Công Việc, Nhiệm Vụ, Vai Trò Của Kế Toán Tiền Mặt

Kế toán tiền mặt nắm giữ vai trò rất quan trọng với hầu hết các công ty, doanh nghiệp nhất là trong tình hình thị trường kinh doanh phức tạp, quản lý tài chính cần phải chính xác, hiệu quả. Vậy bạn có biết kế toán tiền mặt là gì? Công việc và nhiệm vụ của vị trí này như thế nào? Cùng SIS tìm hiểu qua nội dung bài viết sau.

1. Kế toán tiền mặt là gì?

Kế toán tiền mặt là gì

Trong doanh nghiệp, kế toán tiền mặt giữ vai trò rất quan trọng, góp phần vào sự phát triển ổn định, liên tục của công ty. Bởi vị trí này đảm nhận vai trò theo dõi các hoạt động có liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ. Thông qua việc theo dõi sát sao quỹ hàng ngày thì cấp trên sẽ có số liệu thực tế, chính xác để đưa ra phương án điều chỉnh dòng tiền hợp lý. Từ đó giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô của công ty hợp lý hơn.

2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

2.1. Vai trò của kế toán tiền mặt trong công ty

Cung cấp thông tin kế toán: Cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp liên quan đến quản lý tiền mặt. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được các giao dịch tiền mặt, dòng tiền, tình hình tài chính tổng thể.

Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

Hỗ trợ quản lý tình hình kinh doanh: Giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình kinh doanh và lợi nhuận thông qua việc theo dõi và phân tích các giao dịch liên quan đến tiền mặt. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định hợp lý để cải thiện tình hình kinh doanh.

Thực hiện nghiệp vụ kế toán: Đảm bảo rằng các giao dịch liên quan đến tiền mặt được thực hiện đầy đủ và chính xác trong hệ thống kế toán. Nó giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ các khoản nợ và dòng tiền của công ty, từ đó hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.

Theo dõi lợi nhuận và chi phí: Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lợi nhuận và chi phí thông qua việc ghi chép chi tiết các giao dịch tiền mặt, giúp doanh nghiệp cân đối các khoản chi phí một cách hợp lý và đưa ra quyết định có hiệu suất cao.

Cung cấp thông tin cho doanh nghiệp kêu gọi đầu tư: Dữ liệu kế toán tiền mặt cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho việc kêu gọi đầu tư, hỗ trợ quá trình kêu gọi vốn để mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh hiệu quả hơn.

Như vậy có thể thấy, kế toán tiền mặt không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính mà còn hỗ trợ quyết định chiến lược và phát triển của doanh nghiệp.

2.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt cần phải đảm bảo các nhiệm vụ của mình như sau:

• Luôn kịp thời nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan, chấp hành đúng quy định về quản lý kho tiền quỹ, xuất nhập quỹ,…
• Theo dõi mã quỹ, mà tài khoản kế toán, mã kho bạc nhà nước để thực hiện kế toán vốn bằng tiền.
• Cập nhật tình hình thu chi của kho bạc nhà nước, kịp thời phản ánh đúng số tồn quỹ tiền mặt trong sổ đúng với tình hình thực tế chi tiêu tại kho bạc và số dư mà kho bạc gửi tại ngân hàng.

3. Đặc điểm của kế toán tiền mặt

3.1. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111

Đặc điểm của kế toán tiền mặt

Trên thực tế, tiền mặt, ngoại tệ sẽ chỉ được nhập, xuất ở quỹ tiền mặt tại đơn vị. Thế nhưng khoản thu từ hoạt động bán hàng hoặc do ngân hàng chuyển đến sẽ không qua quỹ tiền mặt tại đơn vị mà ghi vào bên nợ tài khoản 113 (tiền đang chuyển).

3.2. Tiền mặt là do ký cược, ký quỹ từ doanh nghiệp, cá nhân

Thông thường các khoản tiền mặt được doanh nghiệp, cá nhân ký cược, ký quỹ tại công ty sẽ quản lý và hạch toán giống tài sản khác bằng tiền ở doanh nghiệp.

3.3. Có phiếu thu chi khi nhập, xuất quỹ tiền mặt

Mỗi khi có hoạt động nhập, xuất quỹ thì đều phải có phiếu thu, chi và đảm bảo đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ. Ở một số trường hợp đặc biệt thì phải có lệnh nhập xuất quỹ đính kèm theo.

Quỹ kế toán tiền mặt sẽ phải là người mở sổ. Trong sổ sẽ phải ghi chép liên tục mỗi ngày theo đúng thứ tự phát sinh khoản thu chi, xuất nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ,…

3.4. Ngoại tệ cần phải quy đổi tiền Việt để hạch toán

Các doanh nghiệp cần phải đổi ngoại tệ ra Việt Nam đồng theo đúng tỷ giá giao dịch thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoặc họ cũng có thể đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân ở thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do nhà nước công bố.

TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo đúng tỷ giá ở số kế toán TK 1112. Phương pháp được nhiều đơn vị sử dụng là: Bình quân gia quyền, tính bằng giá thực tế đích danh hoặc nhập trước xuất trước, nhập vào sau xuất sau. Tiền mặt bằng ngoại tệ sẽ được hạch toán theo từng loại nguyên tệ ở tài khoản 007 (Ngoại tệ các loại).

3.5. Vàng, bạc, kim khí, đá quý đều phản ánh ở tài khoản tiền mặt

Vấn đề nhập xuất sẽ được hạch toán giống như hàng tồn kho, sử dụng hạch toán, chi trả để hạch toán giống ngoại tệ. Thế nhưng đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải kiểm tra lại sổ quỹ tiền mặt ở mỗi thời điểm để tránh xảy ra trường hợp tiền âm.

4. Công việc của kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt sẽ phải thực hiện một số công việc như sau:

• Tiến hành lập chứng từ thu chi mỗi khi có phát sinh.
• Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt nếu có phát sinh, đồng thời sử dụng đơn vị đồng Việt Nam.
• Cần báo cáo quỹ kèm chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
• Kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên chứng từ với sổ quỹ.
• Cần định khoản, ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
• Lưu trữ chứng từ có liên quan đến tiền mặt theo đúng quy định, quy chế.

5. Nguyên tắc kế toán tiền mặt

Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tiền mặt được quy định khá chi tiết và cụ thể như sau:

Nguyên tắc thực hiện kế toán tiền mặt

• Khi mở sổ, bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ phải ghi chép hàng ngày theo đúng thứ tự phát sinh thu chi, xuất nhập, ngoại tệ. Đồng thời họ còn phải tính được tồn quỹ và tài khoản ngân hàng. Làm như vậy sẽ giúp cho việc kiểm tra sau này của doanh nghiệp dễ dàng hơn.
• Các khoản tiền như: Tiền do doanh nghiệp khác, cá nhân ký quỹ, ký cược sẽ được quản lý, hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
• Mọi việc thu, chi cần phải có phiếu thu (phiếu này còn phải có đủ chữ ký theo quy định).
• Luôn theo dõi tiền theo nguyên tệ để khi phát sinh giao dịch ngoại tệ thì chủ động đổi ngoại tệ ra tiền Việt theo 2 nguyên tắc như sau: Bên nợ tài khoản tiền áp dụng tỷ giá theo thực tế, còn nên có tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
• Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp sẽ phải ghi lại số dư ngoại tệ, vàng tiền tệ theo đúng tỷ giá thực tế.

6. Quy trình kế toán tiền mặt

6.1. Kế toán thu tiền mặt

Quy trình kế toán thu tiền mặt sẽ tuân thủ theo các bước như sau:

• Bước 1: Người nộp sẽ làm đề nghị nộp tiền để chuyển cho kế toán thanh toán.
• Bước 2: Người kế toán thanh toán sẽ phải lập phiếu thu, đặt giấy than để viết rồi chuyển giấy cho kế toán trưởng trong công ty.
• Bước 3: Người giữ chức kế toán trưởng sẽ ký, duyệt phiếu thu rồi chuyển giấy đã ký lại cho kế toán thanh toán.
• Bước 4: Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu.
• Bước 5: Thủ quỹ sẽ tiếp nhận phiếu thu, tiền hành thu tiền vào sổ quỹ. Người thủ quỹ sẽ giữ liên 2 phiếu, còn liên 3 phiếu sẽ đưa lại cho người nộp, liên 1 là kế toán thanh toán giữ.
• Bước 6: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lưu giữ chứng từ vào sổ kế toán tiền mặt (TK 111).

6.2. Kế toán chi tiền mặt

Kế toán tiền mặt sẽ diễn ra theo quy trình 7 bước như sau:

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền cần làm giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng rồi mới chuyển cho bộ phận kế toán để thanh toán.
• Bước 2: Kế toán thanh toán sẽ giữ vai trò là người lập phiếu chi để nộp lên kế toán trưởng.
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận phiếu chi, nếu hợp lý hợp lệ thì chuyển phiếu lên Giám đốc (hoặc người ủy quyền) để ký duyệt. Còn nếu cảm thấy chưa hợp lý sẽ yêu cầu sửa lại đến khi đạt yêu cầu.
• Bước 4: Giám đốc sẽ ký duyệt phiếu chi rồi chuyển lại cho bộ phận kế toán thanh toán.
• Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi đã được ký duyệt rồi gửi đến thủ quỹ.
• Bước 6: Thủ quỹ sẽ xuất tiền cho người đề nghị và ký vào bên nhận tiền.
• Bước 7: Người thủ quỹ sẽ phải ghi sổ quỹ, giữ lại liên 2, liên 1 chuyển cho kế toán thanh toán để ghi vào sổ tiền mặt (TK 111).

Kết luận

Bài viết trên đây đã giúp bạn nắm rõ về kế toán thanh toán là gì? vai trò, nhiệm vụ và công việc của người làm kế toán thanh toán cũng được SIS phân tích khá đầy đủ và chi tiết ở trên. Hy vọng nội dung này sẽ hữu ích với bạn.

Xem thêm: Nghiệp Vụ Kế Toán Là Gì? Các Nghiệp Vụ Cơ Bản