù hợp với từng doanh nghiệp

• Thang bảng lương phải chia làm các bậc lương khác nhau: Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn không giới hạn số bậc lương tối đa, tuy nhiên doanh nghiệp cần xây dựng ít nhất từ 02 bậc lương trở lên nhằm tạo động lực cho nhân viên. Thông thường, các doanh nghiệp xây dựng từ 05 đến 15 bậc lương, nhân viên đáp ứng đủ các điều kiện nâng bậc lương sẽ tăng lên bậc cao hơn.
• Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định khoảng khách về tiền lương giữa các bậc: Trước kia, theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP (hết hiệu lực kể từ ngày 01/02/2021), yêu cầu khoảng cách giữa 02 bậc lương liền kề nhau tối thiểu 5%. Nhưng hiện nay, dựa trên sự sửa đổi thay thế của Nghị định 49/2013/NĐ-CP, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ động xây dựng các bậc lương.

Bước 2: Ban lãnh đạo cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp

Theo Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động quy định, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Trong trường hợp người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, sẽ bị phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 VNĐ (căn cứ tại điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Còn nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, thì sẽ không buộc phải xin ý kiến từ công đoàn cấp trên.

Bước 3: Thang bảng lương bắt buộc phải công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng

Căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu không công bố công khai trước khi thực hiện thang bảng lương, người sử dụng lao động bị phạt từ từ 5.000.000 - 10.000.000 VNĐ.

Bước 4: Doanh nghiệp nên lưu trữ thang bảng lương và hồ sơ giấy tờ liên quan

Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không cần phải nộp thang lương, bảng lương cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ cần thiết và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

5. Mẫu thang bảng lương

Có thể tải tại đây.

6. Mức phạt liên quan đến việc xây dựng hệ thống thang bảng lương

Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 17 và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt liên quan đến việc xây dựng hệ thống thang bảng lương như sau:

• Trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân: Nếu không xây dựng thang lương, bảng lương sẽ phạt từ 5.000.000 - 10.000.000 VNĐ.
• Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức: Nếu không xây dựng thang lương, bảng lương sẽ phạt từ 10.000.000 - 20.000.000 VNĐ.

7. Các câu hỏi liên quan đến quy định xây dựng thang bảng lương

7.1. Có phải nộp thang bảng lương cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội không?

Câu trả lời là không. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không cần phải nộp thang lương, bảng lương cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ cần thiết và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

7.2. Khi người lao động đang ở bậc cao nhất, thì bậc tiếp theo phải xây dựng như thế nào và có cần điều chỉnh mức đóng BHXH không?

Dựa vào Điều 7 Nghị định số 49/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định, khi người lao động đã ở bậc cao nhất, thì doanh nghiệp có thể xây dựng bậc tiếp theo, phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hay chức danh đòi hỏi, sẽ thay đổi về mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định hàng năm.

Thang lương, bảng lương sửa đổi, bổ sung sẽ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc.

Khi tăng bậc, tăng mức đóng Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sẽ phải làm các thủ tục điều chỉnh và báo tăng mức đóng với cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Trên đây là toàn bộ thông tin về thang bảng lương, cũng như các quy định, mức phạt và các cách xây dựng hệ thống thang bảng lương mới nhất hiện nay. Như các doanh nghiệp đã thấy, dù không phải nộp lại thang bảng lương cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng cũng cần phải lưu ý lưu trữ lại hồ sơ quan trọng nhé!