Quy Trình Triển Khai ERP

Chắc chắn bạn sẽ đồng ý khi tôi nói rằng:

Để triển khai một dự án ERP rất phức tạp và khó hiểu, phải không?

Nhưng hóa ra triển khai dự án ERP có lẽ lại không khó như bạn nghĩ. Những gì bạn cần làm là bắt đầu từ những bước quy trình triển khai cơ bản nhất.

Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ chỉ cho bạn bí quyết nên chuẩn bị những gì trước khi tiến hành triển khai dự án ERP, nhằm tránh phải sai sót, thậm chí thất bại.

Nếu bạn muốn biết nhiều hơn về việc áp dụng quy trình triển khai ERP khoa học như thế nào, tất cả những gì bạn phải làm là đọc tiếp bài viết này.

1. Tầm quan trọng của việc lập quy trình triển khai dự án ERP

Quy trình triển khai dự án ERP rất phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận, quy trình và nguồn lực trong doanh nghiệp. Việc triển khai ERP thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phối hợp chặt chẽ và thực hiện theo quy trình bài bản. Do đó, lập quy trình triển khai dự án ERP mang lại tầm quan trọng to lớn cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Xác định rõ ràng mục tiêu, kế hoạch đã đề ra: Để đưa doanh nghiệp đến được đích của thành công thì mục tiêu và kế hoạch chính là cốt lõi của mọi dự án nào, bao gồm cả dự án ERP. Quy trình triển khai giúp xác định được các mục tiêu và kế hoạch cụ thể, nhằm cho tất cả các nhân viên hiểu rõ được mình phải làm gì, đạt được những gì. Điều này giúp cho các phòng ban được đồng bộ với nhau, công việc được hướng theo cùng một hướng.
• Đảm bảo dự án được triển khai suôn sẻ và hiệu quả: Quy trình triển khai ERP rõ ràng giúp phân chia công việc, xác định trách nhiệm và phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan. Việc theo dõi tiến độ dự án, xác định và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn một cách kịp thời được thực hiện dễ dàng hơn.
• Kiểm soát và đánh giá tiến trình của dự án: Phương pháp đánh giá tiến trình của dự án bao gồm theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả của dự án. Điều này giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách và chất lượng đề ra.
• Đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả: Quy trình triển khai hệ thống ERP bao gồm tất cả các bước, từ bắt đầu tới kết thúc, nhằm đảm bảo tất cả hoạt động được thực hiện một cách thống nhất, mạch lạc, đem lại hiệu quả.
• TIết kiệm chi phí và thời gian: Quy trình hiệu quả giúp tránh lãng phí thời gian và nguồn lực do trùng lặp công việc, sai sót hoặc thiếu phối hợp. Doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, từ đó tiết kiệm chi phí.

2. Các thành phần tham gia quy trình triển khai ERP

Quy trình triển khai ERP thường bao gồm sự tham gia của nhiều bên liên quan khác nhau, mỗi bên đóng vai trò và có trách nhiệm riêng biệt. Dưới đây là các thành phần chính tham gia vào quy trình triển khai ERP:

Về phía khách hàng

• Người quản lý dự án ERP: Đây là người chịu trách nhiệm chính trong điều hành dự án từ phía khách hàng, người này cần phải hiểu biết về mọi nghiệp vụ của các phòng ban.
• Người thử nghiệm: Họ sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ là người dùng thử khi hệ thống được triển khai tại doanh nghiệp.

Về phía đơn vị triển khai

• Đội ngũ quản lý dự án: Phụ trách lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát dự án triển khai ERP.
• Đội ngũ tư vấn quản lý: Cung cấp kiến thức chuyên môn về hệ thống ERP và kinh nghiệm, hiểu rõ quy trình kinh doanh để triển khai cho doanh nghiệp.
• Người tư vấn hệ thống: Thiết lập cấu hình cho hệ thống ERP nhằm phù hợp với quy trình kinh doanh, đồng thời đảm nhiệm vai trò đào tạo cho khách hàng của mình.
• Người tư vấn kỹ thuật: Những người này sẽ khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, đề xuất những phát sinh (nếu có) để dự án ERP hoạt động trơn tru, mượt mà hơn.
• Người quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng cho từng giai đoạn triển khai, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng với dự án triển khai.

=> Xem thêm: Vai trò và nhiệm vụ của các thành phần tham gia vào quy trình triển khai ERP.

3. Quy trình triển khai ERP

• Khảo sát & phân tích:

Bước đầu tiên, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện khảo sát tình trạng hiện tại của khách hàng như: hạ tầng công nghệ thông tin, cấu trúc tổ chức, các loại chứng từ, quy trình nghiệp vụ thường xuyên sử dụng,.. Sau đó phân tích và đánh giá để làm nền tảng cho bước tiếp theo.

• Đề xuất giải pháp báo giá:

Sau khi đơn vị cung cấp khảo sát xong về tình hình hiện tại của doanh nghiệp, sẽ tiến hành báo giá, giá sẽ phụ thuộc vào quy mô dự án, theo yêu cầu doanh nghiệp và độ phức tạp của dự án.

• Ký kết hợp đồng kinh tế:

Nếu khách hàng hài lòng với dự án mà đơn vị cung cấp đề xuất, bước tiếp theo sẽ đưa ra bản hợp đồng gồm: các bên tham gia, mục đích và phạm vi, giá trị hợp đồng, tiến độ thực hiện, bảo hành hệ thống, các điều khoản khác,... Và tiến hành ký kết.

• Triển khai dự án:

Bước cuối cùng trong quy trình triển khai ERP chính là triển khai dự án, đây là giai đoạn dài và quan trọng nhất. Dựa vào kế hoạch đã đề ra từ trước, đơn vị cung cấp sẽ tiến hành thiết lập, điều chỉnh tính năng, nghiệp vụ ở các phòng ban và liên kết lại với nhau thành một khối dữ liệu thống nhất. Đồng thời, những người tham gia trực tiếp vào dự án bên phía khách hàng sẽ được đào tạo về cách sử dụng để triển khai cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp.

Các phương pháp triển khai hệ thống ERP

4. Một số thách thức cần chuẩn bị trong quá trình triển khai ERP

50% việc triển khai thất bại do sự phức tạp của quy trình. Bạn cần phải nắm bắt được những thách thức sau đây để ngăn chặn được những sai sót trong quá trình triển khai:

• Di chuyển dữ liệu:

Di chuyển dữ liệu là điều gây cản trở ngại lớn trong quá trình triển khai. Đầu tiên, dữ liệu thống kê bị rời rạc do quá nhiều nguồn từ các hệ thống cũ, file excel hoặc giấy tờ. Việc tìm kiếm và tập hợp tất cả dữ liệu này có thể tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt nếu dữ liệu không được tổ chức hoặc ghi chép một cách nhất quán. 

• Thay đổi cách quản lý:

Khi chuyển sang hệ thống ERP, cách quản lý giữa các thành viên trong doanh nghiệp cũng sẽ bị thay đổi. Bởi họ đã quen với cách quản lý và làm việc trước đây, nên việc thích nghi với sự thay đổi của quản lý khiến họ không quen. Điều này sẽ làm cho nhà lãnh đạo cần mất rất nhiều thời gian để đào tạo họ từ đầu.

• Kỳ vọng không sát thực với thực tế:

Trong quá trình triển khai ERP, khách hàng luôn kỳ vọng vào nhà cung cấp cao nhất, nhưng thường sẽ bị sai lệch và không thực tế. Chẳng hạn như khách hàng luôn muốn nhà cung cấp thường xuyên có mặt để hướng dẫn họ trong quá trình triển khai, tuy nhiên đơn vị lại không làm được điều đó bởi thiếu nguồn lực và không có thời gian. Những hi vọng không phù hợp sẽ dẫn đến sự bất mãn và làm cho mối quan hệ diễn ra căng thẳng giữa hai bên.

Để đảm bảo quyền lợi hai bên diễn ra suôn sẻ, cần có một kế hoạch chung, giúp cho dự án diễn ra được thuận lợi. Việc có một kế hoạch đảm bảo rằng các mục tiêu và thời hạn được đáp ứng một cách hợp lý, đúng tiến độ.

