ERP vs phần mềm kế toán riêng lẻ: SME nên chọn loại nào?

Phần mềm kế toán riêng lẻ phù hợp với doanh nghiệp chủ yếu cần xử lý nghiệp vụ tài chính – kế toán và có quy trình vận hành đơn giản. Trong khi đó, ERP phù hợp khi doanh nghiệp cần kết nối kế toán với bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất hoặc các bộ phận khác trên cùng hệ thống. Lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu quản lý, mức độ phức tạp và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

ERP và phần mềm kế toán riêng lẻ khác nhau như thế nào?

Phần mềm kế toán riêng lẻ và ERP đều hỗ trợ quản lý tài chính, nhưng khác nhau về phạm vi nghiệp vụ và cách kết nối dữ liệu. Phần mềm kế toán tập trung vào ghi nhận, xử lý và tổng hợp thông tin tài chính. ERP mở rộng phạm vi này, kết nối kế toán với các hoạt động như bán hàng, mua hàng, quản lý kho, sản xuất và nhân sự.

Phần mềm kế toán riêng lẻ là gì?

Phần mềm kế toán riêng lẻ là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ tài chính – kế toán. Tùy từng sản phẩm, hệ thống có thể cung cấp các chức năng như:

• Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Quản lý thu chi, tiền gửi ngân hàng và dòng tiền.
• Theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
• Quản lý hóa đơn, chứng từ và tài sản.
• Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế.

Một số phần mềm kế toán còn tích hợp chức năng quản lý kho, bán hàng, tiền lương hoặc kết nối hóa đơn điện tử. Vì vậy, khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem xét tính năng thực tế của từng sản phẩm thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để quản lý và kết nối nhiều hoạt động trên cùng một nền tảng. Ngoài tài chính – kế toán, ERP có thể bao gồm các phân hệ như:

• Quản lý bán hàng và khách hàng.
• Quản lý mua hàng và nhà cung cấp.
• Quản lý kho và hàng tồn kho.
• Quản lý sản xuất, định mức nguyên vật liệu và giá thành.
• Quản lý nhân sự, chấm công và tiền lương.
• Quản lý tài sản, dự án và công việc.

Điểm quan trọng của ERP là khả năng liên kết dữ liệu giữa các phân hệ. Chẳng hạn, khi phát sinh đơn hàng bán, thông tin có thể được chuyển tiếp đến bộ phận kho để kiểm tra hàng hóa, bộ phận giao hàng để xử lý đơn và kế toán để ghi nhận doanh thu, công nợ theo quy trình đã thiết lập.

Nhìn chung, sự khác biệt cốt lõi nằm ở phạm vi quản lý. Phần mềm kế toán tập trung giải quyết nghiệp vụ tài chính, trong khi ERP hướng đến việc kết nối các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ERP không mặc nhiên phù hợp với mọi doanh nghiệp và phần mềm kế toán cũng có thể đáp ứng nhiều nghiệp vụ ngoài kế toán ở mức độ nhất định.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm kế toán riêng lẻ?

Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ khi nhu cầu quản lý chủ yếu tập trung vào tài chính – kế toán, quy trình vận hành chưa phức tạp và các bộ phận chưa cần chia sẻ dữ liệu thường xuyên trên cùng một hệ thống.

Một số trường hợp có thể cân nhắc gồm:

1. Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và quy trình đơn giản

Doanh nghiệp có ít nhân sự, ít phòng ban hoặc hoạt động trong một địa điểm thường có quy trình vận hành tương đối gọn. Nếu các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng và kho không quá phức tạp, doanh nghiệp có thể quản lý bằng những công cụ hiện tại và sử dụng phần mềm kế toán để xử lý số liệu tài chính.

2. Nhu cầu chủ yếu là hạch toán và lập báo cáo

Nếu vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết nằm trong bộ phận kế toán, chẳng hạn như ghi nhận chứng từ, quản lý công nợ, theo dõi thu chi hoặc lập báo cáo, việc lựa chọn phần mềm kế toán có đầy đủ tính năng phù hợp có thể đáp ứng nhu cầu.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra khả năng đáp ứng nghiệp vụ, báo cáo và yêu cầu kế toán thực tế trước khi cân nhắc một hệ thống có phạm vi rộng hơn.

3. Các bộ phận chưa cần kết nối dữ liệu sâu

Một số doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm riêng cho bán hàng, quản lý kho hoặc nhân sự mà vẫn đáp ứng được quy trình vận hành. Nếu dữ liệu được chuyển giao và đối chiếu thuận lợi, việc triển khai ERP chưa chắc là nhu cầu cấp thiết.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần theo dõi khối lượng công việc đối chiếu và nhập liệu thủ công. Khi những thao tác này ngày càng nhiều, cần đánh giá lại khả năng tích hợp giữa các hệ thống.

4. Doanh nghiệp muốn giới hạn phạm vi đầu tư

Phần mềm kế toán riêng lẻ thường có phạm vi triển khai tập trung hơn ERP. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nghiệp vụ cần thiết, sau đó đánh giá nhu cầu mở rộng khi hoạt động kinh doanh thay đổi.

Dù vậy, không nên chỉ so sánh giá mua phần mềm. Cần tính đến cả chi phí nhập liệu, đối chiếu, tích hợp và vận hành các công cụ đang sử dụng.

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang ERP?

Doanh nghiệp nên cân nhắc ERP khi những khó khăn trong quản lý không còn giới hạn ở bộ phận kế toán mà xuất hiện ở nhiều phòng ban. Đặc biệt, khi dữ liệu từ bán hàng, mua hàng, kho hoặc sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận và tổng hợp tài chính, một hệ thống có khả năng kết nối các nghiệp vụ có thể giúp doanh nghiệp quản lý tập trung hơn.

Dữ liệu giữa các bộ phận bị phân tán

Khi mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm hoặc bảng tính riêng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu. Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh theo dõi đơn hàng trên một hệ thống, kho quản lý nhập xuất trên Excel, còn kế toán ghi nhận doanh thu trên phần mềm kế toán.

Khi dữ liệu không được đồng bộ, nhân viên phải đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn. Điều này có thể làm chậm quá trình xử lý và khiến doanh nghiệp khó xác định số liệu nào là chính xác tại một thời điểm.

ERP có thể kết nối các nghiệp vụ trên một nền tảng chung, giúp các bộ phận sử dụng dữ liệu liên quan theo quy trình được thiết lập.

Nhân viên phải nhập liệu nhiều lần

Một đơn hàng có thể cần được cập nhật ở nhiều nơi, từ hệ thống bán hàng đến kho và kế toán. Nếu các hệ thống không được tích hợp, nhân viên có thể phải nhập lại thông tin khách hàng, hàng hóa, số lượng hoặc giá trị giao dịch.

Việc nhập liệu trùng lặp làm tăng khối lượng công việc và có thể phát sinh sai lệch giữa các hệ thống. Khi tình trạng này diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng kết nối dữ liệu hoặc triển khai ERP để giảm các thao tác lặp lại.

Khó kiểm soát tồn kho, công nợ và chi phí

Đối với doanh nghiệp thương mại, phân phối hoặc sản xuất, số liệu kế toán có liên quan trực tiếp đến hoạt động nhập hàng, xuất hàng và sử dụng nguyên vật liệu.

Nếu dữ liệu kho không được cập nhật kịp thời, kế toán có thể phải chờ thông tin để đối chiếu. Ban lãnh đạo cũng khó theo dõi tình hình tồn kho, công nợ và chi phí khi dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống.

ERP có thể kết nối các nghiệp vụ này, giúp doanh nghiệp theo dõi luồng thông tin từ phát sinh giao dịch đến ghi nhận kế toán. Khả năng kiểm soát cụ thể phụ thuộc vào quy trình và cách cấu hình hệ thống.

Quy trình liên phòng ban ngày càng phức tạp

Khi quy mô hoạt động tăng lên, một nghiệp vụ có thể liên quan đến nhiều bộ phận. Ví dụ, quy trình mua hàng có thể bắt đầu từ yêu cầu của bộ phận sử dụng, tiếp tục qua phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhập kho và thanh toán.

Nếu mỗi bước được theo dõi bằng một công cụ riêng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ và trách nhiệm xử lý. ERP hỗ trợ thiết lập quy trình liên phòng ban, phân quyền và luồng phê duyệt theo thiết kế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mở rộng quy mô

Khi doanh nghiệp có thêm chi nhánh, kho hàng, nhà máy hoặc đơn vị thành viên, nhu cầu tổng hợp và kiểm soát dữ liệu thường trở nên phức tạp hơn.

Nếu hệ thống hiện tại không đáp ứng tốt việc quản lý nhiều địa điểm hoặc tổng hợp số liệu, doanh nghiệp có thể xem xét ERP có khả năng quản lý tập trung và phân quyền theo đơn vị.

Ban lãnh đạo cần thông tin quản trị tổng thể

Phần mềm kế toán cung cấp thông tin tài chính, nhưng để phân tích nguyên nhân biến động doanh thu, chi phí hoặc hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thêm dữ liệu từ các bộ phận khác.

Ví dụ, để đánh giá hiệu quả một đơn hàng, nhà quản lý có thể cần xem xét doanh thu, giá vốn, tình trạng giao hàng, tồn kho và chi phí liên quan. Khi dữ liệu được quản lý trên các hệ thống rời rạc, việc tổng hợp có thể tốn nhiều thời gian.

ERP có thể hỗ trợ kết nối các dữ liệu này, tạo cơ sở cho báo cáo quản trị theo phạm vi phân hệ được triển khai.

Các dấu hiệu trên không có nghĩa doanh nghiệp bắt buộc phải thay thế toàn bộ hệ thống hiện tại bằng ERP. Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên xác định vấn đề cần giải quyết và đánh giá liệu tích hợp các phần mềm đang dùng có đáp ứng được hay không.

Doanh nghiệp cần cân nhắc gì khi lựa chọn hoặc chuyển từ phần mềm kế toán lên ERP?

Việc lựa chọn giữa phần mềm kế toán và ERP cần dựa trên nhu cầu quản lý thực tế, không chỉ dựa vào quy mô doanh nghiệp hoặc số lượng tính năng của phần mềm. Nếu đang sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp cũng cần xem xét khả năng chuyển đổi dữ liệu và lộ trình triển khai để hạn chế gián đoạn hoạt động.

1. Đánh giá nhu cầu quản lý hiện tại

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định vấn đề đang gặp phải nằm ở nghiệp vụ kế toán hay ở sự phối hợp giữa các phòng ban.

Nếu kế toán gặp khó khăn do quy trình hạch toán chưa thống nhất, dữ liệu chưa được chuẩn hóa hoặc phần mềm chưa được cấu hình phù hợp, việc nâng cấp phần mềm kế toán có thể là phương án cần đánh giá.

Ngược lại, nếu vấn đề xuất phát từ việc dữ liệu bán hàng, mua hàng, kho và kế toán không được kết nối, doanh nghiệp nên khảo sát giải pháp có khả năng quản lý nhiều nghiệp vụ trên cùng hệ thống.

2. Xác định khả năng mở rộng trong tương lai

Doanh nghiệp cần xem xét kế hoạch phát triển trong những năm tới, chẳng hạn như mở rộng chi nhánh, tăng số lượng kho, bổ sung hoạt động sản xuất hoặc phát triển thêm kênh bán hàng.

Nếu nhu cầu quản lý có thể thay đổi đáng kể, nên ưu tiên giải pháp có khả năng mở rộng phù hợp. Tuy nhiên, không nhất thiết phải mua hoặc triển khai tất cả phân hệ ngay từ đầu. Phạm vi đầu tư nên tương ứng với nhu cầu và nguồn lực hiện tại.

3. Xem xét khả năng chuyển đổi dữ liệu

Khi chuyển từ phần mềm kế toán sang ERP, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng kế thừa dữ liệu hiện có, bao gồm:

• Danh mục tài khoản, khách hàng và nhà cung cấp.
• Số dư đầu kỳ và dữ liệu công nợ.
• Danh mục hàng hóa, vật tư và số liệu tồn kho.
• Dữ liệu tài sản, công cụ dụng cụ và các thông tin liên quan.
• Lịch sử giao dịch cần thiết cho công tác tra cứu, đối chiếu.

Không phải dữ liệu nào cũng cần chuyển toàn bộ sang hệ thống mới. Doanh nghiệp nên thống nhất với nhà cung cấp về phạm vi dữ liệu cần chuyển, cách kiểm tra và đối chiếu sau khi chuyển đổi.

4. Lựa chọn phạm vi và lộ trình triển khai

Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo từng giai đoạn nếu giải pháp và quy trình cho phép. Chẳng hạn, giai đoạn đầu có thể ưu tiên kế toán, bán hàng, mua hàng và kho; sau đó mở rộng sang CRM, sản xuất, nhân sự hoặc các phân hệ khác khi có nhu cầu.

Cách triển khai này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những nghiệp vụ cần thiết trước. Tuy nhiên, cần thiết kế tổng thể ngay từ đầu để hạn chế việc phải điều chỉnh lớn khi bổ sung phân hệ.

Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi công việc, nhân sự tham gia, thời gian dự kiến, kế hoạch đào tạo và tiêu chí nghiệm thu.

