Phần mềm HRM là gì

Theo thống kê từ Visual Planning cho biết:

• Phân tích dữ liệu là thách thức lớn nhất mà nhiều phòng nhân sự đang phải đối mặt vì 39% làm báo cáo gặp khó khăn.
• 83% người mua phần mềm nhân sự cảm thấy hối tiếc vì quy trình không đạt tiêu chuẩn.
• 21% nhà quản lý nhân sự lo lắng về mức độ an toàn của dữ liệu khi lưu trữ trên đám mây.

Điều này hoàn toàn dễ hiểu, bởi quy trình quản lý nhân lực trong doanh nghiệp là vấn đề vô cùng phức tạp mà các nhà quản lý nhân sự thường gặp phải. Nếu như không có quy trình quản lý khoa học, minh bạch sẽ dẫn đến những trường hợp sau:

• Khó khăn trong việc tạo và lập báo cáo.
• Mua phải phần mềm không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp
• Độ an toàn của bảo mật dữ liệu.

Vậy làm thế nào để giải quyết vấn đề trên? Hãy dành 10 phút khám phá bài viết dưới đây để hiểu rõ về Phần mềm HRM là gì và những điều cần lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm HRM nhé!

1. Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM viết tắt của từ Human Resource Management, hay còn gọi là phần mềm quản lý nguồn nhân lực, đây là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp từ quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả, đến tính toán tiền lương và các khoản phúc lợi tự động cũng như theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và ban lãnh đạo có thể nắm rõ được nhân viên của mình thực hiện công việc như thế nào, từ đó tính toán được các khoản phúc lợi cho nhân sự.

HRM được coi là trung tâm của doanh nghiệp trong việc thành lập, duy trì và phát triển tổ chức, bởi nhân sự chính là người trực tiếp tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Chính vì thế, để tạo nên một môi trường vững mạnh, ban lãnh đạo sẽ cần phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình sao cho hiệu quả và tối ưu nhất.

2. Các chức năng chính của phần mềm HRM:

Phần mềm HRM được tích hợp nhiều chức năng giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự - tiền lương, điều này nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên cũng như ban lãnh đạo. Dưới đây là những chức năng chính của phần mềm HRM:

2.1. Quản lý hồ sơ nhân viên:

Phần mềm HRM giúp tập trung và lưu trữ đầy đủ thông tin của nhân sự bao gồm: thông tin cá nhân, liên hệ, học vấn, kinh  nghiệm làm việc,... Bên cạnh đó, hệ thống quản lý các loại hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, theo dõi ngày hết hạn và các điều khoản nhân viên.

Ngoài ra, ban quản lý dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, gồm các vị trí đã đảm nhiệm, đánh giá hiệu suất, tăng lương, thăng chức,...

2.2. Quản lý tuyển dụng: 

Phần mềm sẽ lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, sau đó bộ phận nhân sự sẽ đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau, HRM tự động theo dõi toàn bộ quy trình từ bộ lọc sẵn có, từ việc tiếp nhận hồ sơ đến phỏng vấn, lựa chọn và ra quyết định. Ngoài ra, có một số phần mềm có tích hợp API, giúp kết nối với ứng dụng đăng tuyển việc làm hoặc các website tuyển dụng nhằm tìm kiếm ứng viên phù hợp.

2.3. Quản lý đào tạo:

Thông qua các chương trình đào tạo từ HRM, doanh nghiệp có thể quản lý, đánh giá và xếp loại nhân sự đã hoàn thành tốt hay chưa. Người dùng có thể thiết lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên dựa trên nhu cầu câu việc và mục tiêu của doanh nghiệp, sau đó theo dõi quá trình tham gia các khóa đào tạo của nhân viên và đánh giá hiệu quả của các khóa đào tạo.

2.4. Quản lý chấm công, tính lương:

Nếu như việc tính toán thủ công cho từng nhân sự về bảng lương, ngày đi làm hay ngày nghỉ khiến phòng hành chính nhân sự mệt mỏi và tốn thời gian, thì giờ đây phần mềm HRM sẽ giải quyết tất cả. Với hệ thống kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu hàng ngày, nên việc tính toán lương sẽ dễ dàng hơn.

Căn cứ vào phần chấm công thì phần mềm HRM sẽ tự động tính lương. Hệ thống lương thưởng sẽ tự động trừ những ngày đi muộn, nghỉ phép, thuế thu nhập cá nhân và các khoản phụ cấp. Tính năng này giúp nâng cao hiệu quả quản lý chấm công và tính lương, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

2.5. Cung cấp báo cáo chi tiết về Nhân sự - Tiền lương:

Sau khi thu thập dữ liệu, HRM sẽ phân tích dữ liệu, tạo các báo cáo chi tiết về tình hình nhân sự, lương, thưởng, đào tạo,.. Với sự thống kê đầy đủ, chi tiết, điều này giúp ban lãnh đạo nắm bắt dễ dàng về tình hình sử dụng và hiệu suất lao động để có chiến lược sử dụng lao động tối ưu.

3. Cách thức hoạt động của phần mềm HRM:

Phần mềm HRM hoạt động như một trung tâm dữ liệu và công cụ quản lý, giúp các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình nhân sự.

Khi triển khai HRM, mỗi nhân viên sẽ được tạo tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào nền tảng, bên triển khai và cài đặt phần mềm sẽ tùy chỉnh quyền truy cập theo nhu cầu của từng nhân viên.

Vì HRM quản lý thông tin điện tử nên sẽ loại bỏ các tài liệu giấy như sổ tay nhân viên, hợp đồng lao động, bảng chấm công,.. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào, bạn chỉ cần cập nhật một lần trên hệ thống, tất cả các thông tin liên quan sẽ được cập nhật tự động. Việc sử dụng hệ thống điện tử giúp giảm thiểu lỗi sai và thời gian tìm kiếm thông tin so với việc quản lý bằng tay.

Đối với nhiều công việc thủ công như tính lương, quản lý nghỉ phép, đánh giá nhân viên sẽ được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực. Nhân viên có thể tập trung vào các công việc sáng tạo hơn khi các công việc hành chính đã được tự động hóa.

4. Mục tiêu của HRM là gì?

Quản lý nguồn nhân lực được chia thành 04 mục tiêu gồm: Mục tiêu xã hội, mục tiêu tổ chức, mục tiêu chức năng và mục tiêu cá nhân. Cụ thể như sau:

4.1. Mục tiêu xã hội:

Bộ phận quản lý nguồn nhân lực cần phải có trách nhiệm đảm bảo về những vấn đề liên quan đến quy định pháp luật về lao động, như luật lao động, phúc lợi xã hội, các khoản bảo hiểm, sức khỏe,.. Một doanh nghiệp có các chính sách nhân sự tốt, quan tâm đến phúc lợi của nhân viên sẽ được xã hội đánh giá cao và tạo dựng được hình ảnh tốt. Bên cạnh đó, HRM cần đảm bảo mọi nhân viên đều được đối xử công bằng, không phân biệt đối xử về giới tính, chủng tộc, tôn giáo,...

4.2. Mục tiêu tổ chức:

HRM đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng nguồn nhân lực đáp ứng được các yêu cầu của hoạt động kinh doanh, góp phần đạt được các mục tiêu về sản xuất, kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thông qua các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất làm việc, HRM giúp nâng cao năng suất lao động của nhân viên, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

4.3. Mục tiêu chức năng:

Bằng cách đưa ra các quyết định về kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, đào tạo và cải tiến được thực hiện một cách hiệu quả và đúng đắn, điều này giúp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu như không có sự đào tạo bài bản thì sự phát triển của doanh nghiệp sẽ dễ bị chững lại, vì vậy HRM đóng vai trò vô cùng quan trọng.

4.4. Mục tiêu cá nhân:

 Nhằm thúc đẩy nhân viên phát huy hết năng lực của mình và giữ chân nhân tài, thì HRM cần phải quan tâm đến nhu cầu nhân sự về công việc, thu nhập, lương thưởng, chính sách đãi ngộ hấp dẫn. Đồng thời, nên tạo ra một môi trường làm việc tích cực, cung cấp các cơ hội để nhân viên phát triển sự nghiệp, nâng cao vị trí và thu nhập.

5. Phân loại phần mềm HRM:

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực được phân loại dựa trên khai báo, cách lưu trữ dữ liệu và quyền truy cập nguồn mã hóa, cụ thể như sau:

5.1. On premise HRM software:

Phần mềm HRM On Premise là phần mềm được cài đặt và quản lý trực tiếp trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. Với loại phần mềm này, người dùng có thể truy cập, quản lý và vận hành trong nội bộ doanh nghiệp, không phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài, điều này người dùng hoàn toàn kiểm soát toàn bộ dữ liệu.

Đặc điểm của HRM On Premise:

• Cơ sở hạ tầng: Phần mềm sẽ chạy trên máy chủ và thiết bị của doanh nghiệp, yêu cầu có hạ tầng công nghệ riêng.
• Quản lý dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ nội bộ, không qua bất kỳ bên thứ 3 nào.
• Độ bảo mật: Doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc bảo mật và sao lưu dữ liệu.

Lợi ích:

• Kiểm soát toàn bộ dữ liệu: Doanh nghiệp có quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu, bởi các dữ liệu được lưu trữ nội bộ.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

5.2. Cloud - Based HRM Software:

Phần mềm HRM Cloud - Based là phần mềm được lưu trữ và quản lý trên các máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ. Thông qua kết nối Internet, doanh nghiệp sẽ sử dụng và quản lý phần mềm. 

Đặc điểm của Cloud - Based HRM Software:

• Cơ sở hạ tầng: Dữ liệu và phần mềm được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp không cần phải đầu tư cho phần cứng hoặc máy chủ.
• Truy cập linh hoạt: Người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có Internet thì có thể thao tác.
• Tự động sao lưu: Các dữ liệu được sao lưu tự động, người dùng có thể khôi phục dễ dàng khi xảy ra sự cố.
• Khả năng mở rộng: Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh thì phần mềm có thể dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh theo yêu cầu, mà không cần lo lắng về việc nâng cấp hệ thống nội bộ.

Lợi ích:

• Chi phí thấp: Do không yêu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng, bảo trì, nên doanh nghiệp chỉ cần trả phí dịch vụ theo đăng ký, thường là hàng tháng hoặc hàng năm.
• Truy cập nhanh chóng: Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp có thể làm việc từ xa, dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin.

5.3. Open Source HRM Software:

Phần mềm HRM Open Source là phần mềm có mã nguồn mở, mã nguồn được công khai, cho phép người dùng tải xuống, tùy chỉnh và mở rộng. Với HRM Open Source, người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu mà không cần phải trả phí bản quyền.

Đặc điểm của Open Source HRM Software:

• Mã nguồn mở: Người dùng có thể tự động truy cập, chỉnh sửa mã nguồn theo nhu cầu như thêm, bớt tính năng.
• Chi phí: Không mất phí bản quyền, thường sẽ miễn phí hoặc có chi phí thấp hơn so với các giải pháp phần mềm khác.
• Đội ngũ kỹ thuật: Khi cài đặt phần mềm, đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ kỹ thuật tốt để triển khai, cài đặt, duy trì và bảo mật hệ thống.

Lợi ích:

• Tùy chỉnh cao: Doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa và tích hợp với các hệ thống khác.
• Chi phí thấp: Vì không mất phí bản quyền, doanh nghiệp chỉ cần trả phí cho nhân sự kỹ thuật và đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nên phí sẽ được giảm nhẹ.

6. Cần lưu ý những yếu tố nào trước khi lựa chọn phần mềm HRM:

Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý nguồn lực phù hợp với doanh nghiệp mình, ban lãnh đạo cần phân tích kỹ thực trạng hiện tại của mình, xem mình đang có lỗ hổng ở đâu, cần phần mềm bổ trợ cái gì. Bởi mỗi phần mềm đều có những ưu điểm khác nhau, chẳng hạn như một số phần mềm cung cấp tính năng quản lý hồ sơ nhân viên, một số lại cung cấp báo cáo đầy đủ, chi tiết,... Dưới đây là những yếu tố mà bạn có thể cân nhắc trước khi đưa ra quyết định:

• Phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp:

Trước hết, ban lãnh đạo đánh giá cụ thể công ty mình, những doanh nghiệp vừa hoặc lớn sẽ thường cần phần mềm có những tính năng phức tạp hơn so với doanh nghiệp nhỏ. Đối với các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau cũng sẽ có những yêu cầu riêng về quản lý nhân sự. Chính vì thế, cần phải có phần mềm phù hợp và hỗ trợ được các quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp.

• Khả năng tích hợp:

Trong tương lai, có thể doanh nghiệp sẽ mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, nên khi lựa chọn phần mềm thì nên ưu tiên có tính năng tích hợp với các hệ thống khác như CRM, kế toán,... để tránh nhập liệu trùng lặp và tăng hiệu quả làm việc.

• Giao diện trực quan, thân thiện người dùng:

Đây là một yếu tố không thể thiếu khi lựa chọn phần mềm, cho dù phần mềm có được đánh giá tốt như nào nhưng nếu như giao diện thiết kế không thân thiện với người dùng, thì rất khó áp dụng được cho nhân sự. Trong công ty, có nhiều nhóm độ tuổi, tính cách, độ nhận thức khác nhau nên sẽ có những cách nhìn khác nhau. Nếu như phần mềm khó sử dụng, công ty sẽ phải tốn khá nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn nhân sự thực hành.

• Chi phí phần mềm:

Không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng bỏ một chi phí lớn ra để đầu tư cho phần mềm quản lý sự, mỗi một doanh nghiệp sẽ có những ngân sách riêng để chi cho phần mềm HRM. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều mức giá khác nhau, ban lãnh đạo có thể cân nhắc và lựa chọn đơn vị phù hợp với ngân sách của mình.

• Đơn vị cung cấp:

Đơn vị cung cấp phần mềm chính là người ảnh hưởng nhất trong quá trình khách hàng trải nghiệm phần mềm. Khi xảy ra vấn đề do lỗi kỹ thuật, thì cần phải có nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ 24/7, nhanh chóng giải đáp thắc mắc khách hàng, hỗ trợ triển khai kịp thời. Bên cạnh đó, nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm trên thị trường thì sẽ mang lại cảm giác an toàn cho khách hàng trong vấn đề bảo mật thông tin dữ liệu.

7. SISERPsme - Phân hệ quản lý Nhân sự - Tiền lương tối ưu hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp:

Doanh nghiệp đang phân vân không biết nên tìm kiếm phần mềm Quản lý nhân lực nào cho phù hợp với doanh nghiệp mình? Bạn đang đau đầu trong việc quản lý nhân sự và tính lương cho doanh nghiệp và bạn muốn tìm kiếm phần mềm giải quyết tối ưu những khó khăn đó? Bạn muốn tôi sưu hóa quy trình nhân sự, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian? Với SISERPsme, giải pháp toàn diện, sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề, từ chấm công, tính lương đến quản lý hồ sơ nhân viên.

Được thiết kế riêng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên chi phí triển khai phần mềm sẽ thấp nhất trên thị trường. Sau khi khảo sát từ khách hàng, SIS sẽ tư vấn và báo giá, chi phí phần mềm sẽ phụ thuộc vào yêu cầu, quy mô, lĩnh vực của từng doanh nghiệp. 

Sở hữu nhiều tính năng ưu việt, thông minh, SISERPsme sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết mọi bài toán liên quan đến nhân sự - tiền lương, cụ thể:

• Quản lý, theo dõi toàn bộ thông tin của nhân sự.
• Tự động hóa mọi quy trình liên quan đến quản lý nhân sự - kế toán, giúp tăng năng suất lao động hơn 50%, đẩy nhanh quá trình số hóa doanh nghiệp.
• Quản lý toàn diện từ tuyển dụng, đào tạo, hồ sơ lao động, tiền lương, quá trình công tác, khen thưởng - kỷ luật, BHXH, Thuế TNCN,...
• Quản lý các tài liệu liên quan của ứng viên.
• Chấm công theo thời gian, KPI, sản phẩm.
• Lập kế hoạch theo ngày trong tháng, thứ trong tuần.
• Quản lý quỹ ngày phép tháng, thâm niên, doanh nghiệp.
• Báo cáo đánh giá KPI, Quản lý theo mục tiêu.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, tổng hợp,....
• Phân hệ trực quan, sinh động, công nghệ sinh động, trải nghiệm mượt mà.

Ngoài ra, còn nhiều tính năng vượt trội hơn nữa, nếu doanh nghiệp quan tâm hãy để lại thông tin tại đây, đội ngũ chăm sóc khách hàng SIS sẽ tư vấn, chăm sóc nhanh nhất có thể đến khách hàng!

Như vậy, qua bài viết trên bạn đã hiểu về Phần mềm HRM là gì và những lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm. Việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp luôn là một bài toán phức tạp, hỏi sự minh bạch, khoa học và an toàn trong công việc xử lý dữ liệu. Những khó khăn như lập báo cáo, đơn vị lựa chọn phần mềm không phù hợp, hay lo lắng về bảo mật dữ liệu đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý nhân lực. Chính vì vậy, giải pháp phần mềm HRM đóng vai trò thiết yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro. Để đạt được điều đó, việc tìm hiểu kỹ năng lưỡng diện và lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất.