Multitasking là gì

Theo một nghiên cứu từ Đại học Stanford, năng suất làm việc có thể giảm tới 40% nếu não bộ liên tục phải chuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ.

Tuy nhiên, trong thời đại số hiện nay, hơn 70% nhân viên văn phòng vẫn thường xuyên multitasking để xử lý công việc. Điều này cho thấy multitasking (đa nhiệm) đã trở thành một thói quen phổ biến, nhưng không phải ai cũng biết cách áp dụng nó hiệu quả.

Vậy thực chất “Multitasking là gì”? Ưu – nhược điểm ra sao? Và làm sao để quản lý multitasking mà vẫn đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Multitasking là gì?

Multitasking hay còn gọi là đa nhiệm, là việc thực hiện nhiều nhiệm vụ hoặc hoạt động cùng một lúc, hay chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian ngắn. 

Ví dụ, trong công việc, bạn có thể vừa quản lý dự án, vừa trả lời email và lên kế hoạch họp. Trong công nghệ, hệ điều hành như Windows hoặc iOS hỗ trợ đa nhiệm, cho phép chạy nhiều ứng dụng đồng thời mà không bị gián đoạn.

Tuy nhiên, nếu không được kiểm soát tốt, multitasking có thể gây giảm tập trung, tăng mức độ căng thẳng và làm giảm chất lượng công việc. Vì vậy, để multitasking hiệu quả, bạn cần xác định rõ ưu tiên, sắp xếp thời gian hợp lý và kết hợp với kỹ năng quản lý công việc thông minh.

2. Ưu nhược điểm của Multitasking:

2.1. Ưu điểm của Multitasking:

• Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc:

Khi thực hiện nhiều công việc cần xử lý nhanh một lúc, bạn có thể tận dụng tối đa thời gian hiệu quả hơn so với việc làm từng việc một. Đặc biệt, với các tác vụ đơn giản hay lặp lại, bạn sử dụng phương pháp Multitasking rất hiệu quả, đáp ứng kịp thời các yêu cầu công việc. 

Điều này rất hữu ích trong các ngành nghề yêu cầu tốc độ, như quản lý dự án hoặc dịch vụ khách hàng, nơi xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu suất.

• Phản ứng nhanh với các tình huống phát sinh:

Vì thường xuyên xử lý nhiều công việc cùng lúc, người có khả năng đa nhiệm thường xử lý tình huống linh hoạt hơn, không bị rối khi có nhiều việc đến cùng lúc. 

Trong quá trình làm việc, kỹ năng Multitasking giúp cá nhân dễ dàng xử lý các đầu việc cần cấp độ ưu tiên quan trọng, nhanh chóng vừa giải quyết một vấn đề khẩn cấp, vừa tiếp tục công việc hàng ngày. Khả năng này đảm bảo đáp ứng nhanh các nhu cầu khác nhau, giúp cải thiện năng suất lao động và hiệu quả trong môi trường động.

• Phát triển tư duy tổ chức và lập kế hoạch:

Để Multitasking hiệu quả, bạn cần phải biết cách phân chia thời gian, đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc và xử lý theo thứ tự ưu tiên. Kỹ năng này nếu như làm trong lâu dài sẽ giúp bạn làm việc có hệ thống bài bản và chuyên nghiệp hơn.

2.2. Nhược điểm của Multitasking:

• Giảm chất lượng công việc:

Một nhược điểm lớn của Multitasking là giảm chất lượng công việc. Khi tập trung được phân chia giữa nhiều nhiệm vụ, nhân viên dễ mắc phải sai lầm hoặc bỏ sót các chi tiết quan trọng.

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, không có bộ phận nào thực hiện quá trình xử lý đồng thời mà chỉ chuyển đổi nhanh hơn giữa chúng, dẫn đến hiệu suất thấp hơn so với việc tập trung vào một công việc duy nhất.

• Tạo cảm giác căng thẳng và mệt mỏi:

Nếu như thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc trong một khoảng thời gian dài, điều này có thể dẫn đến căng thẳng và mệt mỏi, làm việc trong trạng thái uể oải, chán nản. Việc liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ hoặc xử lý nhiều công việc cùng lúc, gây nên áp lực tinh thần, nhân viên thực hiện sẽ cảm thấy kiệt sức hay mất động lực.

• Khó duy trì hiệu quả lâu dài:

Multitasking có thể tốt trong thời gian ngắn hoặc trong tình huống khẩn cấp, tuy nhiên nếu như coi như đây là việc làm thường xuyên, cách làm chính, thì hiệu quả có thể giảm sút theo thời gian, vì não bộ và cơ thể không được nghỉ ngơi đúng cách.

• Không phù hợp với mọi loại công việc:

Với những công việc cần sự sáng tạp, logic, phân tích hoặc tập trung cao độ như lập trình, thiết kế, báo cáo thì Multitasking sẽ dẫn đến gián đoạn dòng suy nghĩ, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đầu ra, có thể sai sót, hoặc thiếu, thừa, không đạt tiêu chuẩn.

3. Cách quản lý Multitasking hiệu quả:

Để quản lý Multitasking hiệu quả, bạn cần phải có những chiến lược thông minh, không những độ hiệu quả tăng gấp đôi mà vẫn hạn chế tối đa sự căng thẳng và áp lực. Điều đặc biệt quan trọng là không thể áp dụng chiến lược này một cách hoàn toàn, mà chính là lựa chọn chiến lược như nào để Multitasking một cách tốt nhất. Dưới đây là cách quản lý Multitasking hiệu quả:

3.1. Xác định mức độ ưu tiên công việc:

Một trong những cách quan trọng nhất để quản lý hiệu quả đa nhiệm là cần rõ ràng trong việc lập kế hoạch. Trước khi bắt đầu, bạn hãy xác định các nhiệm vụ quan trọng bằng cách sử dụng các công cụ như ma trận Eisenhower (Phân loại công việc theo cấp độ khẩn cấp và quan trọng) hoặc danh sách công việc cần làm.

Lập kế hoạch giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý, tránh tình trạng quá tải do cố gắng thực hiện nhiều việc cùng lúc, giúp tập trung vào những việc cần thiết.

3.2. Sử dụng phương pháp quản lý thời gian:

Bạn có thể sử dụng phương pháp quản lý thời gian như Pomodoro hoặc phương pháp 80/20 (Nguyên lý Pareto). Với Pomodoro, bạn làm việc tập trung vào một nhiệm vụ trong thời gian ngắn, sau đó nghỉ ngắn để chuyển sang nhiệm vụ khác, giúp duy trì sự tập trung và giảm mệt mỏi. 

Hoặc với nguyên lý Pareto, bạn tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để mang lại 80% kết quả. Việc này giúp bạn tránh bị phân tán vào những việc nhỏ nhặt mà không mang lại giá trị lớn, dù có multitasking cũng vẫn đạt được hiệu suất cao.

3.3. Gộp các công việc tương tự để làm cùng lúc:

Thay vì làm các công việc hoàn toàn khác nhau, hãy nhóm các tác vụ cùng loại (như trả lời email, gọi điện, xử lý tài liệu…) và thực hiện liên tục trong một khoảng thời gian. Điều này giúp giảm thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và giữ nhịp làm việc ổn định.

3.4. Hạn chế phân tâm và tập trung vào nhiệm vụ:

Để đạt được hiệu quả tối đa, cần hạn chế các yếu tố gây phân tâm như thông báo điện thoại, email liên tục hoặc môi trường làm ồn ào. Bạn nên tắt những thông báo không cần thiết hoặc sử dụng chế độ “không làm phiền” khi cần tập trung. 

Ngoài ra, thay vì cố gắng làm nhiều công việc cùng một lúc, hãy áp dụng "đa nhiệm tuần tự", tức là hoàn thành một phần nhỏ của nhiệm vụ này trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác. Ví dụ, thay vì viết báo cáo vừa trả lời tin nhắn, hãy dành 15 phút để trả lời hết tin nhắn, sau đó tập trung hoàn thành báo cáo. Điều này giúp duy trì chất lượng công việc và giảm căng thẳng.

3.5. Sử dụng công nghệ hỗ trợ:

Trong trường hợp khối lượng công việc của bạn tăng lên nhiều hơn, việc quản lý tổng thể các công việc phát sinh trong ngày/tuần/tháng theo những cách truyền thống, thủ công thì sẽ trở nên rối rắm, kém hiệu quả, giảm hiệu suất làm việc. Thay vào đó, doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ vào quản lý các công việc kinh doanh, giúp giảm thiểu các tác vụ lặp lại, đáp ứng mọi công việc để Multitasking một cách dễ dàng, nhanh chóng mà không giảm hiệu suất làm việc.