Một số thách thức cần chuẩn bị khi thực hiện các phương pháp triển khai dự án ERP

• Vượt quá ngân sách:

Đây là điều khá phổ biến khi triển khai ERP, nó có nhiều chi phí tiềm ẩn mà nhà cung cấp không đề cập đến. Chẳng hạn như nhà cung cấp chỉ hứa hẹn một chi phí được đặt ra ban đầu, tuy nhiên chi phí cuối cùng lại vượt quá mức giá đã được thỏa thuận ban đầu.

• Gián đoạn kinh doanh:

Khoảng ⅔  doanh nghiệp gặp phải tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh khi triển khai phần mềm ERP. Bởi quá trình di chuyển dữ liệu, đào tạo nhân viên, thay đổi cách thức quản lý,... tốn khá nhiều thời gian. Nhân viên có thể hoàn thành công việc bị chậm hơn so với trước kia vì họ đang cố gắng học hỏi và thích nghi với hệ thống mới.

• Chọn sai nhà cung cấp phần mềm:

Nhà cung cấp ERP là một quyết định trực tiếp đến doanh nghiệp có triển khai ERP thành công hay không. Nếu như chọn sai nhà cung cấp sẽ dẫn đến hậu quả như: hệ thống không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống khác, thiếu hỗ trợ sau triển khai, rủi ro bảo mật, chi phí phát sinh không hợp lý,...

• Thiếu hỗ trợ sau quá trình triển khai:

Việc triển khai phần mềm ERP không chỉ kết thúc sau khi đưa vào hoạt động. Trong quá trình triển khai, không thể tránh những vấn đề như nâng cấp, tùy chỉnh, bảo trì,... Nên cần lựa chọn những nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai rõ ràng, nhanh chóng, tránh mất thời gian khi tìm tới họ mà không được giải quyết ngay.

Doanh nghiệp bạn đang gặp phải những khó khăn, thách thức trên? Đừng lo lắng, hãy tìm ngay đến SIS Việt Nam! 

Chúng tôi giải quyết được những vấn đề gì?

• SISERPsme cung cấp hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trên toàn hệ thống. Hệ thống tích hợp các chức năng kiểm tra và xác minh dữ liệu, giúp loại bỏ sai sót và đảm bảo độ tin cậy của thông tin.
• SIS Việt Nam cung cấp hệ thống ERP linh hoạt, có khả năng mở rộng và thích ứng với những thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng. Hệ thống cho phép cập nhật và bổ sung các chức năng mới một cách dễ dàng, giúp doanh nghiệp luôn đi đầu trong đổi mới và cạnh tranh.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng nhất, chúng tôi không chỉ chăm sóc khách hàng trước và sau, mà còn hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình vận hành. Nếu có bất kỳ lỗi hoặc sai sót nào, đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp của SIS Việt Nam sẽ đem đến sự hài lòng cho khách hàng!

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và tâm huyết, SIS Việt Nam cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường năng lực cạnh tranh và gặt hái thành công trong thời đại công nghệ số.

Liên hệ ngay với SIS Việt Nam để được tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0912 210 210
• Email: phanmem@sis.vn
• Website: https://erpsme.vn/

5. Tại sao một số công ty triển khai ERP thất bại

5.1 Nguyên nhân

• Dự án thực hiện gấp rút:

Do thời hạn chặt chẽ và áp lực từ các bên liên quan, nên công ty cố gắng đẩy nhanh một dự án triển khai ERP phức tạp mà không có kế hoạch và sự chuẩn bị từ trước. Các dự án vội vàng, nhanh chóng dẫn đến thiếu những bước cơ bản như thử nghiệm, đào tạo không bài bản và di chuyển dữ liệu không đầy đủ. Điều này dẫn đến lỗi hệ thống và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Lập kế hoạch sơ sài:

Một bản kế hoạch cần được lập sát sao, chi tiết, nếu kế hoạch được lập ra sơ sài sẽ dẫn tới quy trình chỗ bị thiếu, chỗ bị thừa và thời gian triển khai sẽ mất rất nhiều.

• Đánh giá thấp thời gian và nguồn lực:

Nếu không tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các nhà cung cấp ERP cũng như không hiểu toàn bộ quy trình, công ty sẽ không nắm rõ được tìm nhà cung cấp nào đáp ứng được nhu cầu của mình. Cần dành thời gian và nguồn lực để nghiên cứu kỹ bước này.

• Lựa chọn phần mềm sai sót:

Các chuyên gia cho biết, 40% công ty hối tiếc khi mua phần mềm ERP vì nó không phù hợp với quy trình kinh doanh hoặc nó không thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của họ. Nếu doanh nghiệp chọn sai phần mềm, sẽ dẫn tới khó sử dụng, thiếu các tính năng quan trọng và không đem lại lợi ích như mong đợi.

5.2 Cách khắc phục

• Cần đánh giá được doanh nghiệp có cần ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh hay không? Nếu không phù hợp dẫn tới lãng phí, không cần thiết mà cũng không đem lại hiệu quả đáng kể.
• Bất kỳ việc gì, cũng cần phải lập kế hoạch thật chi tiết. Doanh nghiệp cần dành thời gian và nguồn lực để thực hiện bước này.
• Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra lộ trình triển khai dự án, thống nhất các yêu cầu từ đơn vị cung cấp để thời gian triển khai đi đúng hướng.
• Đào tạo nhân viên bài bản, tránh dẫn đến sai sót khi xử lý hệ thống mới.
• Xác định rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, đưa ra các nhà cung cấp và đánh giá từng nhà cung cấp ERP có đủ khả năng giải quyết các vấn đề, nhu cầu đã đặt ra hay không.

=> Xem thêm: Biện pháp triển khai ERP thành công

6. Một số lưu ý khi triển khai dự án ERP

• Đầu tiên, nếu đơn vị cung cấp báo giá tổng dự án mà thấp hơn chi phí bản quyền thì cần xem xét lại.
• Thứ hai, đánh giá thời gian triển khai dự án, nếu một trong hai mà đề xuất thời gian quá ngắn thì cần bỏ ngay.
• Thứ ba, nền tảng hạ tầng của doanh nghiệp còn yếu kém, chưa chuẩn hóa nhưng tiến hành triển khai thì tỷ lệ thất bại rất là cao.
• Thứ tư, mọi điều khoản thanh toán trong hợp đồng đã ký càn phù hợp với từng giai đoạn trong triển khai ERP, điều này để ngân sách được phân bổ rõ ràng, tránh phát sinh thêm trong quá trình thực hiện.

7. Cách đo lường hiệu quả thành công của việc triển khai ERP

Đo lường hiệu quả hoạt động:

• Thời gian thực hiện quy trình: Theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành các quy trình kinh doanh chính, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, lập hóa đơn, quản lý hàng tồn kho,...Việc giảm thời gian thực hiện quy trình cho thấy sự cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Độ chính xác của dữ liệu: Đo lường tỷ lệ lỗi trong dữ liệu hệ thống. Dữ liệu chính xác là nền tảng cho việc ra quyết định hiệu quả và cải thiện hiệu suất hoạt động.

Đo lường mức độ hài lòng:

• Khảo sát nhân viên: Tiến hành khảo sát nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng của họ về hệ thống ERP.
• Khảo sát khách hàng: Nếu khách hàng hài lòng với dịch vụ của doanh nghiệp, chứng tỏ áp dụng ERP đã thành công.

Đo lường tiến độ thực hiện:

• Nếu thời gian thực hiện được diễn ra nhanh chóng, đúng theo kế hoạch đề ra thì ERP đã hoạt động hiệu quả.
• Quá trình triển khai đúng theo ngân sách được đặt ra, không phát sinh thêm chi phí nào.

Đo lường ROI:

• ERP giúp công ty giảm chi phí và nắm rõ hơn về dòng doanh thu thông qua báo cáo và bảng điều khiển của phần mềm ERP.
• Khi doanh thu kết hợp với các chi phí được trừ, tăng cao so với khoản đầu tư ERP ban đầu, công ty sẽ ở vị thế thuận lợi có ROI dương.

Đến đây, chắc hẳn các bạn đã nắm rõ được quy trình triển khai ERP và những thách thức cần chuẩn bị trước khi tiến hành triển khai dự án. Việc áp dụng quy trình triển khai ERP khoa học là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của dự án ERP, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích của hệ thống, nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu kinh doanh.