Thuê dịch vụ kế toán ngoài hay mua phần mềm kế toán?

Nếu doanh nghiệp thiếu nhân sự hoặc chuyên môn kế toán, thuê dịch vụ kế toán ngoài thường phù hợp hơn. Nếu đã có người phụ trách nhưng thiếu công cụ quản lý, phần mềm kế toán là lựa chọn đáng cân nhắc. Trường hợp doanh nghiệp vừa cần chuyên môn bên ngoài vừa muốn kiểm soát dữ liệu, có thể kết hợp dịch vụ kế toán với phần mềm kế toán.

Thuê dịch vụ kế toán và mua phần mềm kế toán khác nhau thế nào?

Hai phương án này thường được đặt cạnh nhau khi doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí kế toán, nhưng thực tế không hoàn toàn là hai lựa chọn thay thế trực tiếp.

• Thuê dịch vụ kế toán ngoài là thuê một đơn vị hoặc đội ngũ chuyên môn thực hiện các công việc kế toán, thuế theo phạm vi thỏa thuận.
• Mua phần mềm kế toán là đầu tư một công cụ để doanh nghiệp ghi nhận, xử lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu kế toán – tài chính.

Nói đơn giản, dịch vụ kế toán giải quyết bài toán “ai thực hiện công việc?”, còn phần mềm giải quyết bài toán “công việc được quản lý và xử lý trên hệ thống nào?”.

Điểm quan trọng là phần mềm kế toán không tự thay thế trách nhiệm chuyên môn của kế toán. Phần mềm có thể tự động hóa nhiều thao tác, kết nối dữ liệu và tạo báo cáo, nhưng doanh nghiệp vẫn cần người hiểu nghiệp vụ để kiểm tra chứng từ, xử lý các tình huống phát sinh và chịu trách nhiệm đối với công việc kế toán theo quy định.

Ngược lại, thuê dịch vụ kế toán không đồng nghĩa doanh nghiệp phải từ bỏ việc kiểm soát dữ liệu. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng quy trình trong đó dữ liệu được tập trung trên phần mềm và đơn vị dịch vụ được cấp quyền xử lý theo phạm vi cần thiết.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán ngoài?

Thuê dịch vụ kế toán thường phù hợp khi vấn đề chính của doanh nghiệp là thiếu người, thiếu chuyên môn hoặc chưa muốn xây dựng bộ phận kế toán đầy đủ.

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có đội ngũ kế toán

Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể chưa phát sinh nhiều giao dịch và chưa cần xây dựng ngay một bộ phận kế toán quy mô lớn. Khi đó, thuê đơn vị bên ngoài có thể giúp doanh nghiệp có nguồn lực chuyên môn mà không phải tự tổ chức toàn bộ đội ngũ.

Phương án này đặc biệt phù hợp khi người quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm về kế toán, thuế và thời hạn thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

Doanh nghiệp có ít giao dịch

Nếu số lượng chứng từ và nghiệp vụ phát sinh chưa lớn, việc duy trì một đội ngũ kế toán riêng có thể chưa phải ưu tiên. Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ theo phạm vi công việc thực tế và tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào số lượng chứng từ để quyết định. Một doanh nghiệp ít giao dịch nhưng có nghiệp vụ phức tạp vẫn có thể cần nhân sự kế toán có chuyên môn sâu.

Doanh nghiệp thiếu kế toán có kinh nghiệm

Một số doanh nghiệp đã có nhân sự nhập liệu nhưng thiếu người có khả năng kiểm soát tổng thể, xử lý nghiệp vụ thuế hoặc lập báo cáo.

Trong trường hợp này, dịch vụ bên ngoài có thể bổ sung phần chuyên môn mà doanh nghiệp đang thiếu. Phạm vi công việc cần được quy định cụ thể trong hợp đồng thay vì mặc định rằng đơn vị dịch vụ sẽ xử lý tất cả nghiệp vụ.

Doanh nghiệp muốn tinh gọn bộ máy

Nếu mục tiêu là duy trì bộ máy nội bộ gọn, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán phù hợp với nhu cầu.

Dù lựa chọn hình thức nào, doanh nghiệp vẫn nên xác định rõ:

• Ai tiếp nhận và kiểm tra chứng từ?
• Ai thực hiện ghi nhận nghiệp vụ?
• Ai lập và nộp báo cáo, tờ khai?
• Ai chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu?
• Những công việc nào nằm ngoài phí dịch vụ?
• Dữ liệu kế toán được lưu trữ ở đâu?
• Doanh nghiệp có quyền truy cập dữ liệu như thế nào?
• Khi chấm dứt hợp đồng, dữ liệu và hồ sơ được bàn giao ra sao?

Đặc biệt, khi thuê dịch vụ kế toán, nên kiểm tra tình trạng pháp lý và điều kiện hoạt động của đơn vị cung cấp. Bộ Tài chính công khai danh sách doanh nghiệp dịch vụ kế toán đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán và cập nhật các danh sách liên quan theo từng thời điểm. 

Khi nào doanh nghiệp nên mua phần mềm kế toán?

Phần mềm kế toán phù hợp hơn khi doanh nghiệp đã có người phụ trách kế toán nhưng đang gặp vấn đề về công cụ, dữ liệu hoặc quy trình xử lý.

Kế toán đang phụ thuộc nhiều vào Excel và nhập liệu thủ công

• Khi số lượng giao dịch tăng, việc quản lý bằng nhiều file Excel có thể khiến dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát phiên bản và mất thời gian đối chiếu.
• Phần mềm kế toán giúp tập trung dữ liệu vào một hệ thống, chuẩn hóa quy trình xử lý và hạn chế việc phải tổng hợp số liệu từ quá nhiều nguồn.

Ban lãnh đạo cần theo dõi số liệu thường xuyên

• Nếu chủ doanh nghiệp chỉ nhận được báo cáo vào cuối tháng hoặc phải chờ kế toán tổng hợp mới biết tình hình công nợ, doanh thu, chi phí, dòng tiền, phần mềm có thể giải quyết một phần đáng kể bài toán này.
• Điều kiện quan trọng là dữ liệu phải được cập nhật đầy đủ và đúng quy trình. Phần mềm không thể tạo ra báo cáo chính xác nếu dữ liệu đầu vào chưa được kiểm soát.

Doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ liên quan đến kế toán

• Khi kế toán phải lấy dữ liệu từ bán hàng, mua hàng, kho, tài sản, tiền lương hoặc các bộ phận khác để tổng hợp, việc sử dụng một hệ thống có khả năng liên kết dữ liệu sẽ thuận tiện hơn so với xử lý độc lập từng nguồn.

• Ví dụ, SIS Accounting Online hiện cung cấp các phân hệ kế toán tổng hợp, vốn bằng tiền, bán hàng, mua hàng, kho, tài sản và báo cáo thuế trên nền tảng web. 
• Phân hệ kế toán tổng hợp của SIS cũng được thiết kế để kết nối dữ liệu từ các hoạt động như mua hàng, bán hàng, quản lý kho, tiền lương và tài sản trên một nền tảng thống nhất. 

Doanh nghiệp muốn kiểm soát dữ liệu nội bộ tốt hơn

• Với phần mềm, doanh nghiệp có thể chủ động tổ chức tài khoản người dùng, quy trình nhập liệu, phê duyệt và khai thác báo cáo tùy theo khả năng của từng hệ thống.
• Đây là điểm đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp muốn duy trì quyền kiểm soát dữ liệu trong nội bộ, đồng thời vẫn có thể cho kế toán, quản lý hoặc đơn vị tư vấn truy cập theo phạm vi được phân quyền.

Doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng

• Nếu doanh nghiệp dự kiến tăng số lượng giao dịch, chi nhánh, kho hàng hoặc nghiệp vụ quản lý, việc lựa chọn phần mềm có khả năng mở rộng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng phải thay đổi hệ thống liên tục.
• Khi lựa chọn, không nên chỉ nhìn vào chức năng lập phiếu và sổ sách. Nên kiểm tra thêm khả năng quản lý công nợ, tiền, bán hàng, mua hàng, kho, tài sản, báo cáo thuế, phân quyền, tích hợp và khả năng mở rộng.

Thuê dịch vụ kế toán hay mua phần mềm: Phương án nào tiết kiệm hơn?

Không có một đáp án cố định rằng thuê dịch vụ luôn rẻ hơn phần mềm hoặc ngược lại.

Hai phương án tạo ra hai loại chi phí khác nhau nên không nên lấy phí dịch vụ kế toán so trực tiếp với giá mua phần mềm.

Chi phí của dịch vụ kế toán

Doanh nghiệp cần xem xét:

• Phí dịch vụ định kỳ.
• Phạm vi nghiệp vụ đã bao gồm.
• Phí phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.
• Chi phí xử lý nghiệp vụ đặc thù nếu có.
• Chi phí hỗ trợ, tư vấn bổ sung.
• Điều kiện và chi phí khi thay đổi hoặc chấm dứt dịch vụ.

Chi phí của phần mềm kế toán

Ngoài chi phí bản quyền hoặc thuê bao, doanh nghiệp có thể phải tính đến:

• Chi phí triển khai.
• Đào tạo người sử dụng.
• Nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu.
• Tích hợp với các hệ thống khác.
• Chi phí nâng cấp hoặc mở rộng nếu có.
• Nhân sự nội bộ để vận hành và kiểm soát.

Do đó, cách so sánh hợp lý hơn là tính TCO – tổng chi phí sở hữu và vận hành trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời xem xét doanh nghiệp đang cần giải quyết vấn đề nào.

Có nên kết hợp thuê dịch vụ kế toán với phần mềm kế toán?

Đây là phương án đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp chưa muốn xây dựng bộ phận kế toán đầy đủ nhưng vẫn muốn kiểm soát dữ liệu và quy trình nội bộ.

Mô hình có thể vận hành theo hướng:

Doanh nghiệp → Phần mềm kế toán → Dữ liệu tập trung → Đơn vị dịch vụ xử lý/kiểm tra → Báo cáo

Thay vì gửi nhiều file Excel, chứng từ và bảng tổng hợp qua lại, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu trên một hệ thống thống nhất rồi phân quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện những phần việc đã thỏa thuận.

Mô hình này có một số lợi ích thực tế:

1. Doanh nghiệp vẫn giữ được dữ liệu tập trung, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào file hoặc hệ thống riêng của bên dịch vụ.
2. Đơn vị dịch vụ có thể làm việc trực tiếp trên dữ liệu, nếu phần mềm hỗ trợ phân quyền phù hợp.
3. Giảm việc nhập lại dữ liệu, đặc biệt khi hệ thống liên kết được bán hàng, mua hàng, kho và kế toán.
4. Ban lãnh đạo có thể theo dõi số liệu, thay vì chỉ nhận báo cáo sau khi đơn vị dịch vụ hoàn thành.
5. Thuận lợi khi chuyển sang kế toán nội bộ trong tương lai vì dữ liệu đã được tổ chức trên hệ thống của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hiệu quả của mô hình phụ thuộc nhiều vào việc phân định trách nhiệm. Hợp đồng dịch vụ cần quy định rõ bên nào nhập liệu, bên nào kiểm tra, bên nào lập báo cáo, quyền truy cập đến đâu và trách nhiệm khi dữ liệu có sai lệch.

SIS Accounting Online phù hợp với doanh nghiệp nào?

Nếu doanh nghiệp đã có nhân sự kế toán nhưng cần một hệ thống để tập trung dữ liệu và chuẩn hóa nghiệp vụ, SIS Accounting Online có thể là một phương án để xem xét.

SIS Accounting Online hoạt động trên nền tảng web và cung cấp các phân hệ kế toán tổng hợp, vốn bằng tiền, bán hàng, mua hàng, kho, tài sản và báo cáo thuế. Hệ thống cũng tích hợp dữ liệu tài chính, kế toán, bán hàng, mua hàng, kho vận, nhân sự và các phân hệ quản trị khác. 

Ở nghiệp vụ thuế, hệ thống kết nối dữ liệu từ hóa đơn điện tử, bán hàng, mua hàng, kế toán tổng hợp, tiền lương và thuế thu nhập cá nhân để hỗ trợ quy trình quản lý dữ liệu thuế trên cùng nền tảng.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể cân nhắc SIS Accounting Online nếu đang gặp các nhu cầu như:

• Muốn thay thế cách quản lý kế toán phân tán trên nhiều file.
• Cần tập trung dữ liệu kế toán – bán hàng – mua hàng – kho.
• Muốn theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí và số liệu tài chính trên hệ thống.
• Có kế toán nội bộ nhưng cần công cụ hỗ trợ xử lý nghiệp vụ.
• Cần làm việc trên nền tảng web.
• Có định hướng mở rộng từ phần mềm kế toán sang hệ thống quản trị rộng hơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp vừa sử dụng phần mềm vừa thuê dịch vụ kế toán, cần trao đổi trước với nhà cung cấp về cơ chế phân quyền, khả năng xuất dữ liệu, quyền sở hữu dữ liệu và cách bàn giao khi thay đổi đơn vị dịch vụ.

Thiếu người hoặc thiếu chuyên môn → ưu tiên thuê dịch vụ kế toán. Có người nhưng thiếu công cụ → cân nhắc mua phần mềm kế toán. Thiếu cả nguồn lực và hệ thống → có thể kết hợp hai phương án.

Không nên quyết định chỉ dựa trên mức phí ban đầu. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời khối lượng giao dịch, năng lực nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ, yêu cầu kiểm soát dữ liệu, khả năng mở rộng và tổng chi phí vận hành.

Đặc biệt với doanh nghiệp đang tăng trưởng, phần mềm kế toán không chỉ nên được đánh giá ở khả năng lập sổ sách và báo cáo. Khả năng liên kết dữ liệu bán hàng, mua hàng, kho, tài sản, thuế và các nghiệp vụ khác cũng quyết định mức độ hữu ích của hệ thống trong quản trị thực tế.

Nếu bài toán hiện tại là “thiếu người”, dịch vụ kế toán có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu bài toán là “thiếu hệ thống”, phần mềm kế toán sẽ có giá trị hơn. Và nếu doanh nghiệp muốn vừa có chuyên môn bên ngoài vừa giữ được dữ liệu tập trung, kết hợp dịch vụ kế toán với phần mềm là phương án đáng cân nhắc.