Các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công và bài học rút ra cho bạn

Bạn có loay hoay tìm kiếm giải pháp giúp doanh nghiệp bứt phá trong thị trường cạnh tranh khốc liệt?

Bạn muốn đưa doanh nghiệp tiến tới thành công nhưng vẫn còn mơ hồ về cách quản lý dự án cũng như điều hành nhân sự chưa thực sự tập trung?

Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn những ví dụ điển hình về các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công tại Việt Nam, từ đó giúp bạn học hỏi kinh nghiệm và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Hãy cùng học hỏi bí quyết từ những "ông lớn" và áp dụng cho doanh nghiệp của bạn, sau đó tạo nên cú hích bứt phá ngoạn mục!

1. Thế nào là một dự án ERP thành công?

Một dự án ERP được coi là thành công khi nó được triển khai một cách hiệu quả, đúng hạn, không vượt quá ngân sách, đáp ứng được mục tiêu đã đặt ra và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số đặc điểm của một dự án ERP thành công:

• Doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng: Dự án ERP cần có mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Mục tiêu cần được xác định dựa trên nhu cầu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch chi tiết: Cần lên lịch trình một cách thực tế, chi tiết bao gồm các giai đoạn thực hiện, nhiệm vụ cụ thể, thời gian hoàn thành và người chịu trách nhiệm. Kế hoạch cần được lập ra một cách cẩn thận và thực tế, đồng thời cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế của dự án
• Đo lường và đánh giá: Dự án ERP cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Việc đo lường và đánh giá cần được thực hiện dựa trên các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đã được xác định trước đó.
• Truyền thông hiệu quả: Truyền thông hiệu quả sẽ giúp tạo sự đồng thuận và huy động được sự tham gia của tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ mục tiêu, kế hoạch và tiến độ của dự án.

2. Các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công

2.1 Công ty Dược phẩm CTT

Công ty Cổ phần Prohealth Việt Nam là doanh nghiệp hàng đầu về cung cấp, phân phối sản phẩm dược phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam. Lượng sản phẩm cung cấp cho thị trường hàng năm rất lớn, có nhiều khách hàng khác nhau. Chính vì thế mà vấn đề quản lý bán hàng của doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn. Một số vấn đề mà công ty gặp phải như:

• Quản lý thông tin khách hàng chưa tốt do lượng khách quá nhiều.
• Mọi dữ liệu từ mã khách hàng, trạng thái đơn hàng, doanh số bán hàng,.. đều được tích hợp và cập nhật liên tục.
• Tối ưu hóa chi phí thủ công.

Sau khi triển khai ERP bên SIS Việt Nam, Công ty dược phẩm CTT  đã giúp:

• Thủ tục kinh doanh được tích hợp.
• Ra quyết định chiến lược nhanh chóng, chính xác.
• Thông tin về hàng hóa, khách hàng, cơ hội,… được cập nhật theo thời gian thực.
• Đưa ra dự báo.
• Quản lý khách hàng hiệu quả.
• Quản lý hàng tồn kho tốt.
• Tiết kiệm chi phí.
• Hệ thống báo cáo đa dạng.

2.2 Nhà máy sản xuất Nitori Việt Nam

Doanh nghiệp chế xuất Nitori Việt Nam có địa chỉ tại Lô 35, KCN Quang Minh I, TT Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội, Việt Nam. Là một thành viên của tập đoàn Nitori của Nhật Bản. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ nội thất. Vì doanh nghiệp có quy mô hoạt động tương đối lớn nên Nitori đã gặp khó khăn như sau:

• Quản lý thông tin sản phẩm nội thất còn chưa tốt.
• Theo dõi quy trình nhập - xuất hàng hóa; theo dõi mã vạch vật tư; theo dõi sản phẩm nội thất theo từng mặt hàng/đơn hàng; theo dõi tồn kho theo từng kho; báo cáo kho còn chưa nhanh chóng, chính xác, vẫn còn nhập sai và nhiều quy trình thủ công.

Sau khi triển khai ERP bên SIS Việt Nam, Doanh nghiệp chế xuất Nitori đã giải quyết:

• Tăng hiệu quả làm việc
• Quản lý hàng tồn kho tốt hơn
• Giảm đáng kể chi phí lao động

2.3 Công ty Doveco Ninh Bình

DOVECO hoạt động chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thực phẩm (hoa quả). Đặc biệt với quy mô lớn, hoạt động trên cả thị trường trong và ngoài nước. Điều này khiến cho DOVECO phải đối mặt với các vấn đề lớn đến từ bán hàng. Các vấn đề mà công ty Doveco gặp phải như:

• Quản lý thông tin khách hàng trong và ngoài nước chưa chặt chẽ.
• Thủ tục kinh doanh bên nước ngoài chưa rõ ràng, gặp nhiều thủ tục rắc rối như thuế, phương thức vận chuyển bên đó.
• Đưa sản phẩm đến tay khách hàng chưa theo dõi chính xác được tình trạng đơn hàng.
• Chưa chăm sóc được khách hàng sau bán, dẫn tới một số khách hàng chưa hài lòng về dịch vụ.
• Vì lượng khách hàng lớn lên báo cáo về doanh số còn chưa được chi tiết.

Sau khi triển khai ERP bên SIS Việt Nam, Công ty Doveco Ninh Bình đã giải quyết:

• Thủ tục kinh doanh được tích hợp.
• Ra quyết định chiến lược nhanh chóng, chính xác.
• Thông tin về hàng hóa, khách hàng, cơ hội,… được cập nhật theo thời gian thực.
• Đưa ra dự báo.
• Quản lý khách hàng hiệu quả.
• Quản lý hàng tồn kho tốt.
• Tiết kiệm chi phí.
• Hệ thống báo cáo đa dạng.

2.4 Tập đoàn Petrolimex

Petrolimex là tập đoàn đầu tiên ứng dụng thành công phần mềm ERP trong kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam. Trước khi áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động, vì với sự biến động của thị trường xăng dầu thế giới và yêu cầu quản lý Nhà nước đối với thị trường xăng dầu nội địa trong những năm đó, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn cần đòi hỏi tính minh bạch, kịp thời và chuẩn xác của dữ liệu thông tin. Trong khi đó, hệ thống quản lý phân tán, dữ liệu rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, vấn đề triển khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội tại Petrolimex.

Sau khi Petrolimex áp dụng hệ thống ERP, Tập đoàn đã có những kết quả sau:

• Đáp ứng được nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ liệu tập trung tại Công ty mẹ; đảm bảo các yêu cầu như tính đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời ra quyết định.
• Kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán - tài chính; rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực, chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một công ty đại chúng.
• Kiểm soát và phát hiện được các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, đảm bảo tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể truy cập tới từng chứng từ gốc để xem xét các thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm.
• Đảm bảo tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá vốn,... để điều hành doanh nghiệp, báo cáo những cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các mục tiêu đặt ra và cân đối vĩ mô.

2.5 Ngân hàng Vietinbank

Ngân hàng Vietinbank là một trong những ngân hàng thuộc Big4 ngành ngân hàng tại Việt Nam. Vì sự lớn mạnh và quy mô rộng lớn nên việc quản lý thông tin dữ liệu còn gặp nhiều khó khăn. Trước kia, hệ thống phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng và ngân hàng là hai nền tảng riêng biệt, điều này làm ảnh hưởng đến tình hình thu chi, ngân sách, doanh thu, lợi nhuận,... chưa được chính xác, kịp thời.

Sau khi triển khai ERP, ngân hàng Vietinbank đã khắc phục được những khó khăn đó, cụ thể:

• Cập nhật trạng thái thời gian thực về tình hình thu chi, ngân sách, doanh thu, lợi nhuận, công nợ; báo cáo tài chính và giám sát dòng tiền chặt chẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính hiện tại.
• Kịp thời phân tích, đánh giá và chủ động đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

2.6 Vinamilk

Tình hình của Vinamilk trước khi sử dụng ERP

Trước khi sử dụng ERP thì Excel vẫn là công cụ chính để quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh hay mua bán hàng của doanh nghiệp. Có thể nói đây là một phần mềm khá lỗi thời, mất thời gian để sử dụng và quản lý nhưng sai sót vẫn xảy ra thường xuyên.

Vinamilk đã ứng dụng ERP

Ngoài ra, Vinamilk cũng gặp phải khó khăn trong vấn đề quản lý đầu vào, đầu ra, các hoạt động hạch toán về chi phí. Đặc biệt còn thiếu sự đồng bộ ở các phòng ban khác nhau, việc truyền tải dữ liệu cũng là vấn đề lớn.

Những vấn đề từ trong việc quản lý nội bộ này sẽ làm cản bước Vinamilk phát triển của mình.

Sự thay đổi của Vinamilk khi ứng dụng phần mềm ERP

Nhận thấy những khó khăn đó, doanh nghiệp Vinamilk đã ứng dụng ERP vào hệ thống quản trị của mình từ năm 2007. ERP sẽ giúp tạo ra một nền tảng xuyên suốt và kết nối các bộ phận của doanh nghiệp rất hiệu quả.

Trong vòng 2 năm thử nghiệm ERP, Vinamilk đã có những thành quả nhất định. Trong đó phải nói đến việc ổn định hệ thống xuyên suốt với nhau. Các trụ sở chính, kho hàng, nhà máy, hệ thống bán hàng ở khắp nơi đều có liên kết rõ ràng. Từ đó giúp cho nhà lãnh đạo của Vinamilk nắm bắt dữ liệu nhanh chóng, chính xác. Doanh nghiệp không ngừng nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường, lọt vào top 200 công ty có doanh thu lên đến hàng tỷ USD ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.

2.6 Thủy sản Minh Phú

Tình hình của thủy sản Minh Phú trước khi áp dụng ERP

Minh Phú là một tập đoàn thủy sản lớn ở nước ta, doanh nghiệp này có nhiều công ty thành viên và hoạt động với quy mô sản xuất rộng lớn. Hàng năm cung ứng ra thị trường hàng tấn sản lượng thủy sản.

Dưới sức ép của chuyển đổi số, thủy sản Minh Phú buộc phải có phần mềm quản trị tập trung, cung cấp các thông tin một cách kịp thời, chính xác để đưa ra quyết định nhanh chóng.

Sự thay đổi của Minh Phú khi sử dụng ERP

Khi áp dụng phần mềm ERP vào hoạt động của thủy sản Minh Phú, tập đoàn này đã đạt được một số mục tiêu chuyển đổi số cụ thể như: Hệ thống vận hành tập trung 24/7, cung cấp số liệu theo thời gian thực, ứng phó kịp thời được các biến động của thị trường, tăng trưởng sản xuất và mở rộng quy mô kinh doanh.

Tập đoàn cũng tin tưởng rằng, phần mềm ERP sẽ cung cấp nền tảng góp phần không nhỏ trong thành công hiện tại của Minh Phú. Giúp doanh nghiệp đạt được tầm nhìn và mục tiêu chiến lược lâu dài.

2.7 Vingroup

Tình hình của Vingroup trước khi ứng dụng ERP

Tập đoàn Vingroup hoạt động vô cùng mạnh mẽ trong những năm qua. Vingroup hoạt động trong nhiều lĩnh vực, dự án khác nhau, điều này khiến cho việc quản lý thông tin các dự án gặp khó khăn.

Vingroup đã thay đổi như thế nào khi áp dụng ERP

Các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công không thể không nhắc đến Vingroup. Từ khi áp dụng ERP và triển khai ở 10 đơn vị hoạt động trong ngành bất động sản, trung tâm thương mại, xây dựng thì Vingroup đã thu về nhiều thành quả rõ rệt.

Hệ thống ERP đã giúp cho Vingroup kiểm soát được toàn bộ quá trình triển khai các dự án, theo dõi chính xác, chi tiết ngân sách, chi phí và lợi nhuận. Đồng thời ban lãnh đạo của Vingroup cũng nắm được dữ liệu quan trọng như: Hợp đồng, khách hàng, doanh thu và chi phí bỏ ra.

Trên đây là 5 doanh nghiệp đã triển khai thành công ERP và đạt được những thành quả nhất định, hỗ trợ công tác quản lý, quản trị toàn diện. Ngoài ra còn có rất nhiều các công ty khác đã và đang sử dụng ERP. Vậy bí quyết nào giúp doanh nghiệp triển khai thành công phần mềm này?

3. Đâu là yếu tố then chốt góp phần triển khai ERP thành công tại các doanh nghiệp Việt Nam

Một trong những “ám ảnh” của các doanh nghiệp trước khi triển khai ERP đó chính là sự thành công hay thất bại. Để áp dụng hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần chú ý vào những yếu tố then chốt sau:

• Khả năng quản lý và quan tâm của ban lãnh đạo:

Người lãnh đạo trong doanh nghiệp được ví như người chèo lái trên con thuyền, dẫn dắt những người trên thuyền đến một đích đến bến đảo. Để đến được bến thành công, doanh nghiệp cần chèo lái vững vàng và có tầm nhìn xa. Đội ngũ lãnh đạo cần phải sáng suốt nắm bắt những tình hình và tham gia hỗ trợ bất cứ lúc nào. 

• Đội ngũ nhân viên thực hiện hiệu quả:

Nhân sự chính là cốt lõi của doanh nghiệp, trong quá trình triển khai ERP, lập trình hoàn thành dự án không phải là bước cuối cùng thành công, việc triển khai thành công chi tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng bài bản phần mềm. 

Cho dù ERP có tối ưu như thế nào thì hệ thống cũng không thể tự động vận hành, quản lý toàn bộ công việc được. Chính vì thế, nếu muốn hệ thống hoạt động trơn tru, hiệu quả thì tất cả các nhân viên từ đội ngũ triển khai đến những phân cấp nhỏ hơn đều phải thành thạo sử dụng hệ thống. Nên vấn đề đào tạo nhân sự được thực hiện một cách nghiêm túc, nhân viên cần được hướng dẫn lý thuyết kết hợp thực hành.

• Đội ngũ am hiểu về Công nghệ thông tin:

Sự kết hợp giữa kiến thức về công nghệ thông tin và nghiệp vụ giúp ban dự án hiểu rõ và xác định được những yêu cầu, kỳ vọng của doanh nghiệp đối với ERP. Các thành viên ban dự án cần phải nắm rõ vai trò của mình bằng cách phối hợp chặt chẽ giữa những bộ phận, từ đó góp phần tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo hệ thống được thiết kế và triển khai một cách phù hợp, hiệu quả.

• Lựa chọn được Module phù hợp:

Trong mỗi doanh nghiệp đều sở hữu những đặc điểm riêng về quy mô, ngành nghề và quy trình hoạt động. Nên trước khi doanh nghiệp ứng dụng giải pháp ERP thì nên xem và đánh giá kỹ lưỡng về tình hình hoạt động kinh doanh. Sau đó sẽ chọn Module phù hợp và đánh giá từng tính năng, ưu nhược điểm của ERP trên thị trường.

• Chọn nhà cung cấp uy tín:

Trong quá trình triển khai ERP, nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp làm quen và vận hành với hệ thống. Nhà quản lý nên ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm trong lĩnh vực và dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả, tận tâm.

4. Bài học rút ra khi sử dụng hệ thống ERP để đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Mục tiêu chính của hệ thống ERP chính là quản lý hiệu quả hơn và kết nối đồng đều với các phòng ban. Điều này sẽ làm tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, cụ thể:

• Tự động hóa: Với ERP, bạn tự động hóa các quy trình thủ công, tránh những sai sót của các nhân viên, điều này giúp các phòng ban có nhiều thời gian để tập trung vào những vấn đề quan trọng như đổi mới, chất lượng và năng suất.
• Lập kế hoạch dễ dàng hơn: Hệ thống cho phép kiểm soát hiệu suất tốt bằng cách cho giao tiếp giữa các phòng ban trở nên rõ ràng hơn bởi hoạt động các dữ liệu được tập trung vào một hệ thống duy nhất, đồng thời nhanh chóng ứng phó rủi ro trên thị trường.
• Tăng doanh thu: Hệ thống báo cáo tình trạng các chương trình Marketing, chăm sóc khách hàng theo nhiều chiều, từ đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến hoạt động tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định: ERP cung cấp cho doanh nghiệp một lượng lớn dữ liệu về hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu này một cách hiệu quả để đưa ra quyết định sáng suốt. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tìm kiếm xu hướng, xác định vấn đề và cơ hội.

Xem thêm: Top 6 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được ưa chuộng nhất

5. SIS ERPSME - đồng hành cùng sự thành công của dự án ERP

SIS Việt Nam là doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực phần mềm quản trị nhằm số hóa doanh nghiệp trong cuộc cách mạng 4.0. SIS sở hữu đội ngũ trẻ, năng động, đầy nhiệt huyết với những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và quản trị. 

Trong quá trình hình thành và phát triển, SIS đã tham gia triển khai nhiều dự án phần mềm với quy mô lớn, một số dự án tiêu biểu thành công như: Tập đoàn xây dựng Hải Lý, Công ty Cổ phần Indochina Gas, Công ty Nhựa cao cấp hàng không Việt Nam,...

Bên cạnh đó, SIS Việt Nam đã được bình chọn là Giải pháp Xuất sắc của ngành phần mềm, công nghệ thông tin Việt Nam tại Giải thưởng Sao Khuê 2023 đối với sản phẩm Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp SISERPsme.

Tại sao SIS Việt Nam lại thành công như thế? SIS đã giúp đỡ hàng nghìn khách hàng thành công trong việc triển khai các dự án ERP, mang lại cho họ nhiều lợi ích như:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành.
• Ra quyết định chiến lược nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực, dữ liệu thống kê cập nhật liên tục, đưa ra dự báo cho doanh nghiệp.
• Gia tăng lợi thế cạnh tranh, nâng cao khả năng chăm sóc khách hàng.
• Duy trì quy trình làm việc thống nhất, xuyên suốt.

Điều gì đã tạo nên sự khác biệt của SIS Việt Nam?

• Có bề dày kinh nghiệm hơn 21 năm, nhân sự được đào tạo bài bản về kỹ thuật và nghiệp vụ nhằm đem đến cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng nhất.
• Thương hiệu đã được khẳng định qua thời gian, nhận bằng khen, cúp như: Giải Sao Khuê các năm 2005, 2006, 2009, 2012, 2023…; Bằng khen của Bộ Thông tin và Truyền thông năm 2002-2005; Đạt Cúp Công nghệ thông tin năm 2005, 2006,... 
• Là doanh nghiệp “may đo” phần mềm theo yêu cầu hàng đầu tại Việt Nam.
• Triển khai giải pháp phần mềm ERP, Phần mềm kế toán quản trị cho tất cả ngành nghề.
• Dịch vụ cung cấp hỗ trợ 24/7, mọi lúc mọi nơi bất kể khi nào khách hàng cần.
• Cam kết chất lượng: SISERPsme cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng cao với hiệu quả tối ưu.

Liên hệ với SISERPsme ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Chi tiết mời quý khách hàng liên hệ qua thông tin sau:

• Hotline: 0912 210 210
• Email: phanmem@sis.vn
• Website: https://erpsme.vn/

Đăng ký ngay để nhận được tư vấn miễn phí về phân hệ ERP!

Suy cho cùng, việc các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể và tối ưu về mặt chi phí, thời gian, nguồn lực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình và có chiến lược triển khai hiệu quả để đảm bảo dự án thành công.