Khoảng tháng 6 năm 2023 vừa qua, SIS đã thiết kế và triển khai thành công module Kế toán quản trị và Kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai. Bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để nắm được yêu cầu cũng như cách mà SIS đã triển khai thiết kế phần mềm sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp đối tác nhé.

I. Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai

1. Khái quát chung

Địa chỉ công ty tại: Số 27, P. Hoàng Sâm, P.Nghĩa Đô, Q.Cầu Giấy, TP.Hà Nội

Cơ cấu tổ chức: 1 Công ty mẹ và 2 đơn trị trực thuộc

• Công ty: Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai (DNTT)
• Đơn vị trực thuộc: XN TTB Công trình (XN3), CN phía nam (CNPN)

Kỳ báo cáo: Quý, năm

Trình tự lập báo cáo tài chính hợp nhất của công ty và các đơn vị trực thuộc:

• Công ty mẹ thực hiện cộng ngang các chỉ tiêu của BCTC Công ty và báo cáo của các đơn vị trực thuộc
• Loại trừ ảnh hưởng của các giao dịch nội bộ: gồm Bán hàng trong nội bộ, vay nội bộ, trả nội bộ.
• Xử lý tài khoản phải thu, phải trả, vay nội bộ

2. Quy trình

II. Yêu cầu thiết kế phần mềm của Điện tử Sao Mai

1. Thiết kế phần kế toán quản trị

1.1. Phiếu xử lý số liệu hợp nhất

Thiết kế phiếu xử lý số liệu hợp nhất có đầy đủ các thông tin:

+ Tk: Tài khoản cần khử trùng, điều chỉnh số liệu

+ ĐVCS: Mã đơn vị cơ sở cần khử trùng

+ Ps nợ/ps có: Được lấy tự động hoặc tự nhập

+ Mã BC: Mã báo cáo ghi nhận số liệu hạch toán

+ Thiết kế chức năng khử trùng tự động trên phiếu: Chức năng này cho phép lấy lên số phát sinh của các tài khoản được chọn theo từng đơn vị cơ sở

TH1: Xử lý tài khoản phải thu, phải trả, vay nội bộ

TH2: Xử lý số liệu chi hộ, nộp hộ công ty con – số liệu xử lý bút toán này người dùng tự nhập, không sử dụng khử trùng tự động.

TH3: Xử lý doanh thu, giá vốn trong giao dịch bán hàng nội bộ, doanh thu bán hàng cho công ty con sẽ được tách tài khoản riêng với doanh thu bán cho khách hàng.

1.2. Hóa đơn bán hàng

Trên hóa đơn bán hàng thiết kế ô tích chọn hàng hóa ngân sách quốc phòng

1.3.Chức năng phân bổ tự động

• Thiết kế thêm trường tỷ lệ % phân bổ: Khi khai báo phần trăm phân bổ của chi phí trong kỳ tiền pb sẽ nhảy theo % khai báo

Tiền pb = phát sinh chi phí * tỷ lệ % phân bổ

2. Yêu cầu thiết kế phần kế hoạch sản xuất

2.1. Danh mục nhóm vật tư

Một sản phẩm chỉ thuộc một trong hai loại hàng là: Sản phẩm quốc phòng hoặc Sản phẩm kinh tế. Nên trong danh mục vật tư gắn luôn 1 trong 2 mã nhóm trên vào mã nhóm loại 3 cho sản phẩm.

Tương tự để gom nhóm cho các vật tư trong định mức: nhập mã nhóm loại 1 (Bán thành phẩm mua ngoài, Vật tư chính sản xuất sản phẩm, Vật tư phụ sản xuất sản phẩm) và loại 2 (Vật tư sản xuất mạch in, Vật tư khác,…) để gắn cho vật tư

2.2. Danh mục vật tư

Theo mẫu chuẩn. Thiết kế thêm trường Thông số kỹ thuật cơ bản (tự nhập text)

2.3.Danh mục khoản mục SXKD

2.4. Kế hoạch sản xuất

Có 2 loại kế hoạch là: Kế hoạch năm và kế hoạch tháng

Kế hoạch năm: Loại KH = “KH năm”

Kế hoạch tháng: Loại KH = “KH tháng”

Thông tin chi tiết:

Thông tin chung, chứng từ:

