Nâng cao hiệu quả hoạt động với phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Theo dữ liệu thống kê về các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng thành công khi triển khai ERP từ trang website Crybrosys, có số liệu như sau:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sắp đóng góp vào mức tăng trưởng khoảng 8% cho thị trường ERP toàn cầu nhờ vào khả năng hoạt động mà các giải pháp ERP mang lại.
• Hơn 95% doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp mới nổi sử dụng giải pháp ERP đã thành công trong lĩnh vực của họ.
• Giải pháp ERP chuẩn hóa hoạt động back-end của công ty lên tới 77%.

Con số khổng lồ này cho thấy mức độ quan tâm của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đầu tư vào phần mềm ERP đông đảo. Vậy tại sao doanh nghiệp SME lại quan tâm vào ERP tới như vậy?

Hãy dành 5 phút đọc bài viết dưới đây để mở mang tầm mắt về:

• Lý do tại sao doanh nghiệp đầu tư vào ERP.
• Những dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp cần đầu tư vào ERP.
• Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp SME?

Với những thông tin về phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong bài viết dưới đây, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp quản trị dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ERP.

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên đầu tư sử dụng ERP hay không?

Việc quyết định có nên đầu tư vào hệ thống nguồn lực doanh nghiệp ERP hay không sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bạn có thể nghiên cứu và xem những ưu nhược điểm mà nó mang lại. Đây cũng là một quyết định khá khó khăn, đặc biệt nếu bạn chưa từng sử dụng hệ thống ERP hoặc từng dùng nhưng chưa hiệu quả. Dưới đây là những điều mà bạn có nên đầu tư vào phần mềm ERP không:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động: ERP giúp tự động hóa các quy trình thủ công, loại bỏ trùng lặp dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Tăng cường khả năng kiểm soát: ERP cung cấp dữ liệu tổng quan và cập nhật theo thời gian thực về mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: ERP giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, bằng cách thu thập và phân tích thông tin dữ liệu của khách hàng. Từ đó đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
• Giảm thiểu chi phí: ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, chi phí quản lý, chi phí kho bãi, chi phí sản xuất, ...Ngoài ra, do tối ưu hóa các quy trình thủ công nên tiết kiệm được chi phí nhân sự ở những vị trí không cần thiết.
• Tăng cường lợi thế cạnh tranh: ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, dịch vụ khách hàng, từ đó tăng cường lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

Tuy nhiên, việc triển khai ERP cũng có một số nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cao: Chi phí mua giấy phép phần mềm, triển khai, bảo trì và đào tạo nhân viên cho hệ thống ERP khá cao đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
• Quá trình triển khai phức tạp: Việc triển khai ERP thường mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.

2. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp SME của bạn đang cần ERP

Doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) ngày càng phát triển và đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) có thể giúp doanh nghiệp SME giải quyết những thách thức này và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp SME cần đầu tư phần mềm ERP:

Quy trình thủ công và kém hiệu quả giữa các bộ phận khác nhau:

• Doanh nghiệp vẫn sử dụng nhiều quy trình làm việc thủ công như nhập liệu, báo cáo, ... dẫn đến tốn thời gian, chi phí và dễ xảy ra sai sót.
• Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc và quản lý hiệu quả hoạt động của nhân viên.
• Các phòng ban phải làm nhiều công việc thủ công và phải phối hợp nhiều giữa các bộ phận khác nhau.

Khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng:

• Không đáp ứng được những nhu cầu và sở thích của khách hàng, doanh nghiệp bắt đầu nhận được phản hồi tiêu cực về các vấn đề hậu cần hoặc thậm chí đánh mất khách hàng tiềm năng.
• Khó khăn trong việc tiếp nhận và xử lý đơn hàng của khách hàng.
• Khó khăn trong việc giải quyết khiếu nại của khách hàng.

Chi phí vận hành và quản lý cao:

• Hầu hết các doanh nghiệp SME đều không có đủ khả năng chi phí cao để vận hành và bảo trì nhiều hệ thống cho các chức năng kinh doanh khác nhau. Việc trả tiền nâng cấp phần cứng, giấy phép phần mềm, phí bảo trì, chi phí đào tạo,... sẽ làm tốn khá nhiều ngân sách cho hoạt động này.
• Nếu công ty bạn chi quá nhiều tiền cho các công nghệ khác nhau chỉ để theo dõi tất cả hoạt động kinh doanh của bạn, nên xem xét lựa chọn hệ thống ERP trọn gói được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu:

• Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ để quản lý các hoạt động khác nhau như bán hàng, kế toán, kho hàng, ... dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân tán, khó khăn trong việc truy cập và tổng hợp.
• Dữ liệu không được cập nhật kịp thời, dẫn đến thông tin sai lệch và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của ban lãnh đạo.

Khả năng kiểm soát hoạt động kinh doanh còn hạn chế:

• Ban lãnh đạo không có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, dẫn đến khó khăn trong việc đưa ra quyết định chiến lược.
• Khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và cá nhân nhân viên.

Khó khăn trong việc mở rộng quy mô kinh doanh:

• Hệ thống quản lý thủ công không đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp khi mở rộng thị trường, tăng số lượng khách hàng và sản phẩm.
• Khó khăn trong việc quản lý chuỗi cung ứng và phân phối sản phẩm.

>> Xem thêm: Quy trình triển khai ERP Hiệu quả chi tiết từng bước

3. Làm cách nào để chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Phần mềm ERP cho phép bạn quản lý và tập trung mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Công cụ này rất cần thiết cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) muốn phát triển, mở rộng quy mô và mang lại nhiều lợi thế trong cạnh tranh. Vì thế, việc lựa chọn ERP phù hợp đóng vai trò  quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, với sự đa dạng về nhà cung cấp phần mềm ERP hiện nay, doanh nghiệp SME  sẽ gặp khó khăn trong việc xác định giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình. Để hỗ trợ những doanh nghiệp SME trong quá trình lựa chọn ERP, SIS Việt Nam xin chia sẻ một số cách sau:

• Xác định nhu cầu và mục tiêu:

Trước khi bắt đầu tìm kiếm phần mềm ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu của mình. Cần đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại, những bộ phận nào đang gặp vấn đề, khó giải quyết, chẳng hạn như kế toán, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, bán hàng,... Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm có các tính năng phù hợp và đáp ứng tốt nhất mục tiêu đề ra.

• Xem xét khả năng mở rộng:

Lúc này, nhà quản lý cần xem xét tiềm năng phát triển của doanh nghiệp. Sau đó chọn hệ thống ERP có tính năng linh hoạt, có thể mở rộng quy mô phù hợp của doanh nghiệp, cho phép nhà quản lý thêm người dùng, Module và chức năng nhiều hơn. Hệ thống ERP của bạn phải có khả năng xử lý những khối dữ liệu, số lượng người dùng và số lượng giao dịch tăng lên.

• Giao diện thiết kế đơn giản: 

Đây cũng là tiêu chí ưu tiên cho các doanh nghiệp SME, đặc biệt là những doanh nghiệp nào chưa từng tiếp xúc với các phần mềm ERP. Nên lựa chọn những phần mềm có thiết kế thân thiện với người dùng và điều hướng trực quan. Điều này giúp nhân viên dễ dàng học hỏi và vận hành.

• Khả năng tích hợp:

Khi vận hành giải pháp ERP, bạn cần xem xét phần mềm có tích hợp với hệ thống hiện có hay không. Việc tích hợp các phần mềm ERP với các công cụ phần mềm khác sẽ cải thiện hiệu quả và loại bỏ những dư thừa dữ liệu.

• Yêu cầu bản Demo:

Trước khi bắt đầu sử dụng giải pháp ERP, nhà quản lý hãy yêu cầu bản Demo hoặc bản sử dụng thử miễn phí để đánh giá chức năng của phần mềm. Trong quá trình dùng thử miễn phí, doanh nghiệp thử nghiệm phần mềm trong các tình huống khác nhau để đảm bảo phần mềm đáp ứng yêu cầu kinh doanh của bạn.

Nếu bạn đang xem xét và tìm kiếm một giải pháp ERP đáng tin cậy với chi phí hợp lý, SIS Việt Nam sẽ giúp bạn triển khai ERP tại doanh nghiệp của bạn thành công. Với hơn 5.000 khách hàng thân thiết và đã triển khai thành công các doanh nghiệp như: Công ty Nitori Việt Nam, Công ty Điện Quang, Công ty dược phẩm CTT, Công ty Điện tử sao mai - BQQ,... Đồng thời, SIS Việt Nam cung cấp bản dùng thử miễn phí lên tới 3 tháng, điều này doanh nghiệp có thể cân nhắc và tin tưởng chúng tôi!

4. Top 5 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

4.1 SIS ERP SME - Giải pháp tổng thể dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Hệ thống phần mềm SIS ERP sme được thiết kế đặc biệt dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đảm bảo kết nối và tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp trên một phần mềm, dữ liệu tập trung. 
• Đồng bộ doanh số bán hàng từ các nền tảng bán hàng Online.
• Phần mềm có thiết kế đơn giản, giao diện thân thiện với người dùng, có thể tạo riêng cho mỗi User như các Phiếu, Khai báo, Báo cáo.
• Có khả năng tích hợp và thiết kế theo yêu cầu của khách hàng
• Chi phí triển khai hợp lý.
• Tính năng đầy đủ: SISERPsme có đầy đủ các tính năng quản lý cho doanh nghiệp như quản lý tài chính - kế toán, bán hàng, quản lý kho, nhân sự,...
• Đa dạng Module: Với 16 Module được triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn ra được những Module phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp mình.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp phần mềm ERP? Thì SISERPsme sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn:

• Cung cấp bản Demo và dùng thử miễn phí cho doanh nghiệp
• Chi phí phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Đa dạng tính năng, hệ thống linh hoạt, thiết kế giao diện thân thiện.

Chi tiết mời quý khách hàng liên hệ qua thông tin sau:

• Hotline: 0912 210 210
• Email: phanmem@sis.vn
• Website: https://erpsme.vn/

Đăng ký ngay để nhận được tư vấn miễn phí về phân hệ ERP!

4.2 SAP Business One

• SAP Business One là phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được cung cấp với nhiều gói giá khác nhau.
• Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất, phân phối, bán lẻ
• SAP Business One tích hợp những công việc như: quản lý tài chính, chăm sóc khách hàng, quản lý hàng hóa tồn kho, bán hàng,...
• Tuy nhiên, nhược điểm của phần mềm này là không hỗ trợ Tiếng Việt cho người dùng.

4.3 Odoo

• Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở, được cung cấp miễn phí.
• Phần mềm đầy đủ các tính năng quản lý cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính, kế toán, bán hàng, mua hàng, quản lý kho, nhân sự, sản xuất,...
• Odoo được thiết kế giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.

4.4 Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Phần mềm giúp bạn quản lý thông suất từ khâu quản lý, sản xuất, bán hàng đến Marketing.
• Dữ liệu tại Microsoft Dynamics được đồng bộ trên đám mây điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát công việc từ xa.
• Chi phí tại Microsoft Dynamics được tính dựa trên số lượng người dùng/tháng.

4.5 Oracle

• Phần mềm Oracle hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây do hãng phần mềm khổng lồ Oracle phát hành.
• Hệ thống giúp doanh nghiệp tự động hóa trong quá trình kinh doanh.
• Phần mềm có chức năng toàn diện và chuyên sâu cho doanh nghiệp, cung cấp 10 công cụ từ cơ bản tới chuyên sâu như: Lập kế hoạch và phân tích tài chính, kế toán, quản lý đơn đặt hàng, hiệu suất doanh nghiệp, vòng đời sản phẩm.

5. Một số yếu tố về chi phí cần xem xét khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ

Phí cấp phép phần mềm:

• Giấy cấp phép bản quyền: Doanh nghiệp chi trả tiền bản quyền sử dụng của phần mềm để sử dụng trọn đời. Chi phí có thể dao động từ vài nghìn đến vài chục nghìn USD, tùy thuộc vào nhà cung cấp và quy mô của doanh nghiệp.
• Theo mô hình đăng ký: Điều này bao gồm phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, có thể hợp lý hơn đối với các SMB, đặc biệt đối với các giải pháp ERP dựa trên đám mây. Lệ phí thường dao động từ vài trăm đến vài nghìn đô la mỗi tháng.

Chi phí triển khai và tùy chỉnh:

• Tùy thuộc theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp có yêu cầu tích hợp thêm Module vào hệ thống ERP hiện có, doanh nghiệp sẽ phải chi trả phần này.

Chi phí phần cứng và cơ sở hạ tầng:

• Các giải pháp ERP tại chỗ có thể yêu cầu mua thêm phần cứng, chẳng hạn như máy chủ, thiết bị lưu trữ và thiết bị mạng, điều này có thể làm tăng thêm chi phí đáng kể.
• Các giải pháp ERP dựa trên đám mây thường có chi phí phần cứng và cơ sở hạ tầng thấp hơn do nhà cung cấp xử lý việc lưu trữ và bảo trì hệ thống.

Chi phí khắc phục sự cố kỹ thuật:

• Để triển khai tại chỗ, bạn cần thuê nhân viên hỗ trợ công nghệ thông tin chuyên dụng để giám sát hệ thống của mình và giải quyết những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai và vận hành.

Nhìn chung, có nên triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như ngân sách, quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp. Trước khi tiến hành triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng về tình hình hoạt động kinh doanh của mình và đặc biệt, tìm được nhà cung cấp ERP uy tín, có thương hiệu trên thị trường!

Xem thêm: Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp? Lợi ích mà phần mềm ERP đem lại