Các Hình Thức Ghi Sổ Kế Toán

Các hình thức kế toán theo thông tư 133 và 200 bao gồm những loại nào? Có những quy định gì về sổ kế toán? Đây là những thông tin mà kế toán cần phải nắm rõ nhất. Trong nội dung bài viết, SIS sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết hơn về chủ đề này.

1. Các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 133

Hình thức ghi sổ kế toán theo thông tư 133 bao gồm những loại sau

Hình thức ghi sổ kế toán theo thông tư 133

• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi một hình thức sổ kế toán sẽ có quy định riêng về mẫu, trình tự, kết cấu, phương pháp ghi chép,… chính vì vậy mà bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ.

2. Các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 200

Theo thông tư 200 bao gồm 5 hình thức ghi sổ kế toán sau:

• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi một hình thức sổ kế toán cũng sẽ có quy định riêng về cách thể hiện, cách trình bày, mẫu, trình tự, kết cấu,… Để đảm bảo chính xác trong quá trình ghi chép bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng.

3. Quy định về sổ kế toán

Số kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết, trong đó quy định riêng về từng loại sổ như sau:

3.1. Sổ kế toán tổng hợp

Doanh nghiệp sẽ sử dụng sổ nhật ký để ghi chép những nghiệp vụ về kinh tế, tài chính hoặc chi phí phát sinh ở kỳ kế toán hoặc trong niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của nghiệp vụ đó.

Quy định về hình thức ghi sổ kế toán

Những số liệu được ghi trên sổ nhật ký sẽ phản ánh tổng phát sinh bên nợ, bên có của toàn bộ tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Đặc biệt, trong sổ nhật ký sẽ phải ánh nội dung như sau:

• Ngày tháng bắt đầu ghi sổ.
• Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán sử dụng để làm căn cứ ghi vào sổ.
• Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền của nghiệp vụ, tài chính phát sinh.

Trong sổ cái sẽ ghi chép các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính có phát sinh trong kỳ kế toán, trong niên độ theo các tài khoản kế toán, được quy định cụ thể ở chế độ, tài khoản áp dụng cho công ty. Toàn bộ số liệu trong sổ cái sẽ phản ánh tổng hợp của tình hình tài sản, vốn, kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Ngoài ra bạn cũng cần phải chú ý sổ cái sẽ phải thể hiện các nội dung như sau:

• Ngày tháng bắt đầu ghi sổ.
• Số hiệu, ngày tháng của các chứng từ làm căn cứ ghi vào sổ.
• Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi bên nợ hoặc ở bên có của tài khoản.

3.2. Sổ thẻ kế toán chi tiết

Với sổ, thẻ kế toán chi tiết sẽ được sử dụng để ghi chép toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính có phát sinh và liên quan đến đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi theo yêu cầu của cấp trên.

Các số liệu được ghi ở sổ, thẻ kế toán chi tiết sẽ cung cấp thông tin để đảm bảo việc quản lý tài sản, vốn, doanh thu, chi phí trên sổ nhật ký và sổ cái. Đặc biệt bạn cũng cần phải biết được số lượng, kết cấu sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Doanh nghiệp cũng phải căn cứ vào quy định và yêu cầu quản lý doanh nghiệp mở sổ, thẻ kế toán phù hợp.

Doanh nghiệp cần phải xây dựng mẫu sổ kế toán, hình thức ghi sổ, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo cung cấp thông tin các giao dịch kinh tế minh bạch, phản ánh đầy đủ, kịp thời để phục vụ công tác kiểm tra.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thể tự xây dựng được thì có thể áp dụng sổ kế toán được hướng dẫn ở phụ lục 4, thông tư 200, 133 để làm báo cáo tài chính.

4. Phân loại các hình thức kế toán

Nếu xét theo chế độ kế toán thì doanh nghiệp sẽ được áp dụng 1 trong 5 hình thức kế toán đó là: Nhật ký chung, nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, kế toán trên máy tính. Cụ thể từng hình thức như sau:

4.1. Hình thức kế toán nhật ký chung

Toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ theo đúng trình tự thời gian, phân tích theo tài khoản đối ứng. Lấy số liệu ở sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo các nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán nhật ký chung

• Về ưu điểm của hình thức: Rất thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo các chứng từ gốc, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy.
• Về nhược điểm của hình thức: Một số nghiệp vụ sẽ bị trùng, vì vậy mà cuối tháng doanh nghiệp sẽ phải loại bỏ số liệu trùng. Điều này có thể sẽ phức tạp và mất thời gian khá lớn.

4.2. Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái

Đặc trưng của hình thức kế toán nhật ký chung như sau: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh sẽ được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian, nội dung trên sổ kế toán tổng hợp là nhật ký – sổ cái.

• Ưu điểm của hình thức này là: Mẫu số khá đơn giản, dễ dàng trong việc sử dụng, kiểm tra và đối chiếu nhanh chóng khi cần thiết.
• Nhược điểm của hình thức là: Khi sử dụng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc phân công công việc. Đặc biệt nó cũng chỉ phù hợp với công ty quy mô nhỏ, nghiệp vụ không quá lớn.

Các loại sổ kế toán sử dụng bao gồm:

• Sổ nhật ký chung dùng để ghi chép NVKT theo đúng trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của NV, làm cơ sở ghi vào sổ cái.
• Sổ cái: Sẽ là sổ kế toán tổng hợp, được sử dụng để tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của tài khoản tổng hợp. Các số liệu trong sổ cái sẽ được sử dụng để ghi vào BCĐ số phát sinh và ghi vào BCĐKT.
• Sổ nhật ký chuyên dụng chính là sổ kế toán chi tiết, sổ nhật ký chuyên dùng trong các trường hợp NV phát sinh, ghi chép riêng cho các nghiệp vụ chủ yếu.
• Sổ kế toán chi tiết

Đối tượng có thể áp dụng:

Hình thức kế toán này khá đơn giản, thích hợp cho các đơn vị hạch toán và rất thuận lợi khi kế toán sử dụng máy tính để xử lý mọi thông tin kế toán.

Trình tự ghi sổ:

Mỗi ngày sẽ phải kiểm tra và dựa vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp để kế toán viên ghi sổ nhật ký chung. Tiếp theo, dựa vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái theo tài khoản kế toán phù hợp.

Với những đối tượng phát sinh cần quản lý riêng thì căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ nhật ký chuyên dụng liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái. Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì cần phải căn cứ chứng từ ghi vào sổ chi tiết liên quan.

Giai đoạn cuối kỳ sẽ căn cứ vào sổ chi tiết để làm bảng tổng hợp, sau đó đối chiếu với sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh. Để lập được bảng báo cáo tài chính chi tiết thì cần phải dựa vào những số liệu ở bảng cân đối số phát sinh.

4.3. Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

Đặc trưng của hình thức này chính là tập hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản, kết hợp với phân tích nghiệp vụ kinh tế tài khoản theo đối ứng nợ.

• Cần phải kết hợp đồng thời với ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng trình tự về thời gian với hệ thống nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
• Cần phải kết hợp với hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết ở cùng sổ kế toán tiến hành cùng quá trình ghi chép.
• Doanh nghiệp phải sử dụng mẫu in có sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
• Sổ kế toán bao gồm các loại sau: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Ưu điểm của hình thức này: Giảm bớt lượng công việc ghi chép của kế toán và đưa thông tin kịp thời, chính xác.

Nhược điểm của hình thức: Mẫu số này tương đối khó và phức tạp, đòi hỏi các bộ phận có trình độ chuyên môn cao để đảm bảo công việc không sai sót.

4.4. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Đặc trưng của hình thức này là căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp.

Các loại sổ kế toán mà bạn cần nắm được đó là: Số cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối số phát sinh tài khoản, thẻ kế toán chi tiết.

• Ưu điểm của hình thức này: Về cơ bản thì mẫu số khá đơn giản, dễ tiếp cận, dễ ghi chép, kiểm tra và đối chiếu thông tin, thuận tiện cho công việc của người kế toán.
• Nhược điểm của hình thức này: Ghi chép bị trùng lặp, khối lượng công việc nhiều hơn và sẽ bị dồn kiểm tra ở cuối tháng. Như vậy đối với người kế toán sẽ bị dồn việc khá nhiều và nặng vào những ngày cuối tháng.

4.5. Ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính

Đối với hình thức kế toán trên máy tính sẽ sử dụng phần mềm kế toán để lưu chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ tổng hợp, sổ chi tiết.

Kết luận

Các hình thức kế toán đã được SIS tổng hợp trong nội dung trên đây. Trên thực tế, mỗi một hình thức đều có những quy định riêng, vì vậy mà bạn cần phải tìm hiểu kỹ và tuân thủ đúng quy định.

Xem thêm: Số Dư Kế Toán Là Gì?