• Loại kế hoạch: Có 2 loại kế hoạch: 1-KH năm (chỉ nhập số năm); 2-KH tháng (cho phép nhập số tháng (từ 1-12) và Từ ngày…Đến ngày…
• Năm: Tự nhập số năm lập kế hoạch
• Từ ngày, đến ngày: Nhập ngày bắt đầu và kết thúc kế hoạch (theo năm hoặc theo tháng)
• Diễn giải: Tự nhập text
• Ngày ksx: Là ngày lập kế hoạch sản xuất, tự nhập kiểu ngày tháng
• Quyển chứng từ: Chọn trong danh mục quyển chứng từ đã khai báo
• Số ksx: Số kế hoạch sản xuất. Tự động theo người dùng tự định nghĩa trong danh mục quyển chứng từ.
• Trạng thái: Có 3 trạng thái của kế hoạch: Chưa duyệt, Đã duyệt, Đã đóng

Chi tiết:

• Mã sản phẩm: Lấy trong danh mục vật tư, hàng hóa. Các sản phẩm trong danh mục vật tư, hàng hóa có gắn mã nhóm Sản phẩm quốc phòng hoặc Sản phẩm kinh tế.
• Tên sản phẩm, ĐVT: Tự động load theo mã vật tư
• Số lượng KH: Tự nhập kiểu số
• Đơn vị đặt hàng: Tự nhập text
• KH giao hàng trong tháng: Tự nhập số lượng kế hoạch giao hàng.
• KH tuần 1, tuần 2, tuần 3, tuần 4, tuần 5: Tự nhập số lượng kế hoạch theo tuần
• Ghi chú: Tự nhập text

2.5. Duyệt kế hoạch sản xuất

Cửa sổ lọc:

Duyệt/hủy duyệt đồng thời nhiều kế hoạch. Cho phép đổi trạng thái của phiếu kế hoạch sang các trạng thái: Chưa duyệt, Đã duyệt.

• <<Duyệt>>: đổi trạng thái KH thành “Đã duyệt”.
• <<Hủy>>: Hủy duyệt, Hủy đóng. Đưa kế hoạch về trạng thái ban đầu “Chưa duyệt”
• Kế hoạch ở trạng thái “Đã duyệt” thì sẽ không sửa được thông tin kế hoạch.

2.6. Lệnh sản xuất

Tab 1.Nội dung công việc:

Thông tin chi tiết:

Thông tin chung:

• Khách hàng: Lấy trong danh mục khách hàng
• Hợp đồng hoặc đơn hàng: Tự nhập text
• Loại hàng: Fix cố định 2 loại: 1- Sản phẩm quốc phòng; 2- Sản phẩm kinh tế
• Đơn vị triển khai sản xuất: Lấy trong danh mục phân xưởng/bộ phận
• Từ ngày, Đến ngày: Thời hạn chung cho cả lệnh sản xuất. Thời gian này được sao chép xuống trường TG bắt đầu, TG kết thúc ở tab Nội dung công việc. Trường hợp thời gian thực hiện từng thành phẩm khác nhau thì thay đổi lại ngày tháng ở phần chi tiết
• Diễn giải: Tự nhập text

Chứng từ:

• Ngày lsx: Mặc định là ngày hiện tại lập lệnh
• Quyển chứng từ: Chọn trong danh mục quyển chứng từ đã khai báo
• Số lsx: Số lệnh sản xuất. Tự động theo người dùng tự định nghĩa trong danh mục quyển chứng từ.
• Trạng thái: Có 3 trạng thái của kế hoạch: Chưa duyệt, Đã duyệt, Đã đóng

Chi tiết:

• Mã sản phẩm: Lấy trong danh mục vật tư, hàng hóa.
• Tên sản phẩm, ĐVT: Tự động load theo mã vật tư
• Số lượng: Tự nhập
• TG bắt đầu, TG kết thúc: Được sao chép Từ ngày…Đến ngày… ở thông tin chung. Thay đổi lại ngày tháng nếu thời gian thực hiện sản xuất mỗi sản phẩm là khác nhau.
• Ghi chú: Tự nhập text

Tab 2.Đơn vị phối hợp thực hiện:

Chi tiết:

• Mã PX/BP: Lấy trong danh mục phân xưởng/bộ phận
• Tên phân xưởng/Bộ phận: Tự động load theo phân xưởng/bộ phận
• Công việc: Tự nhập text
• Thời gian hoàn thành: Tự nhập text
• Ghi chú: Tự nhập text

Tab 3.Kết thúc lệnh sản xuất (cập nhật tại thời điểm kết thúc theo lệnh sản xuất)

Chi tiết:

• Mã SP, tên SP: Lấy giống trong tab “Nội dung công việc”
• SL hoàn thành: Tự nhập
• Thời gian hoàn thành: Tự nhập kiểu ngày tháng
• SL dở dang: Tự nhập số
• Tiếp tục sản xuất: Tự nhập số

