Phân Tích Chi Tiết Ưu Nhược Điểm Của ERP Cho Doanh Nghiệp

Theo nghiên cứu của Gartner cho biết, hơn 75% dự án triển khai ERP bị thất bại, đặc biệt là ở các doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP lần đầu tiên.

Nguyên nhân phổ biến dẫn đến triển khai thất bại là gì?

• Doanh nghiệp không lập kế hoạch cho tất cả các rủi ro tiềm ẩn phát sinh.
• Không đánh giá các ưu nhược điểm của ERP trước khi triển khai.
• Thiếu sự hỗ trợ từ nhà cung cấp ERP.

Hiểu được những nguyên nhân không đáng có trước khi bắt đầu ứng dụng ERP, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những lưu ý quan trọng khi lựa chọn phần mềm ERP, cụ thể:

• Nắm bắt được cách khắc phục hạn chế của ERP như lên kế hoạch, quản lý thay đổi, cách triển khai của doanh nghiệp.
• So sánh ưu nhược điểm của ERP giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định có nên đầu tư cho ERP hay không.
• Gợi ý nhà cung cấp ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hãy dành thời gian đọc bài viết này để so sánh ưu nhược điểm của ERP nhằm tránh mắc phải những sai lầm đáng tiếc trên dẫn tới triển khai ERP thất bại nhé!

1. Ưu điểm của ERP

Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động:

ERP giúp nhân viên giảm bớt hàng giờ các công việc bằng cách: Tự động hóa các tác vụ cơ bản; Loại bỏ việc nhập các dữ liệu thủ công; Giảm thiểu các trường hợp lỗi của con người. Việc nhập dữ liệu thủ công là không cần thiết, tiêu biểu là các tác vụ như quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng và giúp việc theo dõi số liệu không còn phức tạp. Điều này đã giúp các nhân viên của từng phòng ban thực hiện công việc của họ dễ dàng, nhanh chóng, tăng độ hiệu quả chính xác cho dữ liệu và tập trung làm những công việc khác có tính phức tạp hơn. 

Giúp giảm chi phí vận hành:

Với việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, loại bỏ các quy trình dư thừa, cải thiện hoạt động mua sắm nên hệ thống ERP đã giúp giảm chi phí vận hành, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn giúp giảm đáng kể các chi phí hoạt động kinh doanh liên quan đến những yêu cầu, phê duyệt thông tin khác nhau như hậu cần, quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng,...

Tăng cường sự hợp tác:

Hệ thống hợp nhất giữa dữ liệu kinh doanh và thông tin khách hàng nhằm tăng cường sự hợp tác từ các chi nhánh hoặc phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này giúp cho dữ liệu được tập trung, chính xác, tránh sự chậm trễ hoặc sai sót. Lợi thế này rất phù hợp cho những công ty nào có mạng lưới nhiều chi nhánh trong nước và cả nước ngoài.

Dễ tìm kiếm, truy cập thông tin:

ERP tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một kho dữ liệu trung tâm, giúp loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán. Điều này giúp người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần mà không cần phải tìm kiếm nhiều nơi khác nhau.

Báo cáo & lập kế hoạch được cải thiện:

Hệ thống ERP cho phép người dùng có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ tạo hóa đơn đến kiểm kê, hành vi khách hàng,... Vì các báo cáo đều được lưu trữ và truyền dưới dạng kỹ thuật số nên việc truy cập thông tin luôn tức thời và không bị gián đoạn. Điều này có nghĩa là nếu nhân viên đang tạo báo cáo cho một việc nào đó, hệ thống sẽ đưa ra những con số chính xác, cập nhật nhanh nhất theo thời gian thực thay vì là những con số lỗi thời.

Module ERP linh hoạt:

Một trong những ưu điểm vốn có của ERP chính là tính linh hoạt của nó. ERP cho phép điều chỉnh quy mô dựa trên nhu cầu và điều kiện kinh doanh hiện tại. Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng việc mở rộng hoặc cắt giảm của công ty ở mọi cấp độ. Khi nhu cầu của họ phát triển, muốn mở rộng quy mô, ERP tích hợp các Module khác, hoặc khi tình hình doanh nghiệp đang không cần chức năng đó nữa, thì có thể cắt bỏ.

2. Nhược điểm của ERP

Chi phí triển khai cao

Các giải pháp ERP rất phức tạp và việc phát triển chúng là cả một quá trình khó khăn nên dẫn đến chi phí khá cao đối với các doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm chi phí mua phần mềm, chi phí phần cứng, chi phí tư vấn, chi phí đào tạo và chi phí bảo trì.

Thời gian triển khai mất nhiều thời gian & công sức:

Triển khai ERP là một dự án lớn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, các doanh nghiệp phải chuẩn bị cho một quá trình lâu dài. Thời gian cần thiết để chuyển các dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP tốn rất nhiều thời gian, có khả năng làm gián đoạn tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh:

ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách thức hoạt động, điều này có thể khiến một số nhân viên cảm thấy khó khăn và bực bội. Với những nhân viên đã quen với công việc cũ, khi áp dụng ERP sẽ phải thay đổi về quy trình kinh doanh để phù hợp với các thông lệ tiêu chuẩn của hệ thống, dẫn tới nhân viên phải mất nhiều thời gian để học, thậm chí họ cảm thấy không thoải mái.

Cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích:

Khi áp dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp chưa thể nhận ra được lợi ích đầy đủ của nó mang lại. Bởi như những hạn chế bên trên, doanh nghiệp cần mất thời gian để điều chỉnh hệ thống, tối ưu hóa quy trình, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng,... Trong giai đoạn này, có thể thấy rằng việc gián đoạn và khó khăn về năng suất khi nhân viên điều chỉnh, vận hành hệ thống mới.

Có thể thất bại nếu không có chiến lược phù hợp:

Không phải bất cứ doanh nghiệp nào ứng dụng ERP đều 100% thành công, các dự án này có thể thất bại nếu như không có kế hoạch chi tiết, đầy đủ; dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp không chuyên nghiệp; quản lý dự án kém; thiếu ủng hộ của nhân viên. Trước khi lựa chọn phần mềm ERP, các tổ chức cần có chiến lược xác định mục tiêu rõ ràng, đánh giá các ưu nhược điểm của ERP mang lại, xem cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là bao nhiêu, để tránh triển khai dự án thất bại.

3. Cách khắc phục hạn chế

• Lên kế hoạch dự phòng chi tiết:

Nhiều doanh nghiệp triển khai ERP không thành công là do thiếu sự chuẩn bị từ trước chứ không phải do nhược điểm của phần mềm. Những nhà quản lý cần phải có kế hoạch rõ ràng về những gì họ mong muốn từ lợi ích của ERP mang lại. Điều này giúp tạo ra một lộ trình chuyên sâu, lâu dài, sau đó ERP sẽ được điều chỉnh để đáp ứng những nhu cầu chi tiết đó. Tuy nhiên, vấn đề này đòi hỏi phải có một nhóm thành viên có kỹ năng tốt về giao tiếp và chuyên môn kỹ thuật. Sau đó họ sẽ được giao nhiệm vụ giám sát từng bước thực hiện, đánh giá tiến độ dự án, xác định và giải quyết các rủi ro có thể xảy ra, đưa ra chiến lược phù hợp. Điều này đảm bảo rằng các mục tiêu khi triển khai ERP đều được đáp ứng một cách cẩn thận và chính xác.

• Quản lý thay đổi phù hợp:

Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi hội thảo và đào tạo nhân viên một cách đầy đủ về tính năng, lợi ích mà hệ thống mang lại. Cần giải quyết bất kỳ kháng cự, chống đối nào bằng cách nhấn mạnh những ưu điểm vượt trội mà ERP mang lại, nó sẽ giúp tăng cường công việc của họ, giảm thiểu thời gian, công sức, tối ưu hóa nhiệm vụ của họ.

• Triển khai theo giai đoạn:

Trước tiên, doanh nghiệp cần tập trung vào các Module cốt lõi, sau sẽ dần dần mở rộng sang các lĩnh vực khác. Với tiêu chí này, doanh nghiệp có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, giảm thiểu gián đoạn kinh doanh, cho phép tổ chức học hỏi từ từng giai đoạn, thực hiện các điều chỉnh trước khi áp dụng Module tiếp theo.

• Độ chính xác của dữ liệu:

Dữ liệu là khía cạnh quan trọng của bất kỳ hệ thống nào và nó đảm bảo cho sự thành công của hệ thống ERP. Điều này là do độ chính xác của hệ thống hoàn toàn phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu. Doanh nghiệp cần lưu ý những dữ liệu quan trọng cần phải nhập chính xác.

4. Doanh nghiệp có nên đầu tư bất chấp nhược điểm không?

Việc doanh nghiệp có nên đầu tư vào hệ thống ERP hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm nhu cầu, mục tiêu, quy mô, ngân sách, khả năng thay đổi, rủi ro và ngành nghề kinh doanh.

ERP có thể mang lại nhiều lợi ích như cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng lợi nhuận, tăng cường khả năng cạnh tranh, tuy nhiên nó cũng đi kèm với những nhược điểm như chi phí cao, độ phức tạp, rủi ro triển khai thất bại và thay đổi văn hóa doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố này và tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn trước khi đưa ra quyết định đầu tư.

5. Những cân nhắc quan trọng khi lựa chọn và triển khai hệ thống ERP

ERP là giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các quy trình kinh doanh cơ bản để tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là 07 yếu tố quan trọng trước khi lựa chọn ERP:

• Chức năng: Xác định xem phần mềm có hỗ trợ các nhu cầu cụ thể của ngành cũng như các tính năng, quy trình làm việc cần thiết hay không.
• Khả năng mở rộng: ERP đó có thể đáp ứng được việc mở rộng khi tình hình hoạt động kinh doanh của bạn khi được mở rộng hay không?
• Sự tùy chỉnh: Bạn có thể điều chỉnh các Module tiêu chuẩn của hệ thống cho phù hợp với quy trình kinh doanh, công việc và nhu cầu báo cáo riêng cho mình không?
• Khả năng tích hợp: Kiểm tra xem phần mềm ERP có tính tích hợp với các hệ thống khác hay không?
• Dựa trên đám mây và tính di động: Xác định xem phần mềm ERP có dựa trên nền tảng đám mây hay không? Có cho phép người dùng truy cập dữ liệu của họ cũng như thực hiện tác vụ mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị có truy cập Internet hay không?
• Chi phí triển khai: Đánh giá tổng chi phí của phần mềm do nhà cung cấp báo giá, gồm các khoản thanh toán giấy phép, triển khai, bảo trì, hỗ trợ.
• Kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp: Nghiên cứu danh tiếng, trải nghiệm khách hàng và lời chứng thực, cam kết của họ đối với sản phẩm.

Bạn đang tìm kiếm nhà cung cấp đáp ứng đủ những tiêu chí trên? Đến ngay với SIS Việt Nam - Cùng bạn chinh phục đỉnh cao thành công!

• SIS Việt Nam được bình chọn là giải pháp xuất sắc của ngành phần mềm, công nghệ thông tin Việt Nam, trong giải thưởng Sao Khuê 2023.
• Ứng dụng và phát triển thành công các ngành như: Thực phẩm, đồ uống; sản xuất bao bì; thương mại và phân phối; sản xuất dược; sản xuất nhựa; ngành nhôm và tấm kim loại; nội thất; sản xuất,...
• SISERPsme hoạt động trên mọi nền tảng, bất cứ ở đâu bạn có kết nối Internet.
• Phần mềm cho phép tích hợp các sàn thương mại điện tử, các hệ thống cung cấp dịch vụ vận chuyển giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi đầy đủ quá trình từ đặt hàng, khách hàng, nhà máy sản xuất và giao hàng.
• Không phát sinh thêm bất kỳ một chi phí nào, các chi phí đã được nêu rõ trong hợp đồng gồm: chi phí cấp phép, khảo sát, tư vấn, triển khai, đào tạo, hỗ trợ và bảo hành từ 12-18 tháng.
• Ứng dụng thành công cho rất nhiều doanh nghiệp với những quy mô khác nhau: Công ty Cổ phần thực phẩm Đức Việt; Công ty TNHH Vận tải Thương mại Hà Anh; Công ty TNHH sản xuất Que Hàn Đại Tây Dương Việt Nam; Công ty TNHH Honda Lock Việt Nam,....

Liên hệ ngay với SIS Việt Nam để được tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0912 210 210
• Email: phanmem@sis.vn
• Website: https://erpsme.vn/

Như vậy, có thể thấy rằng việc đầu tư vào hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng nó cũng đi kèm với những nhược điểm nhất định. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng những ưu nhược điểm của ERP trước khi đưa ra quyết định đầu tư.