Bí quyết quản lý dự án ERP hiệu quả: Hướng dẫn từng bước chi tiết

Bạn có gặp phải tình huống giống như Dương?

Công ty sản xuất Nhựa đang tiến hành triển khai dự án ERP để tăng hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Anh Dương được giao nhiệm vụ làm quản lý cho dự án lần này. Tuy nhiên, sau khi triển khai hệ thống, dự án lần này đã bị chậm tiến độ và phát sinh thêm nhiều chi phí. Anh Dương hoang mang không biết mình đã vướng mắc và sai sót ở đâu.

Dương đã tìm kiếm sự trợ giúp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng đa số các tài liệu đều phức tạp và khó hiểu. Anh Dương vô cùng bất lực và lo lắng.

Cuối cùng, anh Dương đã tìm được một bài viết hướng dẫn quản lý hiệu quả dự án ERP dành cho người quản lý một cách đơn giản và dễ hiểu. Nhờ có bài viết này, anh đã nắm bắt được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai và cách giảm thiểu rủi ro đó.

Bài viết này cũng giúp anh Dương hiểu rõ được cái nhìn tổng quan cho dự án ERP, từ đó đưa ra những quyết định quản lý sáng suốt.

Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn trong quá trình triển khai dự án ERP, đừng lo lắng! Bài viết này chính là cứu cánh dành cho bạn!

Với bài viết này, bạn sẽ được bật mí cho bí quyết tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cho dự án ERP, giúp bạn:

• Nắm bắt được những thách thức mà nhà quản lý phải đối mặt.
• Hiểu rõ được vai trò của người quản lý trong dự án ERP, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động trong dự án ERP.

Hãy dành thời gian đọc bài viết này để nâng tầm kỹ năng quản lý dự án ERP của bạn!

1. Dự án ERP là gì?

Dự án ERP (Enterprise Resource Planning - Lập kế hoạch quản lý tài nguyên doanh nghiệp) là tập hợp các hoạt động liên quan đến việc triển khai một hệ thống phần mềm tích hợp, nhằm tối ưu hóa và tổ chức các quy trình kinh doanh và hoạt động nội bộ của một tổ chức.

Nói một cách dễ hiểu hơn, dự án ERP bao gồm tất cả các bước cần thiết để đưa hệ thống ERP vào hoạt động, từ việc lập kế hoạch và lựa chọn phần mềm, đến việc cài đặt, cấu hình, đào tạo nhân viên và vận hành hệ thống.

2. Tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP là một công cụ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó giúp hợp lý hóa hoạt động, tăng hiệu quả và giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Dưới đây là 9 lý do giải thích tại sao hệ thống ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Quản lý dữ liệu tập trung: ERP cung cấp nền tảng trung tâm, cho phép tất cả nhân viên trong từng phòng ban khác nhau có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực.
• Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi. Điều này giúp nhân viên giảm thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và nhập dữ liệu thủ công. Từ đó tăng thêm hiệu quả, độ chính xác cao và tăng năng suất.
• Ra quyết định sáng suốt hơn: Vì hệ thống luôn luôn cập nhật, cung cấp và phân tích dữ liệu theo thời gian thực nên các nhà lãnh đạo có thể liên tục cập nhật xu hướng, số liệu hiệu suất và dự báo để giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược, nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
• Tăng tầm nhìn toàn diện: ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp, cho phép các nhà quản lý giám sát hiệu suất của các bộ phận. Khả năng hiển thị này giúp nhà quản lý dựa trên thông tin đó, điều chỉnh và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Quản lý nguồn lực hiệu quả: Hệ thống ERP giúp quản lý các nguồn lực như hàng tồn kho, nguyên vật liệu, nhân sự một cách hiệu quả. Nó giúp ngăn ngừa các tình trạng như hàng tồn kho quá mức, nhân sự trong công ty làm việc không hiệu quả hay các nguyên vật liệu thừa, thiếu,..
• Tuân thủ các quy định của ngành, pháp luật: Phần mềm ERP có các tính năng giúp công ty tuân thủ những tiêu chuẩn và quy định về ngành, pháp luật. Nó giúp theo dõi các thông tin mới nhất được cập nhật trong Pháp luật và tạo ra các báo cáo cần thiết.
• Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển trong tương lai, có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh, ERP có tính năng bổ sung thêm người dùng, chức năng và quy trình, điều này tạo ra sự linh hoạt trong các doanh nghiệp.
• Bảo mật dữ liệu: ERP cho phép thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng. Hệ thống có thể theo dõi và ghi lại mọi hoạt động truy cập dữ liệu, giúp phát hiện và ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép.
• Báo cáo hợp lý: ERP tạo ra các bảng thông tin và báo cáo tùy chỉnh, cung cấp những thông tin chi tiết về các số liệu kinh doanh và chỉ số hiệu suất. Hệ thống giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tự tạo báo cáo thủ công, gia tăng thông tin chính xác, tức thời.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ERP có chi phí phù hợp, độ bảo mật cao? Hãy trải nghiệm ngay với SIS Việt Nam:

• Chi phí triển khai, vận hành hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Độ bảo mật dữ liệu tuyệt đối.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7.

Đăng ký tại đây để thử nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại SISERPsme!

3. Vai trò của người quản lý dự án ERP

Người quản lý dự án ERP là người sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm giám sát việc triển khai ERP trong một tổ chức. Người quản lý sẽ phải hợp tác chặt chẽ với các bên liên quan, gồm: đội ngũ điều hành, quản lý bộ phận, nhân viên Công nghệ thông tin và người dùng cuối để đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Vậy người quản lý dự án ERP đóng vai trò gì?

•  Lập kế hoạch và quản lý dự án: Người quản lý sẽ lên kế hoạch toàn diện bao gồm nêu rõ phạm vi, tiến độ, ngân sách và nguồn lực của dự án. Sau đó thành lập một nhóm dự án, xác định vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan. Cuối cùng là theo dõi tiến độ, xác định rủi ro và phát triển các chiến lược giảm thiểu để giúp cho dự án đi đúng hướng.
• Quản lý các bên liên quan: Hợp tác, giám sát chặt chẽ với các bên liên quan như đội ngũ điều hành, quản lý bộ phận, nhân viên Công nghệ thông tin và người dùng cuối
• Quản lý ngân sách: Thiết lập các ngân sách dự án, theo dõi chi phí, báo cáo về chênh lệch ngân sách.
• Quản lý rủi ro: Xác định rủi ro, đánh giá rủi ro, ứng phó rủi ro và giám sát rủi ro của dự án và cần có kế hoạch dự phòng để giảm thiểu nó.
• Đảm bảo chất lượng: Đảm bảo hệ thống ERP được triển khai và vận hành theo đúng yêu cầu. Theo dõi hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
• Quản lý thay đổi: Cần phải phát triển kế hoạch quản lý thay đổi gồm sự tham gia, giao tiếp và đào tạo của các bên liên quan để đảm bảo rằng người dùng cuối cùng được chuẩn bị cho việc triển khai hệ thống mới.

4. Mẹo quản lý dự án ERP hiệu quả cho người quản lý

Kỹ năng quản lý dự án ERP sẽ quyết định đến sự thành công hay thất bại khi triển khai. Chính vì thế mà người quản lý cần có đầy đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để đảm bảo dự án được thực hiện thành công, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là 04 mẹo dành cho người quản lý dự án ERP:

• Có kế hoạch dự án: Người quản lý cần lập một kế hoạch toàn diện trong doanh nghiệp bao gồm các nhiệm vụ cần thiết, phân chia công việc, thