Mô Hình Quản Trị Doanh Nghiệp

Mô hình quản trị đóng vai trò như một khung xương sống trong doanh nghiệp, nó cung cấp sự ổn định, hướng dẫn và hỗ trợ cho mọi hoạt động của tổ chức.

Tại sao lại như vậy?

• Mô hình quản trị tạo ra một cấu trúc tổ chức rõ ràng, giúp mọi cấp bậc, bộ phận hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình.
• Đảm bảo tính nhất quán, các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau, tránh tình trạng chồng chéo công việc.
• Cho phép doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh chiến lược và hoạt động để thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.

Vậy mô hình quản trị doanh nghiệp là gì? Các loại mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến hiện nay? Làm thế nào để xây dựng một mô hình quản trị phù hợp cho doanh nghiệp mình?

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn mọi thông tin về những thắc mắc bạn đặt ra. Hãy dành thời gian nghiên cứu để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của mô hình quản trị  trong việc xây dựng và phát triển một doanh nghiệp vững mạnh!

1. Mô hình quản trị doanh nghiệp là gì?

Mô hình quản trị doanh nghiệp là một cấu trúc, hệ thống các quy tắc, nguyên tắc mà một doanh nghiệp sử dụng để tổ chức, điều phối và quản lý các hoạt động của mình. Do đó, cấu trúc quản trị đóng vai trò như một khung xương sống trong doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện một cách có trật tự và hiệu quả.

Các yếu tố chính của cấu trúc quản trị doanh nghiệp bao gồm:

• Quy tắc ra quyết định: Đây là những quy định cụ thể về ai là người được đưa ra quy định, như thế nào và khi nào. Chẳng hạn như, trong một doanh nghiệp, giám đốc điều hành là người ra quyết định cuối cùng về các vấn đề chiến lược, trong khi những quyết định hàng ngày có thể được ủy quyền cho các trưởng phòng.
• Quy trình thiết lập mục tiêu: Đây là các bước cụ thể để xác định và theo dõi tiến độ của mục tiêu trong công ty. 
• Cách thức quản lý hoạt động: Yếu tố này thể hiện các quy trình và thủ tục để đảm bảo rằng các hoạt động của công ty được thực hiện một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật. Ví dụ, một công ty có thể có quy trình kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định về quản lý rủi ro.

2. Các mô hình quản trị doanh nghiệp

Mô hình quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng các hoạt động như đưa ra những nguyên tắc, quy trình cụ thể, giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và cách thức phối hợp làm việc. Với một mô hình quản trị rõ ràng, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường. Dưới đây là 3 mô hình quản trị hiện đại kinh điển mà rất nhiều doanh nghiệp áp dụng:

2.1 Mô hình Holacracy

Mô hình Holacracy là một hệ thống quản trị tổ chức trong doanh nghiệp, được thành lập vào năm 2007 bởi doanh nhân công nghệ là ông Brian Robertson. Đây là một hệ thống quản lý doanh nghiệp khác biệt hoàn toàn so với mô hình truyền thống. Thay vì cấu trúc phân cấp cứng nhắc, Holacracy tạo ra một hệ thống tự tổ chức, linh hoạt, nơi quyền lực và trách nhiệm được phân chia đều cho tất cả các thành viên.

Holacracy được hoạt động như sau:

• Các vòng tròn tự quản: Trong doanh nghiệp được chia thành các vòng tròn nhỏ, gọi là Circle, mỗi vòng đại diện cho một chức năng hoặc dự án cụ thể. Một nhân viên có thể đảm nhiệm một hay nhiều vai trò khác nhau và nằm trong vòng tròn đó.
• Quy trình ra quyết định: Khi tới định kỳ cụ thể, như hàng tuần, hàng tháng, các nhân viên sẽ ngồi họp với nhau, các quyết định được đưa ra sẽ thông qua các cuộc họp, nơi mà mọi thành viên được lắng nghe và đóng góp ý kiến. Quyết định cuối cùng sẽ thống nhất dựa trên sự đồng thuận của nhóm.
• Tạo sự minh bạch: Với mô hình này, sự minh bạch luôn là yếu tố đặt lên đầu tiên, tất cả nhân viên và quản lý đều cùng tuân thủ một nguyên tắc quản trị doanh nghiệp rõ ràng, minh bạch.

Ưu điểm của Holacracy:

• Tạo sự linh hoạt và thích ứng: Đây là một trong những ưu điểm lớn của mô hình này. Bởi quyền lực và nhiệm vụ được phân bổ đồng đều, khi làm việc, các cá nhân có thể thực thi ngay lập tức, không cần chờ cấp trên phê duyệt.
• Tăng cường sự tham gia: Mọi thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến và đưa ra quyết định, tạo ra một môi trường làm việc năng động và sáng tạo.

Nhược điểm của Holacracy:

• Khó khăn trong quá trình chuyển đổi: Mô hình yêu cầu một sự thay đổi căn bản trong văn hóa doanh nghiệp, từ cấu trúc phân cấp truyền thống sang một hệ thống tự quản. Điều này đòi hỏi thời gian, nguồn lực và sự cam kết cao từ mọi thành viên.
• Yêu cầu cao về kỹ năng và năng lực của nhân viên: Do Holacracy theo mô hình tự quản, nên mỗi cá nhân phải có khả năng tự quản lý công việc, đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả của mình. Đồng thời, việc  đánh giá hiệu suất của từng cá nhân trong một hệ thống tự quản có thể phức tạp hơn so với các mô hình truyền thống.
• Không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: Holacracy chỉ phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có văn hóa làm việc linh hoạt. Đối với những doanh nghiệp lớn, khi áp dụng gây ra tình trạng khó khăn trong việc quản lý, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

2.2 Mô hình quản trị doanh nghiệp McKinsey 7S Model

Mô hình 7s của McKinsey là một cụ hoạch định chiến lược được sử dụng rộng rãi để đánh giá và cải thiện hiệu suất của tổ chức. 7s Model xem xét tổ chức như một hệ thống phức tạp, bao gồm 7 yếu tố chính bắt đầu bằng chữ S: Strategy (Chiến lược), Structure (Cấu trúc), Systems (Hệ thống), Shared Values (Giá trị chung), Style (Phong cách lãnh đạo), Staff (Nhân sự), Skills (Kỹ năng). Tất cả các yếu tố này hoạt động tương tác với nhau để tạo nên hiệu quả chung.

Ưu điểm của mô hình 7s:

• Cung cấp cái nhìn toàn diện: Mô hình 7s không chỉ tập trung vào các yếu tố cứng như Strategy (Chiến lược), Structure (Cấu trúc), Systems (Hệ thống), mà còn bao gồm các yếu tố mềm là Shared Values (Giá trị chung), Style (Phong cách lãnh đạo), Staff (Nhân sự), Skills (Kỹ năng). Các yếu tố này nhấn mạnh sự liên kết và tương tác, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, hiểu rõ hơn về các yếu tố này ảnh hưởng lẫn nhau.
• Cải thiện hiệu suất tổ chức: Bằng cách đánh giá sự phù hợp giữa các yếu tố, xác định các điểm yếu trong tổ chức, từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất.
• Xây dựng văn hóa tổ chức mạnh mẽ: Mô hình 7s giúp các tổ chức xác định và củng cố các giá trị chung, tạo ra một văn hóa làm việc thống nhất và gắn kết. Bằng cách xem xét yếu tố nhân sự và phong cách lãnh đạo, mô hình 7S khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình xây dựng và phát triển tổ chức.

Ví dụ minh họa cho mô hình 7s:

Công ty sản xuất giày ABC muốn tăng cường khả năng đổi mới chiến lược và sản phẩm. Họ sử dụng mô hình 7s để phân tích các yếu tố sau:

• Strategy: Chiến lược này dự định đạt được mục tiêu như thế nào? Có đáp ứng được những thay đổi về nhu cầu của khách hàng không? Cạnh tranh với đối thủ như thế nào?
• Structure: Các bộ phận được phân chia ra làm việc như thế nào? Cấu trúc tổ chức có tạo điều kiện cho sự sáng tạo và thử nghiệm không?
• Systems: Các hệ thống chính để điều hành tổ chức là gì? Các hệ thống quy trình có cản trở hay gặp rào cản gì trong sự đổi mới không? Các biện pháp kiểm soát làm việc như nào? Các bộ phận có áp dụng quy tắc và quy trình nội bộ để đi đúng hướng hay không?
• Share Values: Xác định giá trị cốt lõi của tổ chức là gì? Văn hóa doanh nghiệp xây dựng như thế nào?
• Style: Lãnh đạo có phong cách quản lý như nào? Phong cách ấy có hiệu quả hay không? Có gây nên áp lực cho nhân viên không?
• Staff: Nhân viên có đầy đủ các kỹ năng cần thiết để đổi mới không? Có bị thiếu hụt về nhân sự trong quá trình đổi mới không?
• Skills: Kỹ năng mạnh nhất của nhân viên có khả năng tham gia sự hoạt động đổi mới không? Khi đổi mới, có ai giám sát và đánh giá kỹ năng này không?

Khi trả lời các câu hỏi và phân tích từng yếu tố, công ty có thể xác định được những điểm cần cải thiện và đưa ra các biện pháp cụ thể để thúc đẩy sự đổi mới.

2.2 Mô hình quản trị Kotter’s 8 Step Change Model

Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là một trong những khung lý thuyết nổi tiếng nhất về quản lý thay đổi, giúp các tổ chức có một lộ trình rõ ràng và chi tiết để các doanh nghiệp thực hiện những thay đổi lớn một cách hiệu quả.

Vào năm 1996, Kotter lần đầu tiên giới thiệu mô hình 8 bước trong cuốn sách “Leading Change”, sau đó được cập nhật vào năm 2014, nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh đang dần phát triển, giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và áp dụng thay đổi của các doanh nghiệp.

8 bước thay đổi của Kotter như sau

• Tạo cảm giác cấp bách: 

Nhằm thay đổi suy nghĩ tình trạng trì trệ không muốn thay đổi những điều mới mẻ, nhà quản trị phải biết cách tạo ra hay tăng cường cảm giác cấp bách, khiến cho mọi người thấy rõ được sự gấp gáp của việc bắt buộc thay đổi.

Theo Kotter, để thay đổi thành công, 75% nhà quản lý doanh nghiệp cần chấp nhận sự thay đổi. Tuy nhiên, trước khi thay đổi, doanh nghiệp cần quan tâm đến tâm lý của nhân viên. Khi ban lãnh đạo truyền tải cảm giác cấp bách tốt, lộ trình thay đổi mới rõ ràng, trơn thu, thì lúc này nhân viên mới bắt đầu hành động.

• Thành lập nhóm dẫn dắt mạnh mẽ:

Để thực hiện thay đổi thành công, cần có sự hỗ trợ, ý tưởng từ nhiều nhà lãnh đạo. Nhóm dẫn dắt bao gồm các nhà quản lý, giám sát viên, những người có ảnh hưởng và quyền lực đến từ nhiều chức vụ, địa vị, chuyên môn khác nhau. Nhóm dẫn dắt này sẽ chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, giám sát và khuyến khích mọi người hợp tác sự thay đổi mới.

• Xác định rõ tầm nhìn chiến lược:

Mục tiêu tại bước này là tạo ra một tầm nhìn hợp lý để định hướng phát triển các chiến lược hiệu quả giúp đạt được mục tiêu. Khi xác định rõ tầm nhìn chiến lược, nó giúp tạo ra bức tranh về con đường dẫn đến mục đích của doanh nghiệp sau khi thay đổi được triển khai.

Một tầm nhìn đúng đắn sẽ giúp đạt được sự thay đổi thành công bằng cách truyền cảm hứng và đưa ra kế hoạch rõ ràng về hành động mà nhân viên cần làm. Tầm nhìn cần xác định mục tiêu rõ ràng và thực tế để giúp đo lường độ hiệu quả thành công.

• Truyền tải tầm nhìn thay đổi:

Để không mâu thuẫn khi truyền tải thông điệp, ban lãnh đạo có thể lắng nghe và khuyến khích phản hồi từ nhân viên và giải quyết để giải quyết mọi vấn đề lo lắng, bất an của họ. 

Bên cạnh đó, nhà quản trị có thể tận dụng tất cả các kênh truyền thông của doanh nghiệp để truyền tải thông tin. Điều này có thể bao gồm các nền tảng khác nhau, như Email, Mạng xã nội nội bộ công ty,..

• Loại bỏ những rào cản:

Khi đã thực thi chiến lược thay đổi, thì không thể tránh khỏi những rào cản. Những sự cản trở này có thể đến từ quy trình không đầy đủ, sự phản đối từ nhân viên, nhà quản lý quản trị không thành công và do chính sách tổ chức và cấu trúc của nó.

Do đó, để đạt được hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ những khó khăn trong tổ chức đang cản trở việc thực hiện thay đổi. Đồng thời, cần đảm bảo rằng các quy trình, cấu trúc, chính sách, hệ thống khen thưởng,... của doanh nghiệp phù hợp với tầm nhìn thay đổi mới.

• Đạt được những thành công ngắn hạn:

Sự thay đổi được thực hiện không chỉ đơn thuần bắt nguồn từ một ý tưởng hay một sự kiện đột ngột, mà nó phải theo một dòng chảy nhất quán. Khi có sự nhất quán, mục tiêu của bạn sẽ được thực hiện xuyên suốt và đạt được những thành công nhất định trong chặng đường. Những sự thành công ngắn hạn là động lực tuyệt vời cho những người đang thực hiện tầm nhìn mới của bạn, đồng thời đây là cách để chứng minh cho những ai đang phản đối.

• Xây dựng dựa trên sự thay đổi:

Kotter đã lập luận rằng, nhiều dự án thay đổi thất bại vì chiến thắng được tuyên bố quá sớm. Khi có chiến thắng ngắn hạn, nhiều người chủ quan và và tự mãn ban đầu. Như đã trình bày bước trên, sự thay đổi cần phải có dòng chảy nhất quán, sau mỗi chiến thắng, bạn cần xác định đâu là hiệu quả, đâu là không hiệu quả để có quyết định điều gì cần cải thiện. Sau đó sẽ củng cố các thành quả từ những chiến thắng ngắn hạn, và tiếp tục thực hiện những thay đổi lớn hơn trong toàn bộ tổ chức.

• Gắn sự thay đổi vào văn hóa doanh nghiệp:

Cuối cùng, để bất kỳ sự thay đổi nào được duy trì, nó phải trở thành một phần cốt lõi trong doanh nghiệp của bạn. Điều này bao gồm việc thay đổi các chuẩn mực và giá trị cốt lõi của tổ chức, xây dựng hệ thống khen thưởng và các yếu tố cơ sở hạ tầng khác để đảm bảo mọi thứ phải phù hợp với hướng đi mới.

3. Tối ưu hóa mô hình quản trị doanh nghiệp bằng phần mềm SISERPsme

Trong thời đại phát triển vượt trội của công nghệ 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ phần mềm để tối ưu hóa mô hình quản trị doanh nghiệp đang dần áp dụng để tăng cường hiệu quả làm việc và quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh.

Thị trường toàn cầu liên tục phát triển, nhà quản trị luôn luôn phải cập nhật những thông tin và xu hướng diễn biến mới của thị trường có thể tác động đến ngành và mô hình kinh doanh của công ty. Từ đó, thay đổi chính sách và cập nhật các chiến lược của công ty để phù hợp với thay đổi của thị trường nhằm thúc đẩy sự đổi mới và linh hoạt và nắm bắt những cơ hội mới, giữ vững vị thế trong môi trường cạnh tranh.

Dựa trên những nỗi lo lắng của các nhà quản trị, SISERPsme ra đời như một bộ giải pháp công cụ mạnh mẽ, phần mềm tích hợp toàn diện toàn bộ quy trình kinh doanh vào một nền tảng duy nhất, cung cấp khả năng hiển thị và giám sát từ cấp cao xuống để đáp ứng các rủi ro quản trị doanh nghiệp ngày càng phát sinh trong môi trường kinh doanh hiện đại. 

Vậy SISERPsme giúp doanh nghiệp thực hiện mô hình quản trị một cách hiệu quả như thế nào?

• Tự động hóa các quy trình: SISERPsme giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh, từ quản lý khách hàng, nhân sự, bán hàng, tồn kho đến quản lý dự án. Điều này giúp giảm thiểu những lỗi sai đáng kể, giảm thiểu thời gian và tăng hiệu suất.
• Tăng tính liên kết giữa mọi phòng ban: Các thông tin dữ liệu được lưu trữ tại một kho trung tâm duy nhất, các nhân viên được phân quyền đều có thể truy cập, điều này tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
• Quản lý tài chính thông minh: Hệ thống SISERPsme cho phép theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận một cách chi tiết, bằng cách cung cấp những báo cáo thông minh, khoa học, chế độ xem đa dạng và chi tiết. Điều này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và đảm bảo rằng tài chính được kiểm soát chặt chẽ.
• Phân tích dữ liệu mạnh mẽ: Phần mềm tự động thu thập và lưu trữ một lượng lớn dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp như sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự,... Đồng thời cho phép người dùng phân tích dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau, giúp doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội phát triển được ẩn sâu trong dữ liệu.

Có thể thấy rằng, SISERPsme đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện mô hình quản trị doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa các quy trình, cung cấp dữ liệu chính xác và tích hợp các hoạt động, SISERPsme giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hỏa động, cải thiện mô hình quản trị kinh doanh một cách tối ưu hóa.

Như vậy, mô hình quản trị doanh nghiệp không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là nền tảng vững chắc cho sự thành công của mọi tổ chức. Việc xây dựng và áp dụng một mô hình quản trị phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, thích ứng với sự thay đổi và đạt được những mục tiêu đề ra.