Nghị định 254 và Thông tư 91 về hóa đơn điện tử: Những điểm mới cần biết

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định, hướng dẫn thực hiện các nội dung về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Cả hai văn bản được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026, đặt ra những nội dung doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán cần rà soát khi lập, quản lý và xử lý hóa đơn.

Nghị định 254 và Thông tư 91 quy định những gì?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, quy định và hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254.

Khi tìm hiểu quy định mới, doanh nghiệp cần đối chiếu cả Nghị định và Thông tư để xác định quy định áp dụng, hướng dẫn thực hiện và các trường hợp cụ thể liên quan đến hoạt động của mình.

Doanh nghiệp có thể tra cứu bản gốc tại: (gắn link tải của ERP)

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Thông tư 91/2026/TT-BTC – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Những điểm mới đáng chú ý của Nghị định 254 và Thông tư 91

Các quy định cần được xem xét theo từng nhóm nghiệp vụ. Với doanh nghiệp, những nội dung đáng quan tâm gồm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, trường hợp không phải lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và quy trình xử lý khi phát sinh sai sót.

Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số trường hợp có đặc thù về quản lý thuế. Tùy nhóm đối tượng và điều kiện áp dụng, người bán có thể thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Một nội dung cần chú ý là quy định đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Theo thông tin hướng dẫn của Bộ Tài chính, từ ngày 01/07/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo trường hợp áp dụng. Doanh thu để xác định ngưỡng được tính trên tổng doanh thu từ các kênh kinh doanh, không chỉ xét riêng từng gian hàng hoặc địa điểm.

Đối với doanh nghiệp, cần xác định đúng nhóm hóa đơn được sử dụng, điều kiện áp dụng và trách nhiệm truyền dữ liệu tương ứng. Không nên mặc định mọi đơn vị đều sử dụng cùng một loại hóa đơn.

Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 254 quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là nội dung cần đọc theo đúng đối tượng và điều kiện cụ thể, bởi việc được áp dụng ngoại lệ không có nghĩa mọi giao dịch cùng loại đều được miễn lập hóa đơn.

Theo hướng dẫn được Bộ Tài chính công bố, một số trường hợp được đề cập gồm hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp; thu nhập từ cho thuê bất động sản; một số hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài; và một số hoạt động đại lý khi doanh nghiệp đã thực hiện kê khai, khấu trừ, nộp thuế thay theo quy định. Việc áp dụng phải căn cứ chính xác vào điều kiện và phạm vi của từng trường hợp.

Doanh nghiệp nên đối chiếu Điều 7 Nghị định 254 và hướng dẫn liên quan trước khi xác định giao dịch của mình có thuộc trường hợp không phải lập hóa đơn hay không.

Điều chỉnh quy định về thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế và đối chiếu chứng từ kế toán. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo loại giao dịch và quy định tương ứng.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, nguyên tắc chung là lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Quy định này đòi hỏi doanh nghiệp xem xét kỹ bản chất khoản tiền thu được và tiến độ cung cấp dịch vụ, thay vì chỉ dựa vào thời điểm thanh toán.

Ví dụ, với hợp đồng dịch vụ kéo dài nhiều tháng, kế toán cần xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ theo hợp đồng và tình huống thực tế, đồng thời kiểm tra xem có khoản thu trước thuộc trường hợp phải lập hóa đơn hay không. Nếu hợp đồng có nhiều giai đoạn nghiệm thu hoặc cách thức cung cấp dịch vụ đặc thù, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định áp dụng trước khi xác định thời điểm lập hóa đơn.

Hoàn thiện quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải thể hiện các thông tin theo quy định, bảo đảm phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nhóm thông tin cần được kiểm tra gồm:

• Thông tin người bán và người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng và đơn giá khi áp dụng.
• Thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng số tiền thanh toán theo trường hợp.
• Ký hiệu, số hóa đơn và các thông tin đặc thù khác theo quy định.

Đối với giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, Nghị định 254 cũng có quy định về việc thể hiện đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ và tỷ giá với đồng Việt Nam theo quy định liên quan.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu khách hàng, hàng hóa, dịch vụ và thuế suất trong hệ thống bán hàng, hóa đơn và kế toán để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.

Hướng dẫn đăng ký, thay đổi thông tin và quản lý hóa đơn điện tử

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn các nội dung liên quan đến đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thay đổi thông tin đăng ký và các thủ tục quản lý trong quá trình sử dụng. Đây là nhóm nội dung kế toán cần tra cứu khi doanh nghiệp thay đổi thông tin hoặc phát sinh tình huống liên quan đến quyền sử dụng hóa đơn.

Khi rà soát, doanh nghiệp nên làm rõ:

• Thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện tại có còn chính xác không?
• Khi thay đổi thông tin, cần thực hiện thủ tục nào?
• Trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cần xử lý ra sao?
• Trách nhiệm cập nhật thông tin thuộc về bộ phận nào?

Cần phân biệt nghĩa vụ đăng ký với cơ quan thuế và việc cập nhật thông tin quản trị nội bộ. Hoàn thành một trong hai công việc không mặc nhiên thay thế công việc còn lại nếu pháp luật hoặc quy trình doanh nghiệp yêu cầu.

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai và mức độ ảnh hưởng của sai sót đến thông tin hóa đơn.

Có thể phân biệt khái quát như sau:

Khi xử lý một hóa đơn cụ thể, kế toán cần đối chiếu đầy đủ Điều 10 Thông tư 91, xác định chính xác nội dung sai và thực hiện đúng thủ tục tương ứng. Không nên mặc định mọi sai sót đều phải hủy hóa đơn hoặc đều có thể xử lý bằng một thông báo.

Quy định về quản lý, kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn

Hóa đơn điện tử là dữ liệu phục vụ cả giao dịch thương mại và công tác quản lý thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần quan tâm không chỉ đến việc lập hóa đơn mà còn đến khả năng tra cứu, lưu trữ, truyền dữ liệu và đối chiếu thông tin trong quá trình sử dụng.

Theo Điều 6 Nghị định 254, một số nhóm doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi đáp ứng các điều kiện tương ứng, trong đó có điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử và khả năng lập, tra cứu, lưu trữ, truyền dữ liệu hóa đơn. Các trường hợp rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn có mã được xử lý theo quy định riêng.

Điều này cho thấy doanh nghiệp cần đánh giá khả năng đáp ứng của hệ thống đang sử dụng, nhưng không nên suy diễn rằng mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải đầu tư một giải pháp phần mềm cụ thể.

Nghị định 254 và Thông tư 91 ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp?

Tác động thực tế phụ thuộc vào loại hình hoạt động, phương thức sử dụng hóa đơn và quy trình hiện tại của từng đơn vị. Tuy nhiên, có thể xác định một số nhóm công việc nên được ưu tiên rà soát.

Đối với bộ phận kế toán

Kế toán cần xác định những nghiệp vụ nào chịu ảnh hưởng trực tiếp từ quy định mới, nhất là thời điểm lập hóa đơn, xử lý khoản thu trước, kiểm tra nội dung hóa đơn và xử lý sai sót. Các hướng dẫn nội bộ nên được cập nhật để nhân sự thực hiện thống nhất.

Đối với bộ phận bán hàng và mua hàng

Dữ liệu đơn hàng, hàng hóa, dịch vụ, khách hàng và nhà cung cấp là cơ sở để lập hoặc kiểm tra hóa đơn. Nếu dữ liệu được nhập ở nhiều nơi và không được đồng bộ, nguy cơ sai lệch sẽ tăng lên.

Doanh nghiệp nên quy định rõ thời điểm bàn giao thông tin, người chịu trách nhiệm kiểm tra và cách xử lý khi dữ liệu giữa các bộ phận không thống nhất.

Đối với người quản lý doanh nghiệp

Ban lãnh đạo cần bảo đảm quy trình hóa đơn có người phụ trách, có cơ chế kiểm tra và có khả năng truy xuất hồ sơ khi cần. Đây là biện pháp quản trị nhằm hỗ trợ tuân thủ, không thay thế trách nhiệm pháp lý của người bán và các bên liên quan.

Doanh nghiệp cần làm gì để triển khai đúng quy định mới?

Sau khi đối chiếu Nghị định 254 và Thông tư 91, doanh nghiệp có thể triển khai theo checklist sau.

1. Xác định loại hóa đơn và nhóm quy định áp dụng cho doanh nghiệp
2. Rà soát thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch
3. Kiểm tra thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ và thuế
4. Cập nhật quy trình đăng ký, thay đổi thông tin và xử lý hóa đơn sai sót
5. Kiểm tra khả năng kết nối, tra cứu, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu
6. Phân công trách nhiệm giữa kế toán, bán hàng, mua hàng và IT
7. Hướng dẫn nhân sự thực hiện quy trình và lưu hồ sơ liên quan

Checklist này giúp doanh nghiệp tổ chức việc rà soát. Khi thực hiện, cần phân biệt các nghĩa vụ được quy định trực tiếp trong văn bản pháp luật với các biện pháp quản trị nội bộ do doanh nghiệp chủ động thiết lập.

Phần mềm kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử như thế nào?

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử không chỉ liên quan đến thao tác phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp còn cần quản lý dữ liệu bán hàng, mua hàng, công nợ, thuế và kế toán để có thể đối chiếu khi cần.

Một hệ thống kế toán có khả năng kết nối hóa đơn điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Hạn chế nhập liệu trùng lặp: Tái sử dụng dữ liệu khách hàng, hàng hóa và nghiệp vụ đã có khi lập hóa đơn.
• Liên kết dữ liệu giữa các bộ phận: Đồng bộ thông tin bán hàng, mua hàng, hóa đơn và kế toán theo phạm vi tính năng được hỗ trợ.
• Đối chiếu hóa đơn và sổ sách: Tạo cơ sở kiểm tra sự thống nhất giữa hóa đơn, chứng từ, doanh thu, thuế và công nợ.
• Tập trung dữ liệu: Thuận tiện hơn khi tra cứu, tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
• Hỗ trợ cập nhật quy trình: Giúp doanh nghiệp triển khai các thay đổi về nghiệp vụ trên hệ thống, tùy khả năng cập nhật của nhà cung cấp.

SIS Accounting Online là một giải pháp doanh nghiệp có thể đưa vào danh sách khảo sát nếu cần quản lý các nghiệp vụ kế toán và liên kết dữ liệu hóa đơn điện tử. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn quy trình thực tế từ lập hóa đơn, đồng bộ dữ liệu đến ghi nhận kế toán và đối chiếu báo cáo.

Cần lưu ý rằng phần mềm hỗ trợ quản lý không thay thế trách nhiệm tuân thủ của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu đầu vào chính xác, quy trình được thiết lập phù hợp và nhân sự thực hiện đúng quy định.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, quy định và hướng dẫn nhiều nội dung liên quan đến đối tượng sử dụng, thời điểm lập, nội dung và xử lý hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định với loại hình hoạt động và nghiệp vụ thực tế, đặc biệt là quy trình lập hóa đơn, xử lý sai sót và quản lý dữ liệu.

Bên cạnh việc cập nhật quy trình kế toán, doanh nghiệp nên rà soát khả năng kết nối, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu của hệ thống đang sử dụng. Mục tiêu không chỉ là lập hóa đơn đúng quy định mà còn bảo đảm dữ liệu hóa đơn, chứng từ và kế toán nhất quán, có thể kiểm tra và giải trình khi cần.