Hóa Đơn Tài Chính Là Gì

Bạn có biết hiện nay rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh đang khá đau đầu vì sự phức tạp của hóa đơn tài chính chưa?

Bởi các quy định nghiêm ngặt về lập, sử dụng, quản lý hóa đơn, chứng từ của pháp luật ngày càng kỹ lưỡng, sát sao. Chỉ cần vi phạm một lỗi nhỏ có thể dẫn đến hậu quả khôn lường.

Tuy nhiên, việc hiểu rõ hóa đơn tài chính là gì? Cách thức lập hóa đơn và Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn hợp lệ như thế nào? Sẽ giúp bạn nắm bắt được những thông tin cơ bản để tránh phạm sai lầm.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp mọi thông tin về hóa đơn tài chính, các loại hóa đơn tài chính? Gợi ý một số mẫu hóa đơn theo Thông tư của Bộ Tài chính cho bạn đọc tham khảo.

Hóa đơn tài chính là gì?

Hóa đơn tài chính, hay còn được gọi là hóa đơn, là một loại văn bản pháp lý hoặc báo cáo được lập ra bởi người bán hàng với mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn bao gồm đầy đủ các thông tin như sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Số lượng, đơn vị tính.
• Giá bán.
• Thành tiền.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Tổng số tiền thanh toán.
• Ký hiệu, mã số của hóa đơn.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Các loại hóa đơn tài chính

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn mà các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng khi họ bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và áp dụng thuế giá trị gia tăng (VAT) lên giá sản phẩm hoặc dịch vụ đó.

Hóa đơn này được sử dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong những hoạt động như:

• Mua bán hàng hóa và cung ứng các dịch vụ nội địa.
• Các hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất vào các khu vực phi thuế quan và các trường hợp khác được xem như xuất khẩu hàng hóa.
• Xuất khẩu hàng hóa và cung ứng các dịch vụ sang nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn thanh toán)

Hóa đơn bán hàng hay hóa đơn thanh toán, là một loại chứng từ được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các bên với nhau.

Hóa đơn này được sử dụng cho các đối tượng như sau:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán những hàng hóa, dịch vụ trong nước, xuất vào khu vực phi thuế quan và các trường hợp xem như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ sang nước ngoài.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ sang nước ngoài và trên hóa đơn phải ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa đơn thanh toán chính là chứng từ gốc trong kế toán, nó đóng vai trò căn cứ trong việc hạch toán kế toán. Đồng thời nó có vai trò quan trọng trong quản lý thuế, được coi như một chứng từ của thuế, giúp quá trình hạch toán, kê khai thuế trở nên dễ dàng hơn.

Để giúp cho quá trình lập hóa đơn nhanh chóng và tối ưu nhất, bạn có thể tham khảo phân hệ quản lý tài chính kế toán của phần mềm SIS ERP SME, phần mềm này giúp doanh nghiệp có thể:

• Phân hệ quản lý mua hàng tự động hóa nghiệp vụ mua hàng: từ lập đơn hàng đến theo dõi việc giao hàng của người bán, thanh toán với nhà cung cấp.
• Tạo đơn đặt mua hàng nhà cung cấp, cho phép tạo đơn hàng trong nước, đơn hàng nhập khẩu.
• Quản lý và chuyển các trạng thái đơn hàng đã tạo.
• Cập nhật nhập mua/nhập khẩu theo đơn hàng.

Các loại hóa đơn khác

• Phiếu thu tiền: Dùng để ghi nhận các khoản thu tiền mặt của doanh nghiệp từ các hoạt động kinh doanh, dịch vụ. Nó có thể sử dụng cho cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và không chịu thuế GTGT.
• Tem, vé, thẻ điện tử: Đây là loại hóa đơn dành cho các đơn vị vận chuyển hành khách và được Cơ quan Thuế quản lý, ngoài ra các Công ty phải định kỳ báo cáo cho cơ quan Thuế.

Các hình thức hóa đơn

Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là loại hóa đơn do chính các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra bằng thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị in ấn khác để sử dụng cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.

Đặc điểm của hóa đơn tự in:

• Doanh nghiệp tự in: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức của hóa đơn.
• Có đầy đủ nội dung theo quy định: Cần đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
• Có ký hiệu, mã số hóa đơn: Do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp.
• Lưu trữ bản mềm: Doanh nghiệp cần lưu trữ bản mềm hóa đơn tự in trong vòng 5 năm.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được lập, phát hành, lưu trữ và sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo tính hợp pháp, an toàn, bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu.

HĐĐT có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật về hóa đơn.

Có hai loại hóa đơn điện tử chính, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử bán lẻ: Dành cho các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng.
• Hóa đơn điện tử theo hóa đơn bán hàng: Hóa đơn này dành cho các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ với nhau.

Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là loại hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho việc bán hàng hóa, dịch vụ. Có hai loại hóa đơn đặt in chính:

• Hóa đơn đặt in theo mẫu: Doanh nghiệp đặt in theo mẫu do cơ quan thuế ban hành.
• Hóa đơn đặt in tự thiết kế: Doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn và được cơ quan thuế phê duyệt.

Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn hợp lệ

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là một dãy ký tự được quy định để xác định loại hóa đơn, năm lập hóa đơn và số thứ tự của hóa đơn.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn được in trên mỗi tờ hóa đơn và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hóa đơn, đảm bảo tính hợp pháp và chính xác cho các giao dịch mua bán. Ký hiệu mẫu số hóa đơn bao gồm:

Ký tự đầu tiên:

• C: Cho biết hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• K: Cho biết hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

02 ký tự tiếp theo thể hiện năm lập hóa đơn bằng hai chữ số cuối của năm dương lịch.

Một ký tự tiếp sau năm lập hóa đơn là một chữ cái được quy định là T, D, L, M, B, G hay H:

• T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• D: HĐĐT đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
• L: Áp dụng với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo những lần phát sinh.
• M: HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền.
• B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• G: Chữ cái này áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
• H: Chữ cái này áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Ký tự tiếp theo:

• 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
• 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• 4: Phản ánh loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• 5: Phản ánh loại phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• 6: Phản ánh loại tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
• 7: Phản ánh loại tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối cùng: Do người bán tự xác định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

Một số câu hỏi liên quan

Làm thế nào để xuất hóa đơn điện tử

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp đang sử dụng.
• Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi” hay có thể chọn một loại hóa đơn đang muốn lập, xuất.
• Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn cần xuất.
• Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất bằng cách chọn “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Ký, đóng dấu hóa đơn vừa xuất, in ra dưới dạng giấy.

Hóa đơn điện tử có xuất cho khách lẻ được không?

Có. Trong trường hợp khách lẻ, cá nhân không lấy hóa đơn được căn cứ Theo quy định tại điều 3 khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC có sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC, người bán vẫn phải xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ, ghi rõ trong hóa đơn với nội dung “người mua không lấy hóa đơn” hay “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Hóa đơn đỏ có phải là hóa đơn giá trị gia tăng không?

Có. Hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in sau khi đăng ký mẫu cho cơ quan thuế do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất và được dùng để làm căn cứ xác định số tiền thuế cần phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Hóa đơn tài chính tiếng Anh là gì?

Hóa đơn tài chính trong tiếng Anh có thể được dịch nhiều nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào từng ngữ cảnh cụ thể, một số nghĩa tiếng Anh được dịch là:

• Invoice: Đây là cách gọi chung cho tất cả các loại hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn tài chính.
• Financial invoice: Từ này là cách gọi cụ thể cho hóa đơn tài chính, dùng để ghi lại giao dịch tài chính giữa hai bên với nhau.
• Tax invoice: Đây là loại hóa đơn được sử dụng cho các giao dịch chịu thuế, bao gồm các thông tin về thuế.
• Receipt: Biên lai là loại hóa đơn thường được sử dụng trong các giao dịch bán lẻ, khi nói đến từ ngữ cảnh này bạn có thể sử dụng từ “Receipt”.

Trên đây là toàn bộ thông tin về hóa đơn tài chính là gì. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và công sức khi làm các công việc thủ công như nhập số liệu, sắp xếp, tìm kiếm, phân loại hóa đơn, các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh có thể tham khảo phần mềm quản trị tài chính kế toán giúp giảm thiểu sai sót, bảo mật thông tin tài chính an toàn, theo dõi và quản lý chi tiêu hiệu quả nhé.