Doanh nghiệp đã có máy chấm công nhưng vì sao chi phí nhân sự vẫn tăng?

Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư máy chấm công để số hóa công tác quản lý nhân sự, nhưng chi phí nhân sự vẫn liên tục tăng, HR vẫn mất nhiều thời gian chốt công và kế toán vẫn phải đối chiếu dữ liệu trước khi tính lương. Điều này cho thấy vấn đề không nằm ở thiết bị chấm công, mà ở cách dữ liệu được xử lý sau khi ghi nhận. Vậy vì sao doanh nghiệp đã có máy chấm công nhưng vẫn chưa kiểm soát được chi phí nhân sự? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Vì sao doanh nghiệp vẫn tăng chi phí nhân sự dù đã có máy chấm công?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đầu tư máy chấm công là có thể kiểm soát tốt chi phí nhân sự. Tuy nhiên, trên thực tế, máy chấm công chỉ thực hiện một nhiệm vụ duy nhất là ghi nhận thời gian vào – ra của nhân viên. Những yếu tố quyết định chi phí nhân sự lại nằm ở các bước xử lý dữ liệu phía sau như tổng hợp bảng công, tính tăng ca, nghỉ phép, tính lương và hạch toán kế toán.

Nếu các quy trình này vẫn được thực hiện thủ công hoặc thiếu sự liên kết giữa các bộ phận, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với tình trạng sai sót, mất nhiều thời gian xử lý và phát sinh chi phí không cần thiết.

Dữ liệu chấm công vẫn phải xử lý thủ công

Đối với nhiều doanh nghiệp, dữ liệu từ máy chấm công chỉ là điểm khởi đầu. Sau khi xuất dữ liệu, HR vẫn phải tổng hợp, rà soát và chỉnh sửa bảng công trước khi chuyển sang bộ phận kế toán tính lương.

Quy trình này thường bao gồm:

• Xuất dữ liệu từ máy chấm công.
• Đối chiếu với lịch làm việc thực tế.
• Điều chỉnh các trường hợp quên chấm công, đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.
• Nhập lại dữ liệu vào phần mềm tính lương hoặc phần mềm kế toán.

Việc nhập liệu qua nhiều bước không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai lệch dữ liệu giữa các bộ phận.

Tăng ca, ca làm và nghỉ phép chưa được quản lý đồng bộ

Máy chấm công không thể tự xác định nhân viên làm thêm giờ đã được phê duyệt hay chưa, nghỉ phép có đúng quy định hay ca làm đã được thay đổi hợp lệ hay không.

Nếu doanh nghiệp vẫn quản lý các thông tin này qua email, tin nhắn hoặc bảng tính Excel, rất dễ xảy ra tình trạng:

• Tính thừa hoặc thiếu giờ tăng ca.
• Sai lệch số ngày nghỉ phép.
• Nhầm ca làm và phụ cấp theo ca.
• Khó kiểm soát ngân sách tăng ca theo từng phòng ban.

Những sai sót nhỏ này có thể cộng dồn thành khoản chi phí đáng kể mỗi tháng.

Dữ liệu chấm công chưa liên thông với tính lương và kế toán

Ở nhiều doanh nghiệp, HR quản lý bảng công trong khi kế toán phụ trách tính lương và hạch toán chi phí. Khi hai hệ thống không được kết nối, dữ liệu phải nhập lại nhiều lần giữa các bộ phận.

Điều này làm tăng nguy cơ:

• Sai số giờ công.
• Sai mức lương và phụ cấp.
• Sai chi phí nhân sự trên sổ sách kế toán.
• Mất nhiều thời gian đối chiếu trước khi chốt lương.

Thiếu dữ liệu để phân tích chi phí nhân sự

Máy chấm công giúp doanh nghiệp biết nhân viên đi làm đúng giờ hay không, nhưng không cung cấp bức tranh tổng thể về hiệu quả sử dụng chi phí nhân sự.

Nhà quản lý vẫn gặp khó khăn khi cần trả lời các câu hỏi như:

• Bộ phận nào đang phát sinh nhiều giờ tăng ca nhất?
• Phòng ban nào có chi phí nhân sự vượt kế hoạch?
• Chi phí lao động cho từng dự án hoặc đơn hàng là bao nhiêu?
• Xu hướng chi phí nhân sự đang tăng do nguyên nhân nào?

Khi thiếu dữ liệu phân tích, doanh nghiệp khó đưa ra quyết định tối ưu về nguồn lực và ngân sách.

Thiếu quy trình kiểm soát và phê duyệt

Nhiều nghiệp vụ liên quan đến chấm công vẫn được xử lý thủ công như:

• Điều chỉnh công.
• Bổ sung công.
• Đăng ký nghỉ phép.
• Đăng ký tăng ca.

Nếu không có quy trình phê duyệt tập trung, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thay đổi, kiểm soát tính chính xác của dữ liệu và đối chiếu khi tính lương.

Kiểm soát chi phí nhân sự không chỉ dừng ở việc chấm công

Máy chấm công chỉ giải quyết bài toán ghi nhận dữ liệu, trong khi mục tiêu của doanh nghiệp là kiểm soát chi phí nhân sự. Muốn làm được điều đó, dữ liệu cần được quản lý xuyên suốt từ khi nhân viên chấm công đến khi hình thành các báo cáo phục vụ quản trị.

Quy trình này thường bao gồm:

• Chấm công.
• Xác nhận ca làm và tăng ca.
• Quản lý nghỉ phép.
• Tổng hợp bảng công.
• Tính lương và các khoản phụ cấp.
• Hạch toán chi phí nhân sự.
• Phân tích và báo cáo quản trị.

Khi dữ liệu chấm công được liên kết với quy trình tính lương và kế toán, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn nâng cao độ chính xác của dữ liệu, giảm sai sót trong hạch toán và có cơ sở để kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả hơn.

SIS Accounting Online giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự từ dữ liệu chấm công như thế nào?

Để kiểm soát hiệu quả chi phí nhân sự, doanh nghiệp cần nhiều hơn một thiết bị chấm công. Điều quan trọng là dữ liệu chấm công phải được kết nối xuyên suốt với quy trình tính lương, kế toán và báo cáo quản trị, thay vì xử lý rời rạc qua nhiều phần mềm hoặc bảng tính.

Module Chấm công trong SIS Accounting Online được thiết kế theo hướng liên thông dữ liệu, giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát chi phí ngay từ dữ liệu đầu vào.

Đồng bộ dữ liệu chấm công trên một hệ thống

Thay vì xuất dữ liệu từ máy chấm công để xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung dữ liệu trên cùng hệ thống, giúp:

• Giảm nhập liệu nhiều lần.
• Hạn chế sai sót khi tổng hợp bảng công.
• Tiết kiệm thời gian chốt công cuối tháng.

Liên thông dữ liệu với tính lương

Dữ liệu chấm công được sử dụng trực tiếp cho quá trình tính lương, giúp:

• Tính chính xác ngày công, giờ công và tăng ca.
• Đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận nhân sự và kế toán.
• Hạn chế sai lệch trong quá trình tính lương và đối chiếu.

Quản lý tập trung các nghiệp vụ liên quan đến chấm công

Ngoài dữ liệu check-in/check-out, doanh nghiệp còn có thể quản lý đồng bộ các nghiệp vụ như:

• Ca làm việc.
• Tăng ca.
• Nghỉ phép.
• Điều chỉnh công.

Nhờ đó, mọi thay đổi đều được cập nhật trên cùng một hệ thống, giảm tình trạng thất lạc thông tin hoặc xử lý qua nhiều kênh khác nhau.

Hỗ trợ kiểm soát chi phí và ra quyết định

Khi dữ liệu nhân sự được liên kết với hệ thống kế toán, doanh nghiệp có cơ sở để theo dõi và phân tích chi phí nhân sự theo nhiều góc độ, hỗ trợ nhà quản lý:

• Theo dõi biến động chi phí lao động.
• Kiểm soát chi phí theo phòng ban hoặc bộ phận.
• Rút ngắn thời gian đối chiếu và lập báo cáo.
• Cung cấp dữ liệu kịp thời phục vụ công tác điều hành.

Phân hệ Quản trị Nhân sự - Tiền lương hỗ trợ quản lý chấm công, tính lương, BHXH và có khả năng kết nối với thiết bị chấm công trong cùng hệ thống quản trị, góp phần chuẩn hóa quy trình và giảm thao tác xử lý thủ công.

Vì vậy, thay vì chỉ đầu tư vào thiết bị chấm công, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình quản lý dữ liệu đồng bộ, nơi thông tin được kết nối xuyên suốt từ chấm công đến kế toán và báo cáo quản trị. Đây cũng là nền tảng giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tối ưu chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả quản trị trong quá trình chuyển đổi số.