Tab 4.Đánh giá chung

Dựa vào kết quả thực hiện => lên kế hoạch sản xuất cho tuần tiếp theo và đánh giá chung=> để tập hợp trên báo cáo Kết quả sản xuất tuần từ ngày…đến ngày…

• Mã SP, tên SP: Lấy giống trong tab “Nội dung công việc”
• Kế hoạch sản xuất tuần tiếp theo: Tự nhập số lượng
• Đánh giá chung: Tự nhập text

2.7. Đóng kế hoạch sản xuất, Đóng lệnh sản xuất

Khi kế hoạch sản xuất hoặc LSX kết thúc hoặc dừng lại không thực hiện nữa vì một lý do nào đó, thực hiện chức năng đóng KHSX, LSX. Trạng thái của phiếu đổi thành “Đã đóng”.

• <<Đóng LSX, KHSX>>: Đổi trạng thái KHSX, LSX thành “Đã đóng”
• <<Hủy đóng LSX, KHSX>>: Hủy trạng thái “Đã đóng” về trạng thái ban đầu

2.8. Phiếu xuất kho nội bộ

Có thể xuất kho nguyên vật liệu theo định mức. Chọn định mức của sản phẩm nào, số lượng, mã kho để tạo phiếu xuất kho. Chương trình vẫn cho phép sửa thông tin phiếu xuất đó.

Tạo phiếu xuất kho theo định mức

Chương trình cho phép tạo phiếu xuất kho theo định mức từ Lệnh sản xuất, Phiếu nhập kho hoặc trên phiếu xuất kho có gắn lệnh sản xuất.

Lưu ý: Phải nhập trước định mức nguyên vật liệu của từng sản phẩm

Trên form cập nhật lệnh sản xuất hoặc phiếu nhập kho, click nút <<Xuất NVL>>, chương trình sẽ yêu cầu khai báo các thông tin như Số phiếu xuất, Mã kho xuất đi, Người nhận hàng, Mã bộ phận hạch toán (để tính giá thành),…rồi tự động tạo phiếu xuất kho theo định mức nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất ra số lượng sản phẩm trên lệnh sản xuất.

Sau đó, người dùng có thể thay đổi các thông tin trên phiếu xuất kho đó.

2.9. Phiếu nhập kho nội bộ

Thông tin chi tiết:

• Mã vật tư, tên vật tư, ĐVT: Trong danh mục vật tư
• Mã kho: Tự chọn trong danh mục kho
• Số LSX: Link theo số lệnh sản xuất
• Tồn kho: Tự động chương trình tính và hiển thị số lượng tồn kho tức thời hiện có trong kho
• Số lượng: Số lượng nhập kho, tự nhập
• Đơn giá, Tiền hàng: Tự động cập nhật sau khi tính giá thành
• TK nợ: nhập kho thành phẩm thì nhập TK 1551, TK có: 154 => để tính giá thành sản phẩm
• Mã sản phẩm: Tự động gán
• Đánh giá chung: tự nhập
• Nút <<Xuất XVL>>: Chương trình cho phép tạo phiếu xuất nguyên vật liệu theo định mức từ số lượng thành phẩm nhập kho (nếu muốn)

2.10. Định mức nguyên vật liệu

Nhập định mức nguyên vật liệu cho 1 đơn vị thành phẩm/bán thành phẩm. Từ đó chương trình cho phép tự động tạo phiếu xuất kho theo định mức theo số lượng thành phẩm/bán thành phẩm trên lệnh sản xuất, phiếu xuất kho đó vẫn cho phép thay đổi các thông tin vật tư, số lượng,…

Thêm định mức:

• Số lượng định mức: Để 5 chữ số thập phân
• Thiết kế nút <> để lấy định mức nguyên vật liệu của sản phẩm. File Excel mẫu gồm các trường thông tin: Mã phân xưởng, Mã sản phẩm, ĐVT, Mã vật tư, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Số lượng định mức.
• Mã phân xưởng: Lấy trong danh mục công đoạn/phân xưởng
• Mã vật tư, tên vật tư, đvt: Lấy trong danh mục vật tư
• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc: Là ngày hiệu lực của định mức. Nếu định mức nào thay đổi thì nhập đầy đủ cả ngày kết thúc.

Lưu ý:

• Nguyên vật liệu cho mỗi thành phẩm khi nhập không được trùng nhau. Nếu trên định mức có các bán thành phẩm (không tính giá thành: Khuôn dập là, khuôn dập lẫy, khuôn dập vòng đệm) trùng nhau về nguyên vật liệu thì phải cộng tổng số lượng định mức của NVL đó.

III. SIS Việt Nam thiết kế phần mềm theo yêu cầu của Sao Mai

1. Tổng hợp nhu cầu vật tư cho sản xuất

Điều kiện lọc:

Số LSX: Lấy theo cửa sổ lọc

• Tên vật tư, quy cách, ĐVT: Các NVL trong bảng định mức của các mã sản phẩm có trên LSX đó.
• NC theo định mức (4): Số lượng Sản phẩm trên lệnh sản xuất * Định mức NVL
• Tồn kho B1 (5): Tính và hiển thị tồn kho tức thời của kho B1
• Mã kho XN/PX (6): Hiển thị mã kho của kho XN/PX lấy từ cửa sổ lọc. Tính và hiển thị tồn kho tức thời của kho đó.
• Đề nghị bổ sung (7) = (4) – (5) – (6)

2. Báo cáo KQSX theo tuần và kế hoạch tuần tiếp theo

Điều kiện lọc:

Báo cáo nhóm theo trường Đơn vị, Loại hàng trên LSX

• Tiêu đề tuần từ…đến…: Lấy từ ngày, đến ngày trên cửa sổ lọc
• (1): Số lệnh sản xuất
• (2), (3): Thời gian bắt đầu, TG kết thúc trong phần Nội dung công việc của LSX.
• (4), (5): Tên sản phẩm, ĐVT trên LSX
• (6): Số lượng trên LSX của từng sản phẩm
• (7): Kết quả thực hiện lệnh sản xuất đến hết tháng…– Là số lượng nhập kho của từng SP theo LSX trên phiếu nhập kho tính đến hết tháng được nhập ở cửa sổ lọc.
• (8): Số lượng nhập kho của từng SP theo LSX trên phiếu nhập kho tính đến thời điểm “Đến ngày” trên cửa sổ lọc.
• (9): Lấy trên kế hoạch sản xuất theo tháng ở cửa sổ lọc của sản phẩm
• (10), (11), (12), (13), (14): Số lượng nhập kho trên phiếu nhập kho thành phẩm có gắn số LSX của mỗi sản phẩm tính theo tuần trên lịch.
• (15)= Sum((10), (11), (12), (13), (14))
• (16, (17): Lấy ở Tab 4.Đánh giá chung trên lệnh sản xuất theo từng mã sp

3. Bảng kê kế hoạch sản xuất

Điều kiện lọc: Lọc theo loại kế hoạch: KH năm, KH tháng và lọc theo trạng thái của kế hoạch

• Bảng kê KHSX hiển thị dưới dạng 2 màn hình:
• Màn hình trên: Là tất cả các KHSX theo điều kiện lọc
• Màn hình dưới: Hiển thị chi tiết nội dung của từng KHSX khi click vào 1 KHSX cụ thể

Mẫu in báo cáo:

4. Tổng hợp kế hoạch sản xuất

Bảng tổng hợp kế hoạch sản xuất hiển thị theo số lượng kế hoạch năm và chi tiết kế hoạch của 12 tháng trong năm.

Điều kiện lọc:

Mẫu in:

5. Bảng kê lệnh sản xuất

Điều kiện lọc:

• Bảng kê KHSX hiển thị dưới dạng 2 màn hình:
• Màn hình trên: Là tất cả các LSX theo điều kiện lọc
• Màn hình dưới: Hiển thị chi tiết nội dung của từng LSX khi click vào 1 LSX cụ thể

Mẫu in:

6. Bảng tổng hợp các bút toán khử trùng, điều chỉnh

Điều kiện lọc

• Kỳ hợp nhất:

Mẫu báo cáo

• Toàn bộ thông tin trên báo cáo lấy từ phiếu xử lý số liệu hợp nhất

7. Báo cáo hợp nhất

• Báo cáo sử dụng mẫu chuẩn theo thông tư 200, các số liệu trên báo cáo được lấy lên đã bao gồm các bút toán điều chỉnh và khử trùng
• Là loại báo cáo chỉ tiêu, được khai báo bằng chỉ tiêu số liệu từ các tài khoản

8. Bảng cân đối phát sinh tài khoản

• Báo cáo lên số liệu theo ô bàn cờ, và có số liệu hợp nhất cuối cùng

Kết luận

Như vậy, với các yêu cầu thiết kế của Sao Mai, SIS đã hoàn thành và bàn giao thành công. Với sự hỗ trợ của phần mềm SIS ERP, chắc chắn Công ty Điện tử Sao Mai sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí trong khâu quản lý.