Quy trình nâng cấp hệ thống ERP

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp khó khăn về hệ thống dữ liệu không chính xác, quy trình rườm rà hay khó khăn trong việc mở rộng kinh doanh?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đang sử dụng đang không còn phù hợp với thời đại ngày nay?

Bạn có muốn nâng cấp phần mềm ERP để khắc phục những hạn chế, nâng cao sự cạnh tranh với đối thủ?

Hãy cùng khám phá ngay bài viết dưới đây! SIS Việt Nam sẽ giải đáp lý do tại sao doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm ERP và quy trình nâng cấp hệ thống ERP quan trọng mà bạn cần nắm rõ để giải quyết các vấn đề và tận dụng tối đa tiềm năng của doanh nghiệp!

1. Thời điểm các doanh nghiệp cần nâng cấp ERP:

Nâng cấp phần mềm ERP chính là quá trình cải tiến và cập nhật hệ thống ERP lên một phiên bản mới, cải thiện hiệu suất và triển khai những tính năng mới hiện đại hơn. Điều này thường được thực hiện để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng phức tạp, cải thiện hiệu quả hoạt động, tận dụng các công nghệ mới và đảm bảo tính tương thích với các hệ thống khác. Dưới đây sẽ giải đáp cụ thể về lý do tại sao doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống ERP:

1.1. Thay thế hệ thống lỗi thời:

Hệ thống ERP cũ thường không đáp ứng được khối lượng dữ ngày càng lớn, dẫn đến hệ thống cập nhật chậm, gián đoạn hoạt động kinh doanh. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm lỗi thời cũng sẽ gây ra các vấn đề về bảo mật thông tin, dễ bị hacker tấn công và mất đi thông tin quan trọng. Bởi hệ thống ERP cũ thường không được cập nhật các tính năng bảo mật mới, làm cho hacker dễ dàng xâm nhập.

1.2. Đáp ứng thay đổi của thị trường và công nghệ:

Để duy trì vị thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần có khả năng thích ứng nhanh chóng với những biến động của thị trường, để làm được điều này, ban lãnh đạo nên có những chiến lược kinh doanh linh hoạt để đối phó với sự phát triển này. Cập nhật phiên bản mới nhất của ERP sẽ giúp nhà quản trị cải thiện khả năng ra quyết định, có dữ liệu chính xác theo thời gian thực để lên chiến lược cụ thể hóa hơn.

Bên cạnh đó, sự ra đời của các công nghệ mới như AI, IoT, Big Data, điện toán đám mây,...đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật hệ thống để tận dụng tối đa những lợi ích mà chúng mang lại.

1.3. Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng:

Hầu như tất cả người dùng đều lựa chọn những sản phẩm có tính thân thiện, trực quan, sinh động, dễ sử dụng. Bởi nếu như một phần mềm được thiết kế quá rắc rối, chồng chéo, không khoa học, hiện đại thì người dùng sẽ tốn nhiều thời gian để học hỏi, làm quen và khó nhớ, điều này dẫn đến sự không hài lòng từ phía người dùng.

Nên với việc cải thiện trải nghiệm người dùng, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu thời gian đào tạo nhân viên mới, tiết kiệm công sức, tiền bạc và tăng cường hiệu quả làm việc.

2. Quy trình nâng cấp ERP:

Việc nâng cấp hệ thống ERP là một quyết định quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Khi quy mô và độ phức tạp của hoạt động kinh doanh tăng lên, hay phần mềm tải dữ liệu trở nên chậm hơn, hệ thống ERP cũ có thể trở nên hạn chế và không còn đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, trước khi nâng cấp lên phiên bản mới thì bạn cần nắm chắc các bước sau:

2.1. Lập kế hoạch chi tiết:

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình triển khai chi tiết, bao gồm thời gian, nguồn lực và các giai đoạn. Việc lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp biết rõ hướng đi, tránh bỏ sót những khâu quan trọng. Kế hoạch nâng cấp thường bao gồm các bước như sau:

• Xác định nhu cầu và đánh giá lại hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
• Làm việc với nhà cung cấp phần mềm.
• Sắp xếp, hệ thống hóa dữ liệu.
• Sao lưu dữ liệu, làm sạch dữ liệu.
• Đào tạo nhân viên.

2.2. Xác định nhu cầu và đánh giá lại hệ thống hiện tại của doanh nghiệp:

Trước khi nâng cấp lên phần mềm phiên bản mới nhất, ban lãnh đạo cần phải xác định rõ những mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được sau khi nâng cấp, chẳng hạn như tăng năng suất, cải thiện chất lượng dịch vụ, giảm chi phí,... Sau đó xác định các tính năng và chức năng mới mà hệ thống ERP đáp ứng để hỗ trợ cho nhu cầu của doanh nghiệp.

 Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần đánh giá những hạn chế, bất cập của hệ thống ERP đang sử dụng bằng cách đo lường hiệu quả của các quy trình hiện tại, xác định những điểm nghẽn, thu thập ý kiến phản hồi từ phía nhân viên. Việc thu thập thông tin cụ thể sẽ giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan hơn trước khi ra quyết định nâng cấp.

2.3. Sắp xếp, hệ thống hóa dữ liệu:

Để đảm bảo dữ liệu hiện tại chính xác, đầy đủ và nhất quán thì cần có bước kiểm tra chất lượng dữ liệu. Sau khi kiểm tra, cần sắp xếp lại cấu trúc dữ liệu để phù hợp với hệ thống của ERP, các doanh mục chuẩn hóa dữ liệu như sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp và báo cáo tài chính,...

2.4. Sao lưu toàn bộ dữ liệu cũ:

Trong quá trình chuyển đổi, việc rủi ro mất mát dữ liệu là điều khó có thể tránh khỏi, nên ban lãnh đạo cần phải làm việc với đơn vị chuyển đổi về vấn đề sao lưu để đảm bảo dữ liệu vẫn còn nếu như rủi ro xảy ra. Cách khắc phục trường hợp này là bạn có thể chuyển thử một phần dữ liệu nhỏ trước, xem quá trình chuyển đổi có gặp vấn đề gì không, nếu không có thì bạn có thể hạn chế được tối đa về rủi ro đối với nguồn dữ liệu của mình.

2.5. Dọn dẹp, làm sạch dữ liệu:

Sau khi hoàn tất quá trình chuyển dữ liệu sang hệ thống mới, doanh nghiệp sẽ xem xét và loại bỏ dữ liệu trùng lặp, không chính xác hoặc không cần thiết. Ngoài việc loại bỏ, ban lãnh đạo có thể sửa lỗi về định dạng, cấu trúc hoặc thông tin không chính xác nhằm đảm bảo dữ liệu được sắp xếp theo tiêu chuẩn mới để tránh lỗi trong quá trình sử dụng.

2.6. Đào tạo người dùng:

Khi có sự thay đổi về hệ thống, các giao diện, tính năng cũng được cải tiến mới. Vì những điều này, doanh nghiệp cần có những chính sách đào tạo bài bản, để nhân viên có thể hiểu rõ những cập nhật mới, nó mang lại lợi ích, giá trị gì, cách vận hành như thế nào cho hiệu quả. Điều này tránh tình hình hoạt động kinh doanh bị trì hoãn lâu, xảy ra nhiều lỗi trong quá trình vận hành.

Vậy phiên bản ERP hiện tại của bạn có còn đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp không? Hệ thống có còn đủ nhanh, mượt mà, thông minh để hỗ trợ các quy trình phức tạp? Những báo cáo lỗi thường xuyên, tốc độ xử lý chậm chạp có đang ảnh hưởng đến hiệu quả của nhân viên?

Nếu gặp phải những vấn đề gây cản trở đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi ngay tại đây hoặc liên hệ qua Hotline 0912 929 785 để được tư vấn nâng cấp Phần mềm quản trị doanh nghiệp nhanh nhất!

Nhìn chung, khi nắm rõ được các bước trong quy trình triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp có một bức tranh tổng quan và lựa chọn được có nên chuyển đổi sang hệ thống mới hay không. Bằng việc xác định rõ nhu cầu, lựa chọn giải pháp phù hợp, chuẩn bị dữ liệu kỹ lưỡng, và đào tạo nhân viên, doanh nghiệp có thể triển khai thành công dự án nâng cấp ERP và thu được những lợi ích thiết thực. Tuy nhiên, thành công của quá trình này còn phụ thuộc vào sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm.