Operation là gì

Bạn có biết rằng một sự cố nhỏ trong quá trình sản xuất có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đến toàn bộ chuỗi cung ứng?

Bạn có bao giờ tự hỏi những gì diễn ra đằng sau hậu trường để một sản phẩm hay dịch vụ đến tay khách hàng?

Bạn muốn khám phá một thế giới đầy những con số, biểu đồ và quy trình phức tạp nhưng lại vô cùng thú vị?

Hãy tìm hiểu ngay bộ phận “Operation” và những nhiệm vụ mà bộ phận này đang đảm nhiệm, bạn sẽ có những góc nhìn mới mẻ về lĩnh vực này. Vậy Operation là gì? Các vị trí phổ biến trong bộ phận Operation? Mức lương hiện nay của bộ phận này là bao nhiêu? Đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

1. Operation là gì?

Trong doanh nghiệp, Operation (Hoạt động vận hành) là tập hợp các hoạt động và quy trình nhằm quản lý, điều hành và tối ưu hóa việc sản sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, bộ phận Operation sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch, chiến lược và định hướng trong hoạt động sản xuất , kinh doanh để đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra trơn tru, từ sản xuất đến giao hàng, giảm thiểu lãng phí và gia tăng hiệu quả.

Operation liên quan đến việc quản lý các nguồn lực, bao gồm: Điều phối công việc, sắp xếp nhân sự đào tạo và phát triển đội ngũ; Quản lý nguyên vật liệu đầu vào, đảm bảo đủ hàng để sản xuất; Quản lý, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất; Áp dụng công nghệ vào sản xuất, kinh doanh để nâng cao hiệu quả.

Đồng thời, Bộ phận vận hành cần phải đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ, gồm: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, đặt hàng; Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có để đáp ứng nhu cầu thị trường; Lên kế hoạch giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng thời hạn và chất lượng.

2. Các vị trí công việc phổ biến trong Operation:

2.1. Operation Executive:

Operation Executive là bộ phận Chuyên viên vận hành, đóng vai trò quan trọng trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất, dịch vụ và logistic. Người đảm nhận vị trí này có vai trò chủ chốt trong việc đảm bảo các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp được diễn ra trơn chu, hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Các nhiệm vụ của Operation Executive gồm những hoạt động như sau:

• Quản lý, giám sát quá trình sắp xếp hàng hóa, dỡ hàng và đóng các đơn hàng ở trong kho.
• Giám sát và điều chỉnh các quy trình sản xuất, sao cho sản phẩm được xuất ra đảm bảo chất lượng, giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Giải quyết những sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ, sau đó tìm kiếm nguyên nhân và đưa ra giải pháp để khắc phục chúng.
• Xử lý các loại chứng từ để chuyển cho khách hàng đúng như thời gian đã thỏa thuận hai bên.
• Đánh giá, tổng kết và tạo báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động trong thời gian qua, sau đó trình lên với quản lý hoặc giám đốc.

2.2. Product Operation Executive:

Product Operation Executive là bộ phận Chuyên viên vận hành sản phẩm, họ có nhiệm vụ đảm bảo rằng các sản phẩm/dịch vụ được hoàn thành từ khâu phát triển đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng, đu một vòng đời xuyên suốt của sản phẩm.

Các nhiệm vụ của Product Operation Executive bao gồm những hoạt động như sau:

• Lên kế hoạch, điều phối và giám sát các công việc, đảm bảo hoạt động của các phòng ban thuộc khối sản phẩm được vận hành trơn tru, hiệu quả.
• Tham gia vào quá trình xử lý những vấn đề xảy ra khi gặp sự cố vận hành từ khối sản phẩm.
• Phối hợp làm việc với các bên liên quan để cải tiến các quy trình làm việc.
• Theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả quá trình làm việc trong phòng ban thuộc khối sản phẩm.
• Đảm bảo các quy trình vận hành sản phẩm tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật.
• Làm việc chặt chẽ với nhóm phát triển sản phẩm để ưu tiên các tính năng cần cải thiện hoặc sửa chữa.
• Thực hiện các công việc khác theo cấp trên.

2.3. E - Commerce Operation Executive:

E - Commerce Operation Executive là bộ phận Chuyên viên thương mại điện tử, là vị trí đóng vai trò quan trọng trong công việc quản lý và vận hành các hoạt động kinh doanh trên các nền tảng thương mại, thường tập trung vào trải nghiệm mua sắm trực tuyến tối ưu, tăng số lượng doanh thu và xây dựng thương hiệu trực tuyến.

Nhiệm vụ của E - Commerce Executive bao gồm các hoạt động như sau:

• Xây dựng và quản lý cửa hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Tiktokshop,..
• Xử lý đơn hàng, giao hàng, và giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng.
• Tham gia, thiết kế và phát triển các chương trình khuyến mãi, giảm giá, combo hoặc quà tặng sản phẩm.
• Theo dõi và phân tích số liệu bán hàng.
• Thu thập và phân tích dữ liệu về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường.
• Báo cáo doanh thu, số lượng đơn hàng và các chỉ số đo lường hiệu quả.
• Đảm bảo các đơn hàng được xử lý nhanh chóng, đúng hạn và chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu.

2.4. Operation Manager:

Operation Manager là bộ phận Quản lý vận hành, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm giám sát, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận hành hàng ngày của tổ chức. 

Nhiệm vụ của Operation Manager bao gồm các hoạt động như sau:

• Giám sát và điều phối các hoạt động chuỗi từ sản xuất, hậu cần đến cung cấp dịch vụ.
• Quản lý tài nguyên như nhân lực, thiết bị và nguyên liệu để đạt được hiệu suất tối ưu.
• Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng.
• Theo dõi các khoản chi tiêu liên quan đến hoạt động kinh doanh và tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí.
• Đảm bảo các quy trình vận hành nội bộ tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn chuyên ngành.
• Báo cáo hoạt động và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch tương lai cho doanh nghiệp.

2.5. Operation Support:

Operation Support là bộ phận Hỗ trợ vận hành, vị trí này sẽ hỗ trợ cho các hoạt động vận hành hàng ngày, giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động của quy trình, giải quyết những vấn đề được phát hiện và hỗ trợ cần thiết cho các thiết bị trong bộ phận khác cho doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của Operation Support bao gồm các hoạt động như sau:

• Giám sát và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến sản xuất, hậu cần, dịch vụ khách hàng hay các quy trình nội bộ khác.
• Xử lý các yêu cầu phát sinh từ đội ngũ vận hành hay các bộ phận liên quan.
• Xử lý nhanh các sự cố xảy ra trong quá trình vận hành như thiếu hàng, hệ thống lỗi, giao hàng,...
• Theo dõi và đảm bảo dữ liệu được chính xác, cập nhật dữ liệu kịp thời.
• Đề xuất các phương án cải thiện hiệu suất hoạt động dựa trên dữ liệu thực tế.

3. Bộ phận Operation cần thực hiện những nhiệm vụ gì?

Là một bộ phận cốt lõi của các doanh nghiệp, Operation đảm nhiệm vai trò điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất, kinh doanh để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Dưới đây là những nhiệm vụ chính của bộ phận Operation:

Xây dựng kế hoạch và lên chiến lược kinh doanh:

Bộ phận Operation sẽ chịu trách nhiệm liên quan đến việc lập kế hoạch hàng năm, cũng như lên các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Họ cần phải có những kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp, đảm bảo rằng các hoạt động không bị gián đoạn. Đồng thời, kế hoạch cần phải xây dựng chi tiết, đầy đủ, phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ.

Triển khai chiến dịch tiếp thị, phát triển thị trường:

Nhằm đảm bảo kết quả kinh doanh đạt được hiệu quả tốt nhất, bộ phận Operation cũng cần đẩy mạnh chiến dịch tiếp thị sản phẩm, phát triển thị trường để khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của mình. Đồng thời, bộ phận này cần phải đưa ra những đề xuất việc mở rộng thị trường hay phát triển sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Phát triển chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự:

Nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được coi là tài sản quý giá, bởi họ chính là người tạo ra giá trị, đem lại doanh thu và lợi nhuận trong mọi tổ chức. Chính vì vậy, việc đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự là điều tất yếu.

Ngoài việc đề xuất và xây dựng kế hoạch đào tạo, bộ phận Operation cũng còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của cấp trên, điều này dẫn đến khối lượng công việc của bộ phận này thường nhiều hơn so với các phòng ban khác.

4. Yêu cầu cần có đối với bộ phận Operation:

Để đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của thị trường, nhân viên trong bộ phận Operation cần trang bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cần thiết, cụ thể như sau:

Kiến thức chuyên môn:

Tùy thuộc vào bằng cấp và trình độ khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau tại vị trí ứng tuyển. Mặc dù bằng cấp không phải là yếu tố để được tuyển vào, tuy nhiên để cạnh tranh, thì bằng cấp vẫn là nền tảng để các ứng viên được nhà tuyển dụng chú ý.

Các chuyên môn liên quan đến chuỗi cung ứng, sản xuất, quản lý dự án, kiểm soát chất lượng, dịch vụ,... là điều cần thiết đối với bộ phận Operation.

Kinh nghiệm:

Mặc dù đa số các doanh nghiệp đều không yêu cầu kinh nghiệm đối với vị trí nhân viên vận hành, tuy nhiên kinh nghiệm lại là nền tảng cần thiết để có thể làm việc trơn tru hơn. Đối với cấp quản lý của bộ phận Operation, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có từ 4 - 5 năm kinh nghiệm, ngược lại nhân viên chỉ cần những ứng viên có hiểu biết và đam mê với công việc này.

Các kỹ năng mềm:

Khi đi ứng tuyển vị trí này, ngoài những kỹ năng cứng như trình độ, chuyên môn, thì ứng viên cũng cần trang bị cho mình những kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian và khả năng thích ứng. Khi có những kỹ năng này, ứng viên có thể linh hoạt, thích ứng và làm việc hiệu quả trong công việc.

5. Mức lương của Operation hiện nay là bao nhiêu?

Mức lương của vị trí Operation khá đa dạng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhân viên Vận hành thường có mức khởi điểm từ 6-8 triệu đồng/tháng, tuy nhiên con số này có thể tăng lên tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực. Đối với vị trí Trưởng phòng Vận hành, mức lương trung bình rơi vào khoảng 15-25 triệu đồng/tháng và có thể cao hơn nữa đối với những công ty lớn hoặc các dự án đặc biệt. Ngoài ra, các yếu tố như quy mô công ty, lĩnh vực hoạt động, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và khu vực địa lý cũng ảnh hưởng đáng kể đến mức thu nhập của bộ phận Operation.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc về Operation là gì, cũng như mở rộng góc nhìn về vị trí này. Trong kỷ nguyên 4.0, khi công nghệ số ngày càng phát triển, vai trò của bộ phận Operation trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo và tự động hóa vào quá trình sản xuất kinh doanh không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Để thành công trong bối cảnh này, các doanh nghiệp cần không ngừng đầu tư vào công nghệ, đào tạo nhân lực và xây dựng một hệ thống quản lý linh hoạt, thích ứng với những thay đổi của thị trường.