Khó Khăn Khi Triển Khai ERP

Theo thống kê của Tiến Sĩ Yan - Goh Ng biên soạn, 41% doanh nghiệp không đạt được hơn một nửa lợi ích mong đợi khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp. Đây là một con số đáng báo động, cho thấy nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống ERP.

Vậy khó khăn khi triển khai ERP mà doanh nghiệp gặp phải xuất phát từ đâu?

• Doanh nghiệp thực sự chưa biết mình cần gì?
• Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa bài bản.
• Doanh nghiệp chưa thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai ERP.

Trên thực tế, còn rất nhiều khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, để nắm bắt được chi tiết về tất tần tật những khó khăn khi triển khai ERP, từ đó tìm ra giải pháp khắc phục, hãy dành ra 5 phút để đọc bài viết này!

1. Khó khăn khi triển khai ERP

1.1 Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Thuật ngữ Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện còn khá mới mẻ so với nhiều cá nhân, doanh nghiệp. Bởi từ trước tới nay, khá nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay kể cả những doanh nghiệp đã trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, hầu như chưa tận dụng những tiến bộ trong CNTT đối với quản trị doanh nghiệp. Các doanh nghiệp chưa có thói quen sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình, mọi công đoạn nhập xuất dữ liệu đều được thực hiện thủ công.

Chính vì thế, điều này gây ra những khó khăn và bất cập cho doanh nghiệp khi quyết định áp dụng phần mềm ERP vào hoạt động kinh doanh của mình. Các nhân viên sẽ phải đào tạo và học lại toàn bộ quá trình sử dụng thông tin, điều này có thể gây e ngại cho nhân viên, mất thời gian và làm gián đoạn hoạt động của công ty.

Để tránh lãng phí nguồn lực trong quá trình triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát thực trạng sử dụng CNTT trong nội bộ một cách kỹ lưỡng, chi tiết, sát sao để đưa ra quyết định chính xác.

1.2 Chi phí triển khai cao

Hệ thống ERP mang lại khá nhiều lợi ích, hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó, chi phí để triển khai phần mềm này còn khá cao so với những doanh nghiệp có nguồn lực thấp.

Trước kia, khi CNTT tại Việt Nam còn chưa được phổ biến, phát triển, các giải pháp ERP của nước ngoài có chi phí rất cao, thậm chí lên tới hàng nghìn Dollar. Hơn nữa, phần mềm nước ngoài chưa thực sự phù hợp với các loại hình doanh nghiệp Việt Nam. Ngày nay, công nghệ thông tin của nước ta đã được cải thiện, với chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên số lượng ứng dụng ERP trong nước có số lượng tăng lên đáng kể.

=> Xem thêm: Các loại chi phí cơ bản khi triển khai ERP và bí quyết tối ưu chi phí mà bạn cần biết.

1.3 Sự phản đối của các đơn vị cơ sở

Việc triển khai ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách thức hoạt động hiện tại. Nhiều nhân viên ở các doanh nghiệp cơ sở đã quen với cách làm việc cũ và e ngại việc thay đổi sang hệ thống mới.

Nhiều nhân viên ở các doanh nghiệp cơ sở chưa hiểu rõ về ERP và những lợi ích mà hệ thống này mang lại. Họ có thể lo lắng rằng việc triển khai ERP sẽ khiến họ mất việc làm hoặc phải học hỏi những kỹ năng mới mà họ không muốn hoặc không có khả năng tiếp thu.

Không chỉ vậy, dữ liệu còn là tài sản riêng của mỗi phòng ban, nếu các phòng ban khác muốn truy xuất thì sẽ phải xin cung cấp dữ liệu. Khi mà doanh nghiệp ứng dụng ERP, thì mọi thông tin và dữ liệu sẽ được cập nhật và đồng bộ duy nhất trên một phần mềm, dẫn tới gây cảm giác mất đặc quyền sở hữu dữ liệu tại một số phòng ban.

Ngoài ra, quyền lợi của một số phòng ban sẽ không phù hợp với mục tiêu của dự án, nên có thể họ sẽ không nhiệt tình, hứng thú làm việc. 

Vì thế, người điều hành doanh nghiệp cần thống nhất các bộ phận lại với nhau, nhân viên và quản lý cần có quan điểm chung để tiến hành sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, nhanh chóng, dễ dàng nhất.

1.4 Doanh nghiệp chưa thực sự biết mình cần gì

Nhiều doanh nghiệp nhìn vào những lợi ích vượt trội của ERP khi triển khai vào quy trình kinh doanh, nên đã lựa chọn theo trào lưu mà không tìm hiểu kỹ làm như nào để khai thác tối đa mà ERP mang lại.

Để không mất thời gian và nguồn lực, doanh nghiệp cần lên kế hoạch, khảo sát thực trạng công ty rõ ràng, xem xét công ty cần cải thiện ở bộ phận, phòng ban nào.

=> Xem thêm: Những dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp cần đầu tư vào ERP.

1.5 Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa thực sự bài bản

Đây là một trong những bước cần thiết để quyết định đến sự thành công khi triển khai dự án ERP hay không. Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh càng chi tiết thì tỷ lệ thành công càng cao. Việc phân tích hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp xác định các quy trình hiện tại, đánh giá hiệu quả hoạt động và xác định những khu vực cần cải thiện. Dữ liệu thu thập được từ quá trình phân tích sẽ được sử dụng làm nền tảng để thiết kế và triển khai hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP sở hữu hơn 30 Module cốt lõi và hơn 3000 Module tùy chỉnh, nên để lựa chọn ra được Module phù hợp với quy mô và thực trạng của doanh nghiệp, thì ban lãnh đạo cần phải sát sao trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh trước khi triển khai.

1.6 Doanh nghiệp chưa thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai

Quá trình triển khai ERP là cả một quãng thời gian dài, không phải ngày một ngày hai. Chính vì điều này, nên nhiều doanh nghiệp đã nản lòng, không đủ kiên nhẫn quyết tâm để vượt qua được những khó khăn, thử thách trong quá trình triển khai. Một số doanh nghiệp chưa hiểu rõ tầm quan trọng của ERP đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Họ cho rằng ERP chỉ đơn giản là một phần mềm quản lý, và không nhận ra rằng ERP có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Để khắc phục được tình trạng này, trong quá trình trao đổi với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần hỏi rõ những khó khăn, rủi ro và cách khắc phục nó, để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất, chuẩn bị sẵn sàng cả tinh thần lẫn nguồn lực để vượt qua nó.

Mặc dù trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn và rào cản nhất định, nếu doanh nghiệp vượt qua được chúng, thì hệ thống ERP sẽ không làm doanh nghiệp thất vọng, thu về được nguồn lợi khổng lồ sau khi khai thác chúng. 

Một số doanh nghiệp đã ứng dụng ERP thành công tại SIS Việt Nam triển khai được kể đến như: Bạch Đằng Company, Công ty Cổ phần Vinaconex Dung Quất, Tập đoàn xây dựng Hải Lý, Công ty Cổ phần Bánh Mứt Kẹo Bảo Minh,...

Tóm lại, doanh nghiệp cần phải đối mặt với những khó khăn khi triển khai ERP bởi, đây là cả một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian, tiền bạc, nguồn lực. Nếu doanh nghiệp vượt qua được những rào cản, thách thức thì hệ thống ERP mang về một lợi nhuận khổng lồ cho quy trình hoạt động kinh doanh.