Sự Cố ERP

Bạn có biết:

Công ty cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) - một trong những thương hiệu trang sức uy tín hàng đầu Việt Nam - đã trải qua hành trình chuyển đổi số đầy bản lĩnh, với việc ứng dụng hệ thống ERP vào năm 2019. Tuy nhiên, quá trình này cũng không tránh khỏi những khó khăn và thử thách. Cụ thể:

Bà Cao Thị Ngọc Dung - Chủ tịch HĐQT PNJ vì muốn đưa doanh nghiệp “tái cấu trúc lên đỉnh”, mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả hoạt động nên đã quyết định chuyển từ in -house ERP sang hệ thống ERP được cung cấp từ nước ngoài. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển đổi giữa hai hệ thống, PNJ đã gặp phải sự cố nghiêm trọng. Điều này đã dẫn tới nhiều hậu quả như:

• Hiệu suất sản xuất giảm, nhà máy chỉ hoạt động được 50% dẫn tới tình trạng thiếu hàng.
• Số lượng nhân sự nghỉ gia tăng đột biến.
• Giá cổ phiếu sụt giảm nhiều ngày liên tiếp.

Tuy nhiên, bà Dung vẫn kiên định với việc triển khai hệ thống ERP mới, ban lãnh đạo chấp nhận việc giảm doanh thu, lợi nhuận ngắn hạn để đổi lấy sự cải thiện trong quản lý và vận hành về lâu dài. Đồng thời, công ty tập trung vào việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên thích nghi hệ thống mới, giảm bớt sự chống đối và tăng cường kỹ năng sử dụng.

Vậy bài học rút ra là gì?

• Cần phải chuẩn bị đủ nguồn lực và phương án phòng ngừa rủi ro.
• Cần phải có tư duy quản trị doanh nghiệp, có sự cam kết và quyết tâm của lãnh đạo.
• Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm và hiểu biết về văn hóa để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi.

Như vậy, qua câu chuyện của PNJ, các doanh nghiệp hãy lưu ý rằng, không phải bất cứ tổ chức nào áp dụng hệ thống ERP đều thành công hoàn toàn. Để phòng ngừa các trường hợp rủi ro do sự cố của ERP, doanh nghiệp nên đưa ra những tầm nhìn, chiến lược, phương pháp hiệu quả trước khi ứng dụng!

Vậy sự cố ERP là gì? Hãy dành thời gian đọc bài viết này để nắm bắt được những sự cố khi triển khai dự án ERP và bí quyết phòng ngừa nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động!

1. Sự cố ERP là gì?

Sự cố ERP là những vấn đề hay trục trặc xảy ra trong quá trình triển khai hoặc vận hành hệ thống. Những sự cố này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, gây ra thiệt hại về tài chính, thời gian và hiệu quả hoạt động. Hệ thống ERP có thể gặp lỗi phần mềm hoặc phần cứng dẫn đến gián đoạn hoạt động, mất dữ liệu hoặc sai sót trong việc xử lý thông tin.

2. Các sự cố thường gặp

2.1 Sự cố về nhân sự

Trong quá trình triển khai hệ thống, việc xảy ra về sự thay đổi về nhân sự là điều khá phổ biến, có thể xảy ra từ nhà cung cấp hoặc khách hàng. Chẳng hạn như một số nhân viên chủ chốt tham gia vào dự án ERP nghỉ việc bất ngờ, hay một số lí do khác mà không thể tiếp tục tham gia, điều đó dẫn tới thiếu hụt nguồn lực và ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Để khắc phục được sự cố này, cả hai bên đều phải có sự chuẩn bị trước về nguồn lực để phòng bị trường hợp thiếu nhân sự xảy ra.

• Đối với nhà cung cấp hệ thống, phải đảm bảo rằng các nhân sự dự bị cần trang bị kiến thức vững vàng về phần mềm ERP, tránh khi nhân viên cũ không tham gia vào triển khai dự án, nhân viên mới có thể tiếp nhận một cách linh hoạt, không làm gián đoạn tiến triển. Bởi đôi khi khối lượng thông tin tiếp nhận rất lớn, đòi hỏi năng lực của nhân viên có trình độ cao, nên khá khó khăn đối với những nhân sự mới.
• Đối với khách hàng, nếu trong công ty thay đổi nhân sự chủ chốt như kế toán trưởng, giám đốc tài chính, trưởng phòng nhân sự,... Những trường hợp này đều nắm giữ chủ yếu các thông tin dữ liệu chính của doanh nghiệp, nếu dữ liệu bị thiếu hay sai sót thì dẫn tới hệ thống nhập sẽ trục trặc, thậm chí không thành công.

2.2 Thiện chí hợp tác của hai bên: Khách hàng và nhà cung cấp

Một trong những mâu thuẫn dễ xảy ra trong lúc triển khai hệ thống chính là khách hàng thường xuyên yêu cầu chỉnh sửa nhiều, theo nhu cầu riêng của khách hàng. Tuy nhiên, có một số vấn đề không phù hợp với hệ thống nên nhà cung cấp không đáp ứng được về chức năng, hiệu suất và thời gian triển khai hệ thống. Ngoài ra, thời gian làm việc lâu dài, khối lượng công việc khá lớn, nên đôi khi hai bên giao tiếp và phối hợp không hiệu quả, điều này dẫn tới hiểu lầm, mâu thuẫn và trì trệ công việc.

Để tránh được điều này, hai bên cần lập kế hoạch chi tiết và đầy đủ cho dự án, bao gồm các mục tiêu, yêu cầu, thời gian biểu, ngân sách và trách nhiệm của từng bên. Nhà cung cấp cũng nên đặt khách hàng làm trung tâm, tạo ấn tượng tốt, thiện chí trong việc hỗ trợ khách hàng.

2.3 Sự cố về kỹ thuật

Sự cố về kỹ thuật có thể xảy ra như các thiết bị phần cứng là máy chủ, máy tính, mạng lưới gặp trục trặc hoặc máy tính bị nhiễm virus nặng (virus phá hủy đĩa cứng, virus xóa một số tệp ngẫu nhiên trong thư mục ở đĩa cứng,...) nên thời gian triển khai phải dừng lại đột chờ công ty nhập hàng về để thay thế. Tuy nhiên thì sự cố này có thể dự đoán trước và có những phương án xử lý.

2.4 Các sự cố bất khả kháng khác

Ngoài những sự cố thường gặp đã được đề cập ở trên, còn có một số sự cố bất khả kháng khác có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc phía khách hàng giải thể, doanh nghiệp buộc phải đóng cửa hay sự thay đổi luật pháp, quy định mới về bảo mật dữ liệu, thuế,... có thể buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh hệ thống ERP và ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án.

3. Nhìn lại sự cố PNJ khi triển khai ERP

Sự cố ERP của PNJ là một ví dụ điển hình về những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Vào năm 2019, PNJ đã quyết định triển khai hệ thống ERP mới của SAP với mục đích mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình triển khai gặp nhiều trục trặc, dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng cho PNJ. Cụ thể:

Cuối tháng 03/2019, PNJ chính thức triển khai phần mềm của SAP. Tới tháng 04, nhà máy chỉ hoạt động được 50% công suất, dẫn tới tình trạng thiếu hàng. 

Suốt ba tháng liên tiếp từ tháng 4, 5, 6, giá cổ phiếu của PNJ nhiều ngày nằm dưới ngưỡng 75.000 đồng/cổ phiếu. Trong quý II/2019, doanh thu thuần của PNJ đạt gần 3.000 tỷ đồng, giảm 8% so với cùng kỳ năm trước, doanh số bán sỉ của công ty giảm 23%.

Trước đó, PNJ tự hào về tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên rất thấp, chỉ có 2-3%. Riêng trong 03 tháng vừa rồi, số lượng nhân viên nghỉ việc tăng đột ngột với lý do hệ thống mới sử dụng quá khó.

4. Bài học rút ra từ sự cố ERP của PNJ

• Tư duy quản trị

Theo chia sẻ của bà Cao Thị Ngọc Dung - Chủ tịch HĐQT PNJ “Hiện nay có một sự mâu thuẫn giữa hai thế hệ, giữa các bố mẹ doanh nhân và con cái đi học nước ngoài về. Tôi rất lo đâu đó trong lòng cho nền kinh tế Việt Nam mình. Rất nhiều doanh nghiệp mà việc chuyển đổi, tái cấu trúc trong bình thường, chưa nói đến câu chuyện digital, là có vấn đề. Muốn tái cấu trúc công ty đầu tiên phải tái cấu trúc mindset của người chủ. Anh phải tái cấu trúc chính mình trước đã rồi mới tái cấu trúc doanh nghiệp được. Nếu không thay đổi tư duy của mình, có mời 100 ông tư vấn giỏi vô cũng không làm được" 

Điều này được hiểu rằng, muốn thúc đẩy được văn hóa của tổ chức được phát triển, điều đầu tiên phải xuất phát từ chính người đứng đầu, tư duy của người chủ phải thay đổi trước. Việc xây dựng một hệ thống quản trị doanh nghiệp, thường sẽ xuất phát từ cấp cao xuống. Từ việc vạch ra tầm nhìn, chiến lược tới lên kế hoạch chi tiết cho công ty, tất cả đều phải tạo nên sự nhất quán, phát huy tối đa hiệu suất, không bị rời rạc, tách lẻ.

• Phải có sự nhất quán về chiến lược, mục tiêu

Nếu doanh nghiệp không có sự nhất quán về chiến lược, mô hình, phương thức vận hành thì hệ thống ERP rất dễ thất bại. Khi tổ chức thay đổi chiến lược, phương thức vận hành liên tục, ERP không thể đáp ứng được ngay, bởi quá trình diễn ra là cả một quá trình lâu dài. Đồng thời, chủ doanh nghiệp cần phải đánh giá được hệ thống ERP đó có thể hỗ trợ các mục tiêu và mục tiêu dài hạn của công ty hay không, để tránh trong lúc vận hành xảy ra sự cố trục trặc khi thay đổi chiến lược.

• Chuẩn bị nguồn lực và phương án dự phòng cho những trường hợp rủi ro xảy ra

Để tránh những trường hợp không may xảy ra như nhân viên nghỉ việc, sự chống đối của nhân viên, công suất nhà máy sụt giảm,... thì doanh nghiệp cần phải có những phương án dự phòng khác như đào tạo nhân viên, tổ chức buổi hội thảo triển khai,...

• Không nhất thiết là giải pháp ERP từ nước ngoài

Nhiều doanh nghiệp lớn có thể nghĩ rằng phần mềm ERP sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu kinh doanh của họ, từ khâu quản lý đến vận hành, ra chiến lược. Nhưng các hệ thống ERP lớn được kể đến như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics,... khó có thể đảm bảo đem đến cho doanh nghiệp của bạn thành công. Bởi khi vận hành hệ thống này, công ty cần phải có một cơ cấu tổ chức tốt kết hợp với sự chuyên môn hóa cao ở từng vị trí công việc. Ngoài ra, các quy trình cần được chi tiết với nhiều bước cụ thể, phân quyền rõ ràng, hạn chế tối đa sự kiêm nhiệm. Bên cạnh đó, phần mềm nước ngoài không phù hợp với văn hóa người Việt Nam, văn hóa làm việc ở Việt Nam thường linh hoạt và ít tuân theo quy trình hơn so với các nước phương Tây. Phần mềm ERP nước ngoài thường được thiết kế theo quy trình làm việc chuẩn mực, điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên Việt Nam trong việc sử dụng và thích nghi.

Tự hào là một người Việt Nam, tôi nhận thấy rằng người Việt ta không hề thua kém bất cứ dân tộc nào ở các quốc gia trên thế giới. Sản phẩm IT của Việt Nam sẽ thiết kế theo đúng phong cách, tập quán, văn hóa, lối sống của nước ta. Chính vì thế, mà nhiều doanh nghiệp đang dần áp dụng hệ thống ERP trong nước vào hoạt động kinh doanh của họ. 

Nhà cung cấp phần mềm ERP có uy tín, thương hiệu trên thị trường nước ta hiện nay phải kể đến SIS Việt Nam với những ưu điểm sau:

1. Đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ phần mềm và quản trị tài chính kế toán.
2. Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, phong cách làm việc chuyên nghiệp, bài bản.
3. Tận tụy, chu đáo với công việc, đặt khách hàng là trên hết, hài hòa trong quan hệ đối tác, đồng nghiệp.
4. Cung cấp 16 Module thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng.

Hãy liên hệ ngay với các đội ngũ chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí theo Hotline 0912 210 210 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí lên tới 03 tháng!

• Hệ thống, chuẩn hóa và tối ưu các quy trình làm việc trước khi ứng dụng ERP

Trước khi ứng dụng giải pháp ERP vào doanh nghiệp, cần phải tối ưu hóa các quy trình làm việc. Các quy trình hiện tại đảm bảo rằng được sắp xếp hợp lý và phù hợp với các phương pháp, mang lại sự thuận lợi cho nhân viên và hiệu quả cao nhất cho tổ chức.

Nhìn chung, hiểu rõ về sự cố ERP là gì để đưa ra các phương pháp phòng ngừa là một khoản đầu tư thông minh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động ổn định và hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tạo dựng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.