ERP Cloud vs ERP On-premise: SME nên chọn mô hình nào?

ERP Cloud và ERP On-premise khác nhau chủ yếu ở cách triển khai, trách nhiệm vận hành hạ tầng, chi phí, khả năng mở rộng và mức độ kiểm soát hệ thống. Cloud phù hợp với doanh nghiệp muốn giảm đầu tư hạ tầng và thuận tiện truy cập từ nhiều địa điểm; On-premise phù hợp khi doanh nghiệp cần kiểm soát trực tiếp môi trường vận hành và có nguồn lực IT tương ứng.

ERP Cloud và ERP On-premise khác nhau như thế nào? So sánh theo 7 tiêu chí

ERP Cloud là gì?

ERP Cloud là hệ thống ERP được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây. Người dùng truy cập phần mềm thông qua Internet thay vì phải cài đặt toàn bộ hệ thống trên máy chủ nội bộ.

Với mô hình SaaS, nhà cung cấp thường chịu trách nhiệm đối với phần lớn hạ tầng, bảo trì và cập nhật hệ thống. Doanh nghiệp tập trung vào cấu hình, dữ liệu, người dùng và quy trình nghiệp vụ. Microsoft mô tả Cloud ERP là dịch vụ ERP được nhà cung cấp quản lý, trong khi On-premise được triển khai tại trung tâm dữ liệu của khách hàng.

ERP On-premise là gì?

ERP On-premise được cài đặt và vận hành trên server hoặc trung tâm dữ liệu do doanh nghiệp trực tiếp quản lý hoặc thuê một đơn vị quản lý riêng.

Mô hình này cho phép doanh nghiệp kiểm soát trực tiếp môi trường triển khai, nhưng đồng thời phải đảm nhiệm nhiều công việc hơn như chuẩn bị hạ tầng, cấu hình hệ thống, backup, disaster recovery, quản lý hệ điều hành và cập nhật.

Điểm khác biệt quan trọng nhất có thể hiểu đơn giản là: ERP Cloud chuyển phần lớn trách nhiệm về hạ tầng và vận hành sang nhà cung cấp; ERP On-premise giữ phần lớn trách nhiệm này ở phía doanh nghiệp.

SME nên chọn ERP Cloud hay On-premise? 

Không có một mô hình triển khai phù hợp với mọi SME. Cách lựa chọn thực tế hơn là xác định doanh nghiệp đang có gì, cần gì và có khả năng vận hành mô hình nào trong dài hạn.

Khi nào SME nên cân nhắc ERP Cloud?

ERP Cloud có thể phù hợp khi doanh nghiệp:

• Không muốn đầu tư server riêng cho ERP.
• Có đội ngũ IT nhỏ.
• Có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm hoạt động.
• Cần truy cập ERP từ xa.
• Muốn triển khai từng giai đoạn.
• Muốn giảm phần việc quản trị hạ tầng.
• Muốn mở rộng người dùng hoặc quy mô theo nhu cầu.

Đặc biệt, với SME chưa có hạ tầng IT chuyên biệt, việc sử dụng Cloud có thể giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào chuẩn hóa quy trình và khai thác ERP thay vì xây dựng môi trường máy chủ.

Khi nào SME nên cân nhắc ERP On-premise?

On-premise có thể được xem xét khi doanh nghiệp:

• Đã có server hoặc data center.
• Có đội IT đủ năng lực vận hành.
• Cần kiểm soát trực tiếp môi trường hệ thống.
• Có yêu cầu đặc thù về hạ tầng hoặc dữ liệu.
• Có quy trình cần tùy chỉnh sâu và sản phẩm ERP hỗ trợ điều đó.
• Có khả năng duy trì chi phí vận hành, bảo trì và nâng cấp trong dài hạn.

Một số doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc On-premise khi yêu cầu về kết nối, quy định nội bộ hoặc điều kiện vận hành khiến mô hình Cloud không đáp ứng được yêu cầu cụ thể. Microsoft liệt kê các yếu tố như yêu cầu tuân thủ, chủ quyền dữ liệu hoặc điều kiện kết nối là những trường hợp cần xem xét khi lựa chọn On-premise.

Khi nào có thể xem xét Hybrid?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chuyển toàn bộ hệ thống từ On-premise sang Cloud trong một lần.

Mô hình Hybrid có thể được cân nhắc khi:

• Doanh nghiệp đang sử dụng ERP cũ tại chỗ.
• Một số hệ thống vẫn cần duy trì On-premise.
• Các module mới có thể triển khai trên Cloud.
• Doanh nghiệp muốn chuyển đổi theo từng giai đoạn.
• Cần giảm rủi ro khi thay đổi toàn bộ hệ thống.

Trong thực tế, Cloud vẫn có thể tích hợp với các hệ thống On-premise. Microsoft cũng đề cập đến các mô hình kết hợp Cloud và hệ thống tại chỗ cho những trường hợp có yêu cầu đặc thù về kết nối hoặc vận hành.

7 câu hỏi cần kiểm tra trước khi lựa chọn

Trước khi ký hợp đồng ERP, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trả lời rõ 7 vấn đề sau:

1. Doanh nghiệp đã có hạ tầng server/data center chưa?
   Nếu chưa có, cần tính toàn bộ chi phí xây dựng và vận hành nếu chọn On-premise.
2. TCO của hai mô hình trong 3–5 năm là bao nhiêu?
   Không chỉ tính phí phần mềm mà cần đưa cả server, IT, backup, nâng cấp, bảo trì và chi phí dịch vụ vào phép tính.
3. Ai chịu trách nhiệm backup và disaster recovery?
   Phải xác định rõ nhà cung cấp hay doanh nghiệp chịu trách nhiệm, tần suất backup và quy trình khôi phục.
4. Dữ liệu được lưu trữ ở đâu?
   Kiểm tra vị trí lưu trữ, quyền truy cập, chính sách bảo mật và khả năng lấy dữ liệu khi chấm dứt dịch vụ.
5. Đội IT hiện tại có đủ năng lực vận hành On-premise không?
   Nếu không, cần tính thêm chi phí nhân sự hoặc dịch vụ quản trị.
6. ERP có API và khả năng tích hợp không?
   Đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp đang sử dụng CRM, POS, hóa đơn điện tử, ngân hàng, HRM hoặc các hệ thống chuyên ngành.
7. Khi doanh nghiệp tăng quy mô thì chi phí thay đổi như thế nào?
   Hỏi trước về số lượng người dùng, chi nhánh, dung lượng dữ liệu, module bổ sung và chi phí mở rộng.

SIS ERP Online phù hợp với doanh nghiệp nào?

SIS ERP Online là giải pháp ERP triển khai trên nền tảng web, cho phép doanh nghiệp truy cập hệ thống qua Internet và không bị giới hạn bởi máy chủ, máy trạm theo cách triển khai truyền thống. SIS giới thiệu giải pháp này cho các doanh nghiệp SME, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và mô hình làm việc từ xa.

Về mô hình sử dụng, SIS ERP Online có thể phù hợp với doanh nghiệp đang tìm kiếm ERP Cloud trong các trường hợp như:

• SME chưa muốn đầu tư hạ tầng server: SIS giới thiệu ERP Online theo hướng không yêu cầu đầu tư lớn ban đầu cho hạ tầng máy chủ.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Hệ thống hỗ trợ quản lý tập trung và đồng bộ dữ liệu giữa các đơn vị.
• Doanh nghiệp cần làm việc từ xa: Hệ thống được thiết kế để truy cập trên các thiết bị có kết nối Internet.
• Doanh nghiệp cần mở rộng ERP: SIS ERP Online hỗ trợ nhiều nghiệp vụ như CRM, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, chất lượng, nhân sự – tiền lương, tài sản, tài chính – kế toán, công việc, kế hoạch, cổ đông và hợp đồng – dự án.
• Doanh nghiệp muốn tích hợp thêm hệ thống: SIS cung cấp các giải pháp mở rộng và kết nối như SIS TAX Connect, SIS Bank Hub, SIS Remote Access và các cổng kết nối khác.

SIS cũng công bố quy trình triển khai ERP gồm khảo sát → tư vấn → thiết kế giải pháp → triển khai → đào tạo → Go-live → hỗ trợ, cho phép dự án được xây dựng dựa trên hiện trạng và nhu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc lựa chọn SIS ERP Online hay một giải pháp Cloud khác vẫn nên dựa trên demo quy trình thực tế, khả năng tích hợp, phạm vi tùy chỉnh, SLA, bảo mật và TCO của từng doanh nghiệp.

ERP Cloud hay On-premise phù hợp với SME?

ERP Cloud và ERP On-premise không phải hai lựa chọn có thể phân định bằng một tiêu chí duy nhất.

ERP Cloud tập trung vào việc giảm nhu cầu tự quản lý hạ tầng, thuận tiện truy cập từ nhiều địa điểm và hỗ trợ mở rộng theo mô hình dịch vụ. ERP On-premise cho phép doanh nghiệp kiểm soát trực tiếp môi trường triển khai nhưng đi kèm yêu cầu lớn hơn về hạ tầng, bảo trì, backup, bảo mật và nguồn lực IT.

SME nên đưa ra quyết định dựa trên 6 nhóm yếu tố:

1. Hạ tầng hiện có.
2. TCO trong dài hạn.
3. Nguồn lực IT.
4. Yêu cầu về dữ liệu và bảo mật.
5. Khả năng mở rộng và tích hợp.
6. Lộ trình phát triển của doanh nghiệp.

Nếu chưa có hạ tầng IT đáng kể và cần triển khai ERP linh hoạt, Cloud là mô hình đáng được đưa vào danh sách đánh giá. Nếu doanh nghiệp đã có data center, đội IT và yêu cầu kiểm soát sâu môi trường vận hành, On-premise có thể là phương án cần xem xét. Với doanh nghiệp đang chuyển đổi từng bước, Hybrid cũng là một lựa chọn có thể đánh giá.

ERP Cloud và ERP On-premise khác nhau chủ yếu ở cách triển khai, mức độ kiểm soát hạ tầng và trách nhiệm vận hành. Cloud giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu đầu tư hạ tầng, thuận tiện truy cập và mở rộng; trong khi On-premise phù hợp với doanh nghiệp có hạ tầng, nguồn lực IT và yêu cầu kiểm soát hệ thống riêng. Vì vậy, SME nên lựa chọn dựa trên TCO, nguồn lực IT, yêu cầu dữ liệu, khả năng tích hợp và định hướng phát triển, thay vì chỉ so sánh chi phí ban đầu.