5. Tính toán tổng chi phí sở hữu

Chi phí phần mềm không chỉ bao gồm phí bản quyền hoặc thuê bao. Với ERP, doanh nghiệp cần xem xét tổng chi phí trong suốt quá trình triển khai và vận hành, bao gồm:

• Chi phí bản quyền hoặc thuê bao phần mềm.
• Chi phí triển khai và cấu hình hệ thống.
• Chi phí tùy chỉnh quy trình, biểu mẫu hoặc báo cáo.
• Chi phí tích hợp với các hệ thống khác.
• Chi phí chuyển đổi dữ liệu và đào tạo.
• Chi phí bảo trì, hỗ trợ và mở rộng.

Đối với phần mềm kế toán riêng lẻ, doanh nghiệp cũng nên tính đến chi phí duy trì các công cụ khác và nguồn lực cần thiết để tổng hợp dữ liệu giữa các hệ thống.

6. Đánh giá khả năng tích hợp và hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử, ngân hàng hoặc các nền tảng khác, cần xác định khả năng tích hợp của giải pháp mới.

Bên cạnh đó, cần tìm hiểu năng lực triển khai của nhà cung cấp, phương án đào tạo, hỗ trợ sau khi vận hành và cách xử lý khi phát sinh vấn đề.

SIS ERP SME phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu quản lý nào?

SIS ERP SME là giải pháp quản trị tổng thể, kết nối các nghiệp vụ như kinh doanh, mua hàng, kho, sản xuất, tài chính – kế toán, nhân sự, kế hoạch và dự án trên cùng một hệ thống. Giải pháp hướng đến doanh nghiệp cần quản lý nhiều hoạt động liên phòng ban thay vì vận hành bằng các phần mềm riêng lẻ.

Các nghiệp vụ SIS ERP SME hỗ trợ

SIS ERP SME cung cấp các phân hệ phục vụ nhiều hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm:

• CRM và bán hàng: Quản lý khách hàng, báo giá, đơn hàng và hoạt động kinh doanh.
• Quản lý mua hàng: Theo dõi yêu cầu mua hàng, nhà cung cấp, đơn đặt hàng và quy trình mua sắm.
• Quản lý kho: Theo dõi nhập – xuất – tồn và kết nối dữ liệu với các nghiệp vụ liên quan.
• Quản lý sản xuất: Hỗ trợ quản lý kế hoạch, định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất và giá thành.
• Tài chính – kế toán: Quản lý các nghiệp vụ kế toán và kết nối dữ liệu tài chính với hoạt động doanh nghiệp.
• Nhân sự – tiền lương: Hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự, chấm công và tiền lương.
• Quản lý công việc, tài sản và dự án: Hỗ trợ theo dõi các hoạt động quản trị liên quan.

Các phân hệ có thể được lựa chọn theo nhu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nào có thể cân nhắc SIS ERP SME?

SIS ERP SME có thể là phương án để doanh nghiệp xem xét trong các trường hợp:

• Đang sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ và cần kết nối dữ liệu giữa các bộ phận.
• Có nhu cầu quản lý đồng bộ kế toán, bán hàng, mua hàng và kho.
• Có hoạt động sản xuất cần liên kết kế hoạch, nguyên vật liệu, tiến độ và giá thành.
• Có nhiều đơn vị hoặc chi nhánh cần quản lý tập trung.
• Cần điều chỉnh quy trình, phân quyền và mở rộng hệ thống theo đặc thù vận hành.

Với doanh nghiệp hiện chỉ cần xử lý nghiệp vụ kế toán, SIS cũng cung cấp SIS Accounting Online. Theo thông tin giới thiệu của SIS, doanh nghiệp có thể bắt đầu với giải pháp kế toán trực tuyến và xem xét mở rộng lên ERP tổng thể khi nhu cầu quản lý tăng lên. Khả năng kế thừa dữ liệu và phạm vi chuyển đổi cần được xác nhận theo phương án triển khai cụ thể.

Phần mềm kế toán riêng lẻ và ERP phục vụ những nhu cầu quản lý khác nhau. Phần mềm kế toán phù hợp khi doanh nghiệp chủ yếu cần xử lý nghiệp vụ tài chính và có quy trình vận hành đơn giản. ERP có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp cần kết nối kế toán với bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất hoặc các bộ phận khác.

Doanh nghiệp SME nên lựa chọn dựa trên nhu cầu hiện tại, mức độ phức tạp của quy trình, khả năng mở rộng, nguồn lực triển khai và tổng chi phí sở hữu. Nếu hệ thống kế toán đang đáp ứng tốt, chưa nhất thiết phải chuyển đổi. Khi phát sinh nhu cầu quản lý tổng thể, doanh nghiệp có thể khảo sát ERP và xây dựng lộ trình triển khai phù hợp.