Quản Lý Đơn Hàng

Đã bao giờ bạn cảm thấy quá tải với lượng đơn hàng và hợp đồng “khổng lồ”?

Việc quản lý thông tin khách hàng trở nên rối rắm và mất kiểm soát?

Bạn muốn tìm một giải pháp để quản lý chúng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp?

Phân hệ CRM chính là giải pháp hoàn hảo! Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá cách sử dụng CRM để tối ưu hóa quy trình bán hàng và hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng một hệ thống quản lý đơn hàng và hợp đồng một cách khoa học!

1. Những khó khăn khi quản lý đơn hàng & hợp đồng

1.1. Đối với quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng bao gồm quá trình từ tiếp nhận đơn hàng, theo dõi đơn hàng đến khi hoàn tất đơn hàng giao đến tay khách hàng. Quá trình này được diễn ra theo một trình tự nhất định nhằm đảm bảo cho việc bán hàng tiến hành một cách khoa học, thuận tiện, nhanh chóng. 

Tuy nhiên, nếu không giám sát và quản lý kỹ lưỡng đơn hàng thì tình trạng thất thoát đơn hàng xảy ra thường xuyên trong các doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng doanh nghiệp hàng ngày phải tiếp nhận với hàng trăm, hàng nghìn đơn hàng cùng lúc, điều này dễ dẫn đến việc bỏ sót đơn hàng hoặc không thể xử lý cùng lúc nhiều đơn hàng bị lỗi trong quá trình vận chuyển. 

Nếu như tình trạng này diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp không những không đảm bảo được sự hài lòng của khách hàng mà còn gặp nhiều rủi ro và khó khăn trong quá trình kinh doanh, cụ thể:

• Khó khăn trong việc phân loại đơn hàng: Việc trì hoãn lô hàng hay gửi sai sản phẩm cho khách hàng dễ gặp phải nếu như doanh nghiệp nhập thông tin đơn hàng theo cách thủ công. 
• Dễ thất thoát đơn hàng: Khi số lượng đơn hàng tăng cao, đối với những doanh nghiệp đang mở rộng, nếu như không có công cụ quản lý sẽ dẫn đến tình trạng bỏ sót đơn hàng, không hệ thống được đầy đủ, chi tiết.
• Khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng: Với số lượng khách hàng lớn, khi đặt hàng sẽ có những nhu cầu phát sinh, cần phải xử lý và giải quyết nhanh chóng, doanh nghiệp cần có hệ thống tổng hợp những yêu cầu và khiếu nại của khách hàng để giải quyết kịp thời.
• Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ: Quá trình xử lý một đơn hàng thường trải qua nhiều giai đoạn (nhận đơn, xử lý, giao hàng, thanh toán), việc theo dõi từng giai đoạn đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác.

1.2. Đối với quản lý hợp đồng

Trong môi trường kinh doanh, hợp đồng chính là nền tảng của mọi giao dịch. Nếu như doanh nghiệp không hệ thống được đầy đủ thông tin trong hợp đồng, rất dễ xảy ra tranh chấp. Bởi hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo điều lệ và điều khoản cần phải thực hiện giữa hai bên đã thỏa thuận. Nếu như doanh nghiệp quản lý hợp đồng không hiệu quả, sẽ dẫn đến những trường hợp sau:

• Thiếu minh bạch và tin tưởng: Nếu việc quản lý hợp đồng không được thực hiện đúng quy trình, trong quá trình xử lý bản hợp đồng có thể dẫn đến các sai sót như nhầm lẫn thông tin, chậm trễ trong việc gửi thông báo, thanh toán,... Điều này gây ra nhiều hiểu lầm giữa bạn và đối tác, khó đạt được lợi ích kinh doanh lâu dài.
• Quản lý thông tin không hiệu quả: Thông tin về hợp đồng bị phân tán ở nhiều nơi khác nhau như email, file Excel, giấy tờ... gây khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật và tổng hợp dữ liệu. Ngoài ra, dễ xảy ra tình trạng mất mát dữ liệu quan trọng như điều khoản hợp đồng, lịch sử giao dịch, dẫn đến các quyết định kinh doanh không chính xác.
• Khó khăn trong việc quản lý khách hàng: Doanh nghiệp không có cái nhìn tổng quan về lịch sử giao dịch, nhu cầu của khách hàng, không hệ thống đầy đủ dữ liệu gây ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch kinh doanh và khó xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

2. Vai trò của phân hệ CRM trong việc giải quyết vấn đề trên

Để giải quyết những khó khăn trên, Phân hệ CRM của SISERPsme ra đời giúp doanh nghiệp:

• Quản lý hợp đồng hiệu quả: Phân hệ CRM cho phép bạn tạo, chỉnh sửa hợp đồng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Thông tin về hợp đồng, trạng thái hợp đồng, chi tiết về sản phẩm, thanh toán,.. đều được thể hiện chi tiết, minh bạch.
• Tập trung hóa thông tin và tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất: Tất cả các thông tin chi tiết về đơn hàng và hợp đồng đều được lưu trữ tập trung trong một hệ thống, các bộ phận có thể truy xuất dữ liệu dễ dàng.
• Liên thông dữ liệu đơn hàng: Phân hệ CRM liên kết với các bộ phận khác nhau và sẽ tự động cập nhật thông tin về đơn hàng, thanh toán, hàng tồn kho, sản xuất,... giúp bạn có cái nhìn chính xác về hoạt động kinh doanh của mình.
• Theo dõi đơn hàng hiệu quả: Hệ thống theo dõi toàn bộ quá trình của đơn hang từ khi khách đặt hàng, xử lý đơn hàng, giao hàng đến khi thanh toán và chăm sóc sau bán hàng.

Với sự hỗ trợ của CRM, bạn có thể giải quyết những khó khăn trong việc theo dõi đơn hàng và giám sát hợp đồng một cách hợp lý, hiệu quả. Bằng cách sử dụng CRM, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu quả làm việc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh.

3. Lợi ích của tính năng quản lý đơn hàng và hợp đồng trong phân hệ CRM

• Đối với đơn hàng: Tính năng này giúp người dùng lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa, giá thành,.. mà khách hàng đã đặt mua theo những thông tin được nhập từ tính năng báo giá. Trong đơn hàng, người dùng có thể xem được các thông tin như hạn giao hàng, hình thức thanh toán, tỷ lệ chuyển khoản, các chương trình khuyến mãi,... và có thể sửa lại đơn giá, số lượng sản phẩm theo sự thay đổi của hai bên.

Từ các thông tin tại đơn hàng, hệ thống có thể sinh hợp đồng từ đơn hàng và tạo phiếu xuất sau khi đơn hàng được xác nhận. 

• Đối với hợp đồng: Tính năng này cho phép lưu trữ thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa,... các thông tin này được tự động từ tính năng báo giá, đơn hàng. Hợp đồng có thể được tạo từ báo giá, đơn hàng hoặc có thể được tạo mới trực tiếp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tránh sai sót nhầm lẫn.

4. Hướng dẫn các bước quản lý đơn hàng hiệu quả trong phân hệ CRM

Dưới đây là các bước quản lý đơn hàng hiệu quả trong phân hệ CRM với SISERPsme:

Bước 1: Truy cập vào màn hình chính của phần mềm:

Bạn cần vào Module Quản lý khách hàng, sau đó chọn “Cập nhật số liệu” => “Đơn hàng”.

Bước 2: Nhập liệu đơn hàng:

• Nhập thông tin khách hàng: Đảm bảo thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác, bao gồm: Mã khách, địa chỉ, người mua hàng,...
• Chi tiết hóa sản phẩm: Mô tả chi tiết các sản phẩm, dịch vụ trong đơn hàng.

Thiết lập điều kiện thanh toán và giao hàng: Xác định rõ các điều khoản thanh toán và phương thức thanh toán và hạn giao hàng.

Bước 3: Theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng:

Bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng tại đây. Hệ thống chi tiết đầy đủ từ mã khách, tên khách, mã nhân viên bán hàng,... giúp ban quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin toàn bộ về đơn hàng.

Bước 4: Phân tích dữ liệu và báo cáo: 

Sau khi hoàn tất quá trình đơn hàng, ban lãnh đạo sử dụng các báo cáo để phân tích hiệu quả bán hàng, sản phẩm bán chạy, khách hàng tiềm năng,... Báo cáo trực quan, được thể hiện chi tiết dưới dạng bảng biểu, biểu đồ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về chiến lược bán hàng và dựa vào dữ liệu phân tích để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

5. Hướng dẫn các bước quản lý hợp đồng hiệu quả trong phân hệ CRM

Bước 1: Truy cập vào màn hình chính của phần mềm:

Bạn vào Module Quản lý khách hàng => Cập nhật số liệu => Hợp đồng bán hàng.

Bước 2: Nhập liệu hợp đồng:

Phần thông tin hợp đồng:

• Đối với hợp đồng được sinh từ đơn hàng:

Các thông tin trong bản hợp đồng được nhập liệu sẵn từ đơn hàng, doanh nghiệp có thể xem được các thông tin như: Loại hợp đồng, thông tin bên doanh nghiệp và bên khách hàng, chi tiết sản phẩm, hàng hóa, tiến độ thực hiện,... Với tính năng tự động này, doanh nghiệp giảm thiểu các lỗi sai sót, nắm bắt được toàn bộ thông tin về đơn hàng, dễ dàng tra cứu, truy xuất hợp đồng, từ đó xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng và tối ưu tỷ lệ gia hạn hợp đồng.

• Đối với tạo hợp đồng mới:

Bạn chọn “Mới” tại góc trái màn hình.

Bạn nhập đầy đủ thông tin tại hợp đồng: Loại hợp đồng, Khách hàng, Địa chỉ, Đại diện, Hình thức thanh toán, Diễn giải.

Khác với việc bạn tạo hợp đồng trong file thông thường, phải nhập liệu các trường thông tin thủ công. Với SISERPsme, bạn chỉ cần nhập “khách hàng”, phần mềm sẽ tự động Matching mọi dữ liệu vào bản hợp đồng. Điều này làm giảm thiểu sai sót, tăng tính linh hoạt, giúp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý trên giấy tờ và cải thiện hiệu suất bán hàng.

Như vậy, qua những chia sẻ trên, SIS Việt Nam hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về cách quản lý đơn hàng và hợp đồng hiệu quả với phân hệ CRM. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý các hoạt động này, phân hệ CRM là một sự lựa chọn lý tưởng dành cho doanh nghiệp bạn! Bằng cách tận dụng các tính năng vượt trội của CRM, bạn có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.