Chi phí sản xuất tăng bất thường: Kế toán cần rà soát những khoản mục nào

Chi phí sản xuất tăng bất thường có thể xuất phát từ giá nguyên vật liệu, mức tiêu hao, tiền lương, chi phí sản xuất chung hoặc sản lượng thực tế giảm. Để xác định nguyên nhân, kế toán cần rà soát ba khoản mục chính gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621), chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và chi phí sản xuất chung (TK 627). Đồng thời, cần đối chiếu sản phẩm dở dang, tỷ lệ phế phẩm và phương pháp phân bổ chi phí để phát hiện sai lệch, kiểm soát giá thành chính xác hơn.

Vì sao chi phí sản xuất tăng bất thường?

Chi phí sản xuất tăng bất thường là tình trạng tổng chi phí sản xuất hoặc chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm tăng đáng kể so với kỳ trước, kế hoạch hoặc định mức, trong khi sản lượng và điều kiện sản xuất không có thay đổi tương ứng.

Tuy nhiên, tổng chi phí tăng chưa chắc là dấu hiệu hoạt động sản xuất kém hiệu quả. Kế toán cần phân biệt hai trường hợp:

• Tổng chi phí sản xuất tăng: Có thể do doanh nghiệp tăng sản lượng, mở rộng quy mô, tăng ca hoặc sản xuất thêm sản phẩm mới.
• Giá thành đơn vị tăng: Có thể do mức tiêu hao nguyên vật liệu cao hơn, năng suất lao động giảm, chi phí sản xuất chung tăng hoặc sản lượng thực tế thấp khiến định phí phân bổ trên mỗi sản phẩm tăng.

Để đánh giá chính xác, kế toán cần theo dõi cả tổng chi phí và chi phí sản xuất bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Công thức tính chi phí sản xuất đơn vị:

Chi phí sản xuất đơn vị = Tổng chi phí sản xuất / Sản lượng hoàn thành tương ứng.

Ví dụ, kỳ trước doanh nghiệp sản xuất 10.000 sản phẩm với tổng chi phí 500 triệu đồng, chi phí bình quân là 50.000 đồng/sản phẩm. Kỳ này, doanh nghiệp sản xuất 10.000 sản phẩm nhưng tổng chi phí tăng lên 600 triệu đồng. Khi đó, chi phí bình quân tăng lên 60.000 đồng/sản phẩm, tương đương tăng 20%.

Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra các khoản mục chi phí để xác định nguyên nhân thay vì chỉ ghi nhận tổng chi phí tăng 100 triệu đồng.

Kế toán cần rà soát những khoản mục chi phí sản xuất nào?

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí sản xuất được tập hợp theo các khoản mục chính gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621), chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và chi phí sản xuất chung (TK 627). Các khoản chi phí này được tập hợp, phân bổ vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)

Nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Khi khoản mục này tăng bất thường, kế toán cần xác định mức tăng đến từ giá mua đầu vào hay lượng vật tư tiêu hao trong quá trình sản xuất.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Giá mua nguyên vật liệu: Đối chiếu đơn giá mua giữa các kỳ, kiểm tra biến động giá từ nhà cung cấp, chi phí vận chuyển và các khoản chi phí liên quan đến việc đưa vật tư về địa điểm, trạng thái sẵn sàng sử dụng.
• Định mức tiêu hao: So sánh lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng với định mức cho từng sản phẩm. Nếu lượng xuất dùng tăng nhưng sản lượng không tăng tương ứng, cần kiểm tra nguyên nhân.
• Số lượng vật tư xuất dùng: Đối chiếu phiếu xuất kho, lệnh sản xuất và lượng vật tư thực tế đưa vào sản xuất. Kiểm tra tình trạng xuất thừa hoặc chưa ghi nhận vật tư thừa nhập lại kho.
• Hao hụt và phế liệu: Rà soát tỷ lệ nguyên vật liệu hư hỏng, thất thoát, phế liệu và hàng lỗi trong quá trình sản xuất.
• Chứng từ và phương pháp tính giá xuất kho: Kiểm tra mã hàng, đơn vị tính, số lượng xuất và phương pháp tính giá xuất kho để phát hiện sai sót trong ghi nhận.

Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất 1.000 sản phẩm nhưng lượng nguyên vật liệu sử dụng tăng 15% so với định mức. Kế toán cần kiểm tra định mức có còn phù hợp không, tỷ lệ hao hụt có tăng hay không và có phát sinh sản phẩm lỗi phải sản xuất lại hay không.

Theo hướng dẫn tại TK 621, phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường không được tính vào giá thành sản phẩm mà phải kết chuyển vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.

2. Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)

Chi phí nhân công trực tiếp có thể tăng do tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương hoặc hiệu suất lao động thay đổi. Để xác định nguyên nhân, kế toán cần đối chiếu chi phí nhân công với số giờ công và sản lượng thực tế.

Các nội dung cần rà soát:

• Tiền lương và phụ cấp: Kiểm tra biến động đơn giá tiền lương, phụ cấp, thưởng và chính sách trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất.
• Số lượng lao động và giờ công: Đối chiếu số nhân công, ngày công, giờ làm việc và thời gian tăng ca giữa các kỳ.
• Năng suất lao động: So sánh sản lượng hoàn thành trên mỗi giờ công để đánh giá hiệu quả sử dụng nhân lực.
• Thời gian ngừng sản xuất: Kiểm tra thời gian công nhân chờ nguyên vật liệu, chờ máy móc sửa chữa hoặc ngừng việc do điều phối sản xuất chưa hợp lý.
• Chứng từ tiền lương: Đối chiếu bảng chấm công, bảng lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.

Ví dụ, sản lượng không thay đổi nhưng chi phí nhân công tăng 20%. Kế toán cần kiểm tra số giờ làm thêm, thời gian chờ việc, số lượng lao động và năng suất thực tế trước khi kết luận nguyên nhân là do tăng lương hay sử dụng nhân công chưa hiệu quả.

Tương tự chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phần chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ mà phải kết chuyển vào TK 632 theo hướng dẫn kế toán hiện hành.

3. Chi phí sản xuất chung (TK 627)

Chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản chi phục vụ hoạt động của phân xưởng, bộ phận sản xuất nhưng không được tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm theo cách của nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 627 có các tài khoản cấp 2 tương ứng với từng nhóm chi phí:

Khi chi phí sản xuất chung tăng, kế toán nên kiểm tra:

• Chi phí nhân viên phân xưởng: Số lượng nhân sự quản lý, tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương.
• Chi phí vật liệu, dụng cụ: Lượng vật tư phụ, công cụ sản xuất, vật liệu bảo dưỡng và sửa chữa được sử dụng.
• Chi phí khấu hao: Máy móc, thiết bị hoặc nhà xưởng mới đưa vào sử dụng; thay đổi nguyên giá và thời gian khấu hao.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, sửa chữa, thuê ngoài và các dịch vụ phục vụ sản xuất.
• Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phục vụ phân xưởng cần được kiểm tra về mục đích, chứng từ và đối tượng chịu chi phí.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt chi phí sản xuất chung cố định và biến đổi. Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ dựa trên công suất bình thường của máy móc, thiết bị và nhà xưởng.

Nếu sản lượng thực tế thấp hơn công suất bình thường, phần chi phí sản xuất chung cố định không được phân bổ vào giá thành sản phẩm phải được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Đây là điểm quan trọng cần kiểm tra khi doanh nghiệp giảm sản lượng nhưng chi phí khấu hao, lương quản lý phân xưởng và các khoản định phí vẫn duy trì.

Những yếu tố khác cần kiểm tra khi giá thành sản phẩm tăng

Ngoài ba khoản mục chi phí chính, kế toán cần rà soát các yếu tố ảnh hưởng đến việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất.

• Sản phẩm dở dang cuối kỳ: Nếu xác định sai số lượng hoặc mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang, chi phí chuyển vào thành phẩm có thể bị sai lệch. Kế toán cần đối chiếu số lượng sản phẩm dở dang thực tế, mức độ hoàn thành và phương pháp đánh giá đang áp dụng.
• Tỷ lệ phế phẩm và sản phẩm lỗi: Tỷ lệ hàng không đạt yêu cầu tăng khiến doanh nghiệp tiêu hao thêm nguyên vật liệu, nhân công và chi phí máy móc. Cần kiểm tra báo cáo chất lượng, biên bản hàng lỗi, phế liệu và chi phí gia công lại.
• Phương pháp phân bổ chi phí: Với doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ không phù hợp có thể khiến giá thành một số sản phẩm tăng bất thường. Kế toán cần kiểm tra tiêu thức phân bổ có phản ánh hợp lý mức độ sử dụng nguồn lực và được áp dụng nhất quán giữa các kỳ hay không.
• Cơ cấu sản phẩm: Tổng chi phí có thể tăng do doanh nghiệp chuyển sang sản xuất nhiều sản phẩm có định mức nguyên vật liệu, thời gian gia công hoặc yêu cầu kỹ thuật cao hơn. Vì vậy, nên phân tích theo từng mã sản phẩm thay vì chỉ nhìn số liệu tổng hợp.

Quy trình rà soát khi chi phí sản xuất tăng bất thường

Để xác định đúng nguyên nhân và có phương án xử lý, kế toán có thể thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: So sánh chi phí giữa các kỳ

Tổng hợp chi phí sản xuất kỳ hiện tại, kỳ trước và kế hoạch. So sánh theo từng khoản mục TK 621, TK 622, TK 627 để xác định nhóm chi phí có mức tăng lớn nhất.

Có thể sử dụng công thức:

Tỷ lệ biến động chi phí = (Chi phí kỳ này – Chi phí kỳ trước) / Chi phí kỳ trước × 100%.

Khi tính toán, cần bảo đảm số liệu giữa các kỳ có cùng phạm vi và cách phân loại.

Bước 2: Đối chiếu với sản lượng thực tế

Kiểm tra sản lượng hoàn thành, sản lượng dở dang và cơ cấu sản phẩm. Nếu tổng chi phí tăng do sản lượng tăng, cần đánh giá thêm chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm để xác định hiệu quả sản xuất.

Bước 3: Phân tích biến động từng khoản mục

Kiểm tra giá mua và lượng tiêu hao nguyên vật liệu; tiền lương, giờ công và năng suất lao động; chi phí khấu hao, điện nước, sửa chữa và dịch vụ mua ngoài.

Bước 4: Đối chiếu chứng từ

Rà soát các tài liệu liên quan như phiếu nhập – xuất kho, lệnh sản xuất, bảng định mức, bảng chấm công, bảng lương, hóa đơn dịch vụ, bảng tính khấu hao và biên bản kiểm kê.

Bước 5: Xác định nguyên nhân và xử lý

Phân loại biến động thành ba nhóm: tăng chi phí hợp lý do thay đổi giá đầu vào hoặc quy mô sản xuất; tăng do hoạt động sản xuất chưa hiệu quả; và tăng do sai sót hạch toán, phân bổ hoặc kiểm soát chứng từ. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp điều chỉnh nghiệp vụ kế toán hoặc đề xuất biện pháp cải thiện quy trình sản xuất.

Những sai sót cần tránh khi kiểm soát chi phí sản xuất

Trong quá trình rà soát, kế toán cần lưu ý một số sai sót phổ biến:

• Chỉ so sánh tổng chi phí mà không xét đến sản lượng và cơ cấu sản phẩm.
• Không theo dõi chi phí theo từng mã sản phẩm, phân xưởng hoặc công đoạn sản xuất.
• Không cập nhật định mức nguyên vật liệu và nhân công khi quy trình sản xuất thay đổi.
• Ghi nhận chi phí vượt mức bình thường vào giá thành sản phẩm.
• Phân bổ chi phí sản xuất chung cố định không phù hợp với công suất bình thường.
• Không đối chiếu số lượng và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ.
• Không kiểm tra tỷ lệ phế phẩm, hàng lỗi và chi phí gia công lại.

Những sai sót này có thể khiến giá thành sản phẩm không phản ánh đúng chi phí thực tế, ảnh hưởng đến việc xác định giá bán, lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh.

Ứng dụng phần mềm kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất

Khi quy mô sản xuất tăng, số lượng nguyên vật liệu, công đoạn và giao dịch phát sinh cũng nhiều hơn. Việc tổng hợp chi phí bằng bảng tính riêng lẻ khiến kế toán mất thời gian đối chiếu, khó truy xuất nguyên nhân biến động và dễ phát hiện sai lệch chậm.

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP có khả năng hỗ trợ các nghiệp vụ:

• Theo dõi chi phí theo khoản mục, đối tượng tập hợp và bộ phận sản xuất.
• Quản lý dữ liệu nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung.
• Hỗ trợ tập hợp chi phí vào TK 154 và tính giá thành sản phẩm.
• Cung cấp báo cáo chi phí để so sánh giữa các kỳ.
• Kết nối dữ liệu mua hàng, kho, sản xuất và kế toán nhằm hạn chế nhập liệu trùng lặp.

Với doanh nghiệp sản xuất SME, SIS ERP SME có thể được xem xét như một giải pháp quản lý tổng thể các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, kho, kế toán và hoạt động doanh nghiệp. Trước khi triển khai, cần khảo sát phạm vi chức năng thực tế để xác định mức độ đáp ứng đối với quản lý định mức, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

Chi phí sản xuất tăng bất thường không nhất thiết đồng nghĩa với hoạt động sản xuất kém hiệu quả. Điều quan trọng là kế toán phải xác định được mức tăng đến từ giá đầu vào, lượng tiêu hao, năng suất lao động, chi phí sản xuất chung hay công suất hoạt động. Việc rà soát đồng thời TK 621, TK 622, TK 627 và giá trị sản phẩm dở dang giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch, kiểm soát giá thành và có cơ sở đưa ra quyết định quản trị phù hợp.