Nhằm thấu hiểu nhu cầu của các cá nhân và doanh nghiệp trong việc xử lý nhiều đầu việc cùng lúc một cách tối ưu và hiệu quả, SIS Việt Nam đã phát triển phần mềm Quản lý công việc SISERPsme. Đây là giải pháp giúp người dùng sắp xếp, theo dõi và phối hợp nhiều tác vụ đồng thời, từ đó tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và nâng cao hiệu suất công việc. 

Các tính năng chính của phần mềm bao gồm:

• Quản lý công việc theo đầu mục và thời gian thực.
• Dễ dàng theo dõi nhiều việc đang xử lý song song.
• Dễ dàng xem toàn bộ công việc và sự kiện theo lịch ngày/tuần/tháng.
• Hỗ trợ leader phân chia công việc đa nhiệm cho nhiều nhân viên.
• Quản lý lịch nhắc nhở thực hiện công việc.
• Quản lý quá trình xử lý công việc.
• Quản lý báo cáo thực hiện công việc.

Với những tính năng nổi bật hỗ trợ tối đa cho việc quản lý và xử lý đa nhiệm, SISERPsme không chỉ giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hoá hiệu suất làm việc mỗi ngày. 

Để tìm hiểu thêm về sản phẩm, Quý khách hãy liên hệ ngay Hotline 0912 929 785 hoặc click tại đây để được sử dụng miễn phí lên tới 30 ngày!

4. Những lưu ý khi sử dụng Multitasking:

4.1. Không áp dụng Multitasking cho các công việc tập trung cao:

Những công việc mang tính chất cần phân tích chuyên sâu, như phân tích dữ liệu, lập kế hoạch chiến lược, lập báo cáo,... thì sẽ không thể áp dụng phương pháp đa nhiệm. Não bộ con người khó xử lý đồng thời các công việc yêu cầu tập trung cao độ. Nếu như cố gắng để kiêm hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng lúc, sẽ dẫn đến sai sót hoặc giảm thiểu chất lượng công việc.

Thay vào đó, hãy ưu tiên hoàn thành từng nhiệm vụ quan trọng trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác, sử dụng đa nhiệm cho các công việc đơn giản như kiểm tra email hoặc nhập dữ liệu.

4.2. Theo dõi sức khỏe tinh thần:

Tưởng chừng như đây là một điều không cần thiết nhưng nó rất quan trọng đối với những người làm Multitasking. Nếu như đa nhiệm trong thời gian dài có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức, vì vậy cần lưu ý theo dõi sức khỏe của bản thân. Nếu cảm thấy mệt mỏi, mất tập trung hoặc tăng cường sức lực, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang làm việc quá nhiều vào thời điểm đó. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi ngắn giữa các nhiệm vụ, ví dụ 5-10 phút để thư giãn hoặc đi bộ thư giãn.

4.3. Đánh giá độ hiệu quả sau khi thực hiện Multitasking:

Cuối cùng, hãy thường xuyên đánh giá hiệu quả của công việc đa nhiệm để đảm bảo bạn đang làm việc hiệu quả. Sau mỗi ngày hoặc tuần, hãy xem xét liệu các nhiệm vụ đã hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng mong muốn hay chưa. Nếu phát hiện sai sót hoặc năng suất giảm, hãy xem xét việc thực hiện nhiệm vụ giảm số lượng vào thời điểm hiện tại hoặc thay đổi cách tổ chức công việc.

Như vậy, qua bài viết trên chắc hẳn bạn đọc cũng hiểu Multitasking là gì, làm như thế nào để đạt được hiệu quả tối đa khi Multitasking. Tuy nhiên, để multitasking thực sự phát huy hiệu quả, bạn cần hiểu rõ bản chất, lựa chọn đúng thời điểm áp dụng và có công cụ hỗ trợ phù hợp. Việc lạm dụng hoặc áp dụng sai cách có thể khiến năng suất giảm sút, thậm chí gây căng thẳng kéo dài.