BCP là gì

Liệu doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng đối mặt với những rủi ro bất ngờ? Thiên tai, dịch bệnh, tấn công mạng, hay khủng hoảng kinh tế có thể ập đến bất cứ lúc nào, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu, uy tín, thậm chí là sự tồn vong của doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể đứng vững và vượt qua những thử thách này? Câu trả lời chính là Kế hoạch kinh doanh Liên tục (BCP).

BCP không chỉ là một tài liệu dự phòng mà là một chiến lược chủ động, giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt và hiệu quả trước mọi tình huống khẩn cấp.

Vậy BCP là gì? Hãy dùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ khái niệm, vai trò đến quy trình xây dựng và triển khai!

1. BCP là gì?

BCP được viết tắt của từ Business Continuity Plan, tức là Kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là một bản kế hoạch chi tiết, vạch ra các phương án mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ thực hiện, nhằm duy trì hoạt động kinh doanh trong trường hợp xảy ra sự cố, các mối đe dọa hoặc tình huống khẩn cấp bất ngờ.

Một bản kế hoạch kinh doanh liên tục giúp doanh nghiệp xác định và đính giá các rủi ro tiềm ẩn, nó tập trung vào việc duy trì những chức năng kinh doanh và khôi phục các hoạt động trong giai đoạn khủng hoảng, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu tối đa thiệt hại.

2. Lợi ích của Business Continuity Plan:

Với bối cảnh đầy biến động như hiện nay, việc lên kế hoạch kinh doanh liên tục đóng vai trò như một tấm lá chắn vững chắc bảo vệ doanh nghiệp trước những tác động từ bên ngoài. Vậy việc xây dựng và thực hiện Business Continuity Plan mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Giảm thiểu thiệt hại:

Khi doanh nghiệp có bản kế hoạch kinh doanh liên tục, doanh nghiệp sẽ biết được mình sẽ làm gì, phải đối phó trước những rủi ro ra sao và chuẩn bị những chiến lược để đối phó với chúng. Kế hoạch bao gồm các biện pháp bảo vệ dữ liệu quan trọng và tài sản doanh nghiệp trước các rủi ro như mất dữ liệu, cơ sở vật chất, hàng hóa, thiết bị,... Điều này đảm bảo cho doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa thiệt hại và tổn thất. Đồng thời, giúp việc giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng mất mát doanh thu, bồi thường hợp lý hoặc chi phí phát sinh không cần thiết.

Nâng cao khả năng phục hồi:

Trong quá trình xảy ra sự cố bất ngờ, nếu ban lãnh đạo không có biện pháp khắc phục thì sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề, đồng thời ban lãnh đạo cũng như nhân viên cảm thấy hoang mang, lúng túng trước những tình huống phát sinh, không biết nên làm gì tiếp theo. Nếu như có kế hoạch phục hồi, thì giúp doanh nghiệp nhanh chóng khôi phục hoạt động sản xuất kinh doanh sau khi xảy ra sự cố. Từ đó nâng cao hoạt động kinh doanh quan trọng được duy trì liên tục, hạn chế tối đa gián đoạn. 

Tăng cường sự tin tưởng đối với khách hàng, nhà cung cấp:

Khi mà doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh liên tục chi tiết, cụ thể, khách hàng hay nhà cung cấp thấy mình có sự chuẩn bị tốt, họ sẽ tin tưởng hơn vào khả năng cung cấp dịch vụ liên tục, ngay cả trong thời điểm khó khăn. Từ đó tăng cường niềm tin vào sự ổn định và khả năng phát triển của doanh nghiệp.

3. Quy trình xây dựng Business Continuity Plan cho doanh nghiệp:

Để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo hãy tham khảo quy trình sau đây:

Bước 1: Xác định bối cảnh hoạt động:

Bước đầu tiên, ban lãnh đạo cần xác định rõ ràng tình trạng hoạt động của doanh nghiệp mình để tìm những rủi ro tiềm ẩn sâu bên trong. Khi thực hiện nhiệm vụ này, sẽ giúp ban lãnh đạo nhìn tổng quát được mọi vấn đề, vạch ra tầm nhìn và mục tiêu cho BCP, lên chi tiết được biện pháp phòng tránh và tình trạng khắc phục. Để xác định được, doanh nghiệp cần làm rõ tiêu điểm và mục tiêu của BCP, cụ thể:

• Đặt mục tiêu rõ ràng cho BCP, chẳng hạn như bảo vệ nhân sự, tài sản, duy trì hoạt động kinh doanh.
• Xác định phạm vi áp dụng của BCP gồm các bộ phận, quy trình hoặc những hoạt động nào sẽ được ưu tiên.

Bước 2: Phân tích hoạt động kinh doanh (Business Impact Analysis - BIA):

Đây được coi là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục. Nó thể hiện quá trình đánh giá và đo lường mức độ ảnh hưởng của các yếu tố làm nên gián đoạn hay tạm ngừng quy trình vận hành của doanh nghiệp đối với các trường hợp xảy ra khẩn cấp. 

Trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định các quy trình quan trọng bằng cách nhận diện quy trình, sản phẩm, dịch vụ, khách hàng và nhà cung cấp có tầm quan trọng đối chiến lược đối với doanh nghiệp. Sau đó, đánh giá mức độ ảnh hưởng của các sự cố tiềm ẩn đến từng quy trình quan trọng, bao gồm thời gian phục  hồi tối đa cho phép.

Đặc biệt, để tiến hành phân tích BIA, ban lãnh đạo cần chỉ ra những tài nguyên cốt lõi đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp, cụ thể:

• Nhân sự: Doanh nghiệp cần thống kê lại thông tin liên lạc của toàn bộ nhân sự cũng như số lượng công việc mà họ đảm nhiệm.
• Nhà cung cấp: Bao gồm cung cấp nguyên liệu cho bên thứ ba, dịch vụ hoặc kỹ thuật hỗ trợ.
• Cơ sở vật chất: Các số lượng máy móc còn sử dụng được mà doanh nghiệp cần liệt kê như máy in, máy fax, máy tính,...
• Hàng tồn kho: Thống kê số lượng và hạn mức sử dụng của các vật liệu, vật tư, hàng tồn còn trong kho.
• Dữ liệu: Các dữ liệu quan trọng bao gồm bảng lương, kế toán, hồ sơ, bản sao lưu, nghiên cứu, biểu mẫu,...

Bước 3: Phát triển kế hoạch ứng phó:

Sau khi đã xác định các nguyên nhân tiềm ẩn và tài nguyên cốt lõi, bước tiếp theo trong quá trình xây dựng BCP là phát triển các phương án ứng phó, giai đoạn này giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng các hành động cụ thể để đối phó với các tình huống khẩn cấp. Bước này gồm 4 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 - Ứng phó khẩn cấp: Đây là giai đoạn đầu tiên, tập trung vào việc bảo vệ tính mạng và tài sản của nhân viên, đồng thời ngăn chặn sự cố lan rộng. Khi có sự cố xảy ra, kế hoạch này sẽ được triển khai ngay lập tức, đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp. Đối với trường hợp nguy cấp xảy ra, nhân viên có thể hành động ngay theo quy trình đã được lên kế hoạch từ trước, mà không cần chờ sự chỉ đạo từ cấp trên, chẳng hạn như thiên tai, tấn công an ninh mạng,...
• Giai đoạn 2 - Quản lý khủng hoảng: Giai đoạn này tập trung vào việc giảm thiểu tác động của sự cố đến danh tiếng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo sẽ cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhân viên, khách hàng, đối tác và cơ quan chức năng. Sau đó sẽ đánh giá toàn diện mức độ thiệt hại về người, tài sản và danh tiếng. Cuối cùng là ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả để giải quyết khủng hoảng.
• Giai đoạn 3 - Phục hồi: Tại giai đoạn này, doanh nghiệp cần khôi phục các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất có thể để giảm thiểu sự gián đoạn kinh doanh. 
• Giai đoạn 4 - Tái thiết kế: Giai đoạn cuối cùng, doanh nghiệp cần đưa toàn bộ hoạt động về trạng thái bình thường hoặc cải tiến so với trước đây. Khi bước đến giai đoạn này, doanh nghiệp đặc biệt lưu ý không nên chủ quan mà vẫn phải chuẩn bị các phương án dự phòng để chắc chắn doanh nghiệp hoạt động bình thường.

Bước 4: Thực hành và đào tạo:

Nhằm đảm bảo đội ngũ nhân sự hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, đồng thời sẵn sàng ứng phó khi có sự cố xảy ra, thì ban lãnh đạo cần xây dựng chính sách đào tạo nội bộ. Doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc diễn tập toàn bộ để kiểm tra tính khả thi của kế hoạch BCP, hoặc đào tạo nhân viên về các giải pháp phòng giải quyết và xử lý sự cố.

Bước 5: Kiểm tra và cải tiến:

Để nắm bắt được chiến lược BCP có hiệu quả hay không, có luôn được cập nhật và phù hợp với tình hình thực tế không, đồng thời ban lãnh đạo không ngừng cải tiến để nâng cao hiệu quả. Muốn làm tốt điều này, doanh nghiệp cần phải thường xuyên rà soát và đánh giá BCP, thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan. Bên cạnh đó, cần cập nhật BCP khi có thay đổi về hoạt động kinh doanh, môi trường hoặc công nghệ, và tổ chức kiểm tra định kỳ để đánh giá tính hiệu quả của BCP.

4. Những nhân tố nào quyết định đến sự thành công của BCP?

Kế hoạch Kinh doanh liên tục được coi là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp ứng phó và phục hồi sau các sự cố gián đoạn. Tuy nhiên, việc xây dựng một BCP hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là những nhân tố quyết định đến sự thành công của BCP:

4.1. Vai trò của ban lãnh đạo:

Lãnh đạo là người trực tiếp đứng đầu điều hành hoạt động của cả doanh nghiệp, đồng thời cũng là người lên chiến lược ứng phó trước những khủng hoảng. Các ban quản lý và lãnh đạo cấp cao cần nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình để đảm bảo cho sự an toàn của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần cung cấp đủ nguồn lực như tài chính, nhân lực, thời gian cho việc xây dựng và duy trì BCP, đồng thời tham gia tích cực vào quá trình này. Bên cạnh đó, lãnh đạo cần truyền thông rõ ràng về tầm quan trọng của BCP đến toàn bộ nhân viên, và trực tiếp giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo kế hoạch được tuân thủ và cập nhật thường xuyên. 

4.2. Công tác truyền thông nội bộ:

Truyền thông nội bộ hiệu quả là một trong những cách giúp nhân viên nắm rõ những gì mình cần làm, hiểu rõ về mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của mình trong BCP, họ sẽ có động lực hơn để tham gia vào quá trình thực hiện. Trong trường hợp xảy ra sự cố, nếu ban lãnh đạo truyền thông nội bộ rõ ràng, nhanh chóng, kịp thời đến toàn bộ nhân viên, thì sẽ giúp giảm thiểu sự hoang mang và lo lắng, đồng thời đảm bảo mọi người đều nắm rõ tình hình và các biện pháp ứng phó.

4.3. Ứng dụng công nghệ số:

Để rút ngắn thời gian, công sức, tối ưu hóa quy trình xây dựng và triển khai chiến lược BCP, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình, giúp tự động hóa các quy trình trong BCP, từ việc thu thập dữ liệu, phân tích rủi ro đến lập kế hoạch ứng phó và theo dõi nguồn lực.

SISERPsme là phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể được phát triển bởi SIS Việt Nam, với hơn 22 năm trên thị trường, phần mềm được tối ưu hóa giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình BCP một cách bài bản, chuyên nghiệp, nhanh chóng, linh hoạt, gồm các tính năng vượt trội như:

• Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan, luôn cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, toàn bộ khía cạnh của doanh nghiệp như nhân sự, tài chính, khách hàng,... được số hóa bằng biểu đồ khoa học hoặc bằng dữ liệu tổng quan, chi tiết. Điều này giúp doanh nghiệp
• Phân quyền chặt chẽ cho từng nhân sự, phòng ban cụ thể, kiểm soát toàn bộ tài sản của doanh nghiệp, dễ dàng tra cứu lịch sử, phòng tránh trường hợp rủi ro, nhân viên hoàn toàn có thể chủ động ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
• Ban quản lý có thể giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự mọi lúc, mọi nơi, thông tin dữ liệu cũng luôn được cập nhật liên tục theo thời gian thực.

Với những tính năng vượt trội trên, SISERPsme là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn xây dựng một quy trình BCP bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về SISERPsme và cách phần mềm này có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc xây dựng BCP, bạn có thể liên hệ trực tiếp với SIS Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ.

5. Ví dụ về Business Continuity Plan:

* Đối với ngành sản xuất:

Sự cố: Lỗi hệ thống máy móc, dây chuyền sản xuất:

Giải pháp BCP:

• Bảo trì và kiểm tra máy móc thường xuyên.
• Có sẵn các phụ tùng thay thế quan trọng.
• Xây dựng quy trình sửa chữa và bảo trì máy móc nhanh chóng.
• Đào tạo nhân viên có khả năng xử lý các sự cố kỹ thuật.

* Đối với ngành tài chính - ngân hàng:

Sự cố: Tấn công mạng, đánh cắp dữ liệu khách hàng:

Giải pháp BCP:

• Đầu tư vào hệ thống bảo mật mạnh mẽ.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên và lưu trữ ở nơi an toàn
• Xây dựng quy trình ứng phó với tấn công mạng.
• Đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin.

Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đọc đã hiểu về BCP là gì cũng như quy trình hoạt động của nó. Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP) không chỉ là một tài liệu tĩnh mà là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và tham gia của toàn bộ tổ chức. Bằng cách chủ động xây dựng và triển khai BCP, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro và thiệt hại do gián đoạn gây ra mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và khả năng ứng phó linh hoạt trước mọi thách thức. Đầu tư vào BCP chính là đầu tư vào sự bền vững và phát triển lâu dài của doanh nghiệp trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và biến động.