Onboarding là gì

Theo khảo sát của Gallup, có đến 88% nhân viên cho rằng doanh nghiệp không thực sự có một quy trình onboarding hiệu quả. Và cũng chính vì vậy, gần 30% nhân viên nghỉ việc chỉ trong 6 tháng đầu tiên. 

Đối với khách hàng, ấn tượng ban đầu sau khi mua sản phẩm/dịch vụ sẽ quyết định hơn 70% khả năng họ tiếp tục gắn bó hay rời bỏ thương hiệu. 

Những con số biết nói này đang gióng lên hồi chuông cảnh báo: Onboarding không chỉ là một thủ tục – mà là chiến lược sống còn trong việc giữ chân nhân tài và khách hàng. 

Vậy Onboarding là gì? Làm thế nào để triển khai onboarding hiệu quả, chuyên nghiệp mà vẫn mang tính cá nhân hóa? Cùng khám phá ngay trong bài viết dưới đây!

1. Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình giới thiệu và hướng dẫn cho nhân viên mới (hoặc khách hàng mới) làm quen với tổ chức, sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của onboarding là giúp họ nhanh chóng hòa nhập, hiểu rõ vai trò của mình, và hoạt động hiệu quả.

Đối với nhân viên, onboarding bao gồm các hoạt động như giới thiệu văn hóa công ty, đào tạo kỹ năng, cung cấp thông tin về quy trình làm việc và giúp họ hòa nhập với nhóm đội, với mục tiêu giúp họ nhanh chóng thích nghi, cảm thấy được chào đón và đạt hiệu suất tối ưu.

Với khách hàng, doanh nghiệp sẽ giới thiệu tập trung vào hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ, từ thiết lập tài khoản, cung cấp hướng dẫn tài liệu cho hỗ trợ kỹ thuật, đảm bảo họ có trải nghiệm tốt và duy trì sự gắn kết. Tùy thuộc vào đặc tính công việc hoặc sản phẩm, quá trình giới thiệu có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng, nhưng nó là nền tảng để tạo ra sự khởi đầu thuận lợi và bền vững.

2. Hoạt động Onboarding mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp:

Hoạt động onboarding mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc tăng hiệu quả nhân sự và giữ chân nhân tài. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

2.1. Tăng cường hiệu suất và năng suất:

Onboarding giúp nhân viên mới hiểu nhanh trách nhiệm, quy trình làm việc và cách sử dụng các công cụ hoặc nội bộ hệ thống. Thay vì nhân viên phải tự mày mò hoặc mất thời gian tìm hiểu, họ được cung cấp thông tin và công cụ hướng dẫn ngay từ đầu. 

Ví dụ, một nhân viên mới trong bộ phận bán hàng có thể được đào tạo về hệ thống quản lý khách hàng (CRM), kỹ năng giao tiếp tiếp theo với khách hàng và các chiến lược bán hàng ngay trong tuần đầu tiên. Điều này giúp họ bắt đầu công việc hiệu quả hơn, rút ​​ngắn thời gian đạt được kết quả mong muốn. Đối với khách hàng, việc giới thiệu đảm bảo họ hiểu cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ một cách tối ưu.

2.2. Nâng cao sự gắn kết:

Một quy trình Onboarding được thiết kế chuyên nghiệp tạo ra cảm giác giác được chào đón và quan tâm cho cả nhân viên và khách hàng. 

Với nhân viên, các hoạt động như nhóm nhóm, tham gia các buổi giới thiệu văn hóa công ty hoặc được phân công một người hướng dẫn (người cố vấn) giúp họ cảm thấy mình là một thành viên của tổ chức. Điều đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu, khi nhân viên mới thường cảm thấy bỡ ngỡ hoặc lo lắng. 

Đối với khách hàng, việc nhận được hỗ trợ kịp thời, có hạn chế như email chào mừng, hướng dẫn cá nhân hóa hoặc hỗ trợ hỗ trợ vương miện luôn sẵn sàng, tạo biểu tượng tích cực và xây dựng lòng tin. 

Sự gắn kết này không chỉ giúp nhân viên cống hiến nhiều hơn, mà còn khuyến khích khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm/dịch vụ và giới thiệu cho người khác, từ đó tăng giá trị vòng đời khách hàng.

2.3. Giảm tỷ lệ nghỉ việc:

Nhiều nghiên cứu tìm thấy rằng, nhiều nhân viên mới quyết định bỏ công việc trong vòng 6 tháng đầu nếu họ cảm thấy không được hỗ trợ hoặc không phù hợp với môi trường làm việc. Một quy trình Onboarding giúp giới thiệu hiệu quả, giảm thiểu nguy cơ nghỉ việc này bằng cách cung cấp sự hỗ trợ cần thiết, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và truyền đạt rõ ràng về bất kỳ hy vọng công việc nào.

2.4. Tăng cường văn hóa doanh nghiệp:

Onboarding là cơ hội lý tưởng để doanh nghiệp truyền tải các giá trị cốt lõi, sứ mệnh và tầm nhìn của mình. Thông qua các hoạt động như giới thiệu lịch sử công ty, chia sẻ câu chuyện thành công hoặc tổ chức các buổi thảo luận về văn hóa, nhân viên mới sẽ hiểu rõ hơn về những gì doanh nghiệp đại diện và cách họ có thể đóng góp vào mục tiêu chung.

2.5. Giảm thiểu sai sót và rủi ro:

Nhân viên mới thường dễ mắc lỗi do thiếu kinh nghiệm hoặc không hoàn thành quy trình của công ty. Một chương trình giới thiệu bài bản, bao gồm đào tạo chi tiết về quy trình, tiêu chuẩn chất lượng và các quy định an toàn, giúp giảm thiểu những sai sót này.

Tương tự, khách hàng được hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng sản phẩm, ý tưởng như cài đặt phần mềm hoặc vận hành máy móc, sẽ ít gặp sự cố hoặc sử dụng sai cách. Điều này không chỉ bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp, mà còn giảm chi phí phát sinh từ việc sửa chữa lỗi hoặc xử lý dữ liệu. Trong thời hạn dài, hiệu quả của việc Onboarding giúp xây dựng một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy hơn.

2.6. Tạo ấn tượng chuyên nghiệp:

Một quy trình giới thiệu được tổ chức tốt là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và cam kết của doanh nghiệp đối với nhân viên và khách hàng. 

Với nhân viên, công việc nhận được hướng dẫn tài liệu rõ ràng, lịch trình đào tạo chi tiết hoặc sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao trong giai đoạn đầu, giúp tạo ấn tượng rằng công ty coi trọng sự phát triển của họ. 

Với khách hàng, một trải nghiệm tích hợp mượt mà, có giới hạn như giao diện người dùng thân thiện hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm, sẽ phản ánh chất lượng và uy tín của thương hiệu.

3. Quy trình triển khai Onboarding trong doanh nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị trước khi Onboarding (Pre - onboarding):

• Gửi thư chào mừng: Gửi email hoặc thư cá nhân ngay sau khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, bao gồm bao thông tin về ngày bắt đầu, lịch trình tuần đầu, danh sách giấy tờ cần chuẩn bị (chứng minh nhân dân, hợp đồng lao động, thông tin tài khoản ngân hàng,...) và một lời chào thân thiện từ đội ngũ. 
• Chuẩn bị tài liệu và công cụ: Tài liệu sẵn sàng cho nhân viên, tài liệu giới thiệu về công ty, thông tin về quy trình làm việc, chính sách Phúc lợi và các tài khoản truy cập hệ thống lợi ích (email công ty, phần mềm quản lý dự án như SISERPsme).
• Phân chia người hướng dẫn (người cố vấn/bạn bè : Chỉ định một đồng nghiệp có kinh nghiệm hoặc quản lý trực tiếp để hỗ trợ mới nhân viên trong 1-3 tháng đầu. Hướng dẫn sẽ giúp giải đáp thắc mắc và giới thiệu văn hóa nhóm đội.
• Sắp xếp công việc không gian: Chuẩn bị bàn làm việc, máy tính, thẻ nhân viên, Wi-Fi mật khẩu và các vật dụng văn phòng khác. Đối với nhân viên làm việc từ xa, cung cấp tài khoản Zoom, Microsoft Teams hoặc các công cụ tiếp theo khác.
• Thông báo nội bộ : Gửi email hoặc thông báo qua kênh nội bộ để giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban, giúp đồng nghiệp sẵn sàng chào đón.

Bước 2: Ngày làm việc đầu tiên:

• Đón tiếp nhân viên: Bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp chào đón nhân viên mới tại văn phòng (hoặc qua cuộc gọi video nếu làm việc từ xa). Một cử chỉ nhỏ như quà tặng chào mừng (áo thun công ty, sổ tay) có thể tăng cảm giác thân thiện.
• Giới thiệu tổng quan về công ty: Tổ chức buổi định hướng ngắn (1-2 giờ) trình bày về lịch sử công ty, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, cơ cấu tổ chức và các sản phẩm/dịch vụ chính. 
• Hoàn thành thủ tục hành chính: Hướng dẫn nhân viên ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo mật thông tin, bảo hiểm y tế, khai thuế thu nhập cá nhân, và nhận các chính sách Phúc lợi (nghỉ phép, phụ cấp,...).
• Tham quan văn phòng: Giới thiệu các khu vực như phòng trưng bày, phòng đựng thức ăn, khu vực in ấn và các tiện ích khác. Đối với nhân viên từ xa, cung cấp hướng dẫn sử dụng các công cụ trực tuyến.
• Giới thiệu nhân viên mới: Tổ chức cuộc họp ngắn để giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp trong phòng ban và các bộ phận liên quan.

Bước 3: Đào tạo và định hướng công việc:

• Hướng dẫn về nhiệm vụ công việc: Cung cấp mô tả công việc chi tiết, giải thích các nhiệm vụ cụ thể, mục tiêu (KPI) và kỳ vọng từ quản lý. 
• Đào tạo kỹ năng và công cụ: Tổ chức các buổi đào tạo về phần mềm, quy trình làm việc hoặc kỹ năng chuyên môn. Các buổi đào tạo có thể diễn ra trực tiếp, qua video hoặc nền tảng e-learning.
• Đào tạo về văn hóa và quy tắc: Giới thiệu các quy định nội bộ (giờ làm việc, quy tắc ứng xử, chính sách làm thêm giờ), các tiêu chuẩn an toàn lao động và cách hiện giá trị văn hóa công ty (như tinh thần sáng tạo hoặc làm việc nhóm).
• Học hỏi thực tế: Sắp xếp các buổi theo dõi (quan sát đồng nghiệp làm việc) hoặc giao nhiệm vụ nhỏ để nhân viên mới thực hiện.

Bước 4: Hỗ trợ nhân viên mới và theo dõi liên tục:

• Kiểm tra định kỳ: Tổ chức các buổi gặp gỡ 1:1 với quản lý hoặc nhân sự vào các thời gian như cuối tuần đầu, cuối tháng đầu, và sau 3 tháng để thảo luận về tiến độ, khó khăn, và cảm nhận của nhân viên.
• Hỗ trợ từ người cố vấn: Người hướng dẫn tiếp tục giải đáp thắc mắc, chia sẻ mẹo làm việc hiệu quả và giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp khác, để mở rộng mạng lưới quan hệ.
• Khuyến khích giao tiếp: Tạo môi trường mở để nhân viên mới đặt câu hỏi hoặc chia sẻ ý kiến ​​kiến ​​trúc, thông tin qua các kênh như Zalo, email hoặc các buổi họp nhóm.
• Cung cấp tài nguyên: Đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào hướng dẫn tài liệu, đào tạo video hoặc các kênh hỗ trợ (như bộ phận IT hoặc HR) khi cần.

4. Làm thế nào để Onboarding hiệu quả?

Để thực hiện Onboarding hiệu quả, không thể thiếu sự can thiệp của công nghệ, nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách trơn tru, chuyên nghiệp, đầy đủ quy trình và các bước cần thiết. Công nghệ tích hợp không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao trải nghiệm của nhân viên mới, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa hoặc quy mô doanh nghiệp lớn.

Với sự thấu hiểu sâu sắc nhu cầu khách hàng, SIS Việt Nam cung cấp hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRM, nhằm tạo ra một quy trình Onboarding bài bản, chuẩn hóa dữ liệu nhân sự xuyên suốt quá trình làm việc.

Có thể nói, hệ thống HRM của SISERPsme hứa hẹn giúp bộ phận HR giảm thiểu công việc lên đến 80%, nhờ vào các tính năng vượt trội như sau:

Dữ liệu triển khai xuyên suốt: Hệ thống HRM của SIS Việt Nam cho phép kết nối dữ liệu từ các giai đoạn khác nhau, nảy sinh như từ tuyển dụng đến quản lý nhân sự. Điều này đảm bảo thông tin nhân viên (hồ sơ, hợp đồng, thông tin cá nhân) được chuyển giao tiếp liền mạch, giảm thiểu nguy cơ thất lạc hoặc thiếu sơ đồ.

Chuẩn hóa quy trình Onboarding: Hệ thống cung cấp các quy trình Onboarding được thiết kế sẵn, bao gồm các bước như hoàn thành thủ tục hành chính, đào tạo và đánh giá ban đầu, giúp đảm bảo mọi nhân viên mới trải qua một quy trình tốt nhất quán và chuyên nghiệp.

Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng: HRM của SIS Việt Nam giúp tự động hóa các tác vụ như gửi email chào mừng, nhắc nhở hoàn thành biểu mẫu hoặc cung cấp tài liệu đào tạo, đồng thời cho phép tùy chỉnh theo vai trò và nhu cầu của từng nhân viên.

Để tối ưu hóa doanh nghiệp, nên kết hợp công nghệ với sự tương tác của nhân viên, thu thập phản hồi thường xuyên và điều chỉnh quy trình theo thực tế. Nếu bạn cần thêm thông tin về cách phát triển HRM SIS Việt Nam về một ngành cụ thể hoặc quy mô doanh nghiệp hãy để lại thông tin tại đây. Đội ngũ SIS luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7!

5. Những lưu ý khi triển khai Onboarding:

• Lập kế hoạch rõ ràng: Xây dựng trình bày kế hoạch chi tiết, phân tích nhiệm vụ cần bổ sung và chuẩn bị tài liệu, công cụ trước đó (sổ tay, hệ thống tài khoản).
• Tạo ấn tượng tích cực: Gửi thư chào mừng nhân viên mới, đón tiếp nồng nhiệt, chuẩn bị các thiết bị làm việc,...
• Tập trung văn hóa hòa nhập: Truyền tải giá trị công ty, tạo cơ hội kết nối qua việc xây dựng đội ngũ, cố vấn.
• Sử dụng công nghệ phù hợp: Áp dụng các công cụ thực hiện quá trình Onboarding, e - learning, công cụ giao tiếp, trao đổi nhằm tương tác tốt với nhân viên.
• Thu thập phản hồi: Gửi khảo sát, phỏng vấn 1 - 1, phân tích vấn đề để cải tiến quy trình.
• Đo lường kết quả: Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc, thời gian hòa nhập, chế độ hài lòng thông qua các công cụ sử dụng.

Kết quả triển khai cần có kế hoạch rõ ràng, cá nhân hóa, kết hợp công nghệ với người tương tác, và cải tiến liên tục dựa trên phản hồi. Đồng thời, cần điều chỉnh theo bối cảnh để đảm bảo nhân viên mới hòa nhập nhanh, tăng năng suất và gắn kết.

Như vậy, bài viết trên đã giải đáp thắc mắc cho bạn đọc về Onboarding là gì và làm như thế nào để thực hiện Onboarding hiệu quả. Onboarding không chỉ là điểm khởi đầu – mà là bước đệm quyết định cho sự gắn bó lâu dài. Một quy trình chuyên nghiệp, chỉn chu và giàu cảm xúc có thể giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, nâng cao hiệu suất và tăng sự hài lòng của khách hàng ngay từ những khoảnh khắc đầu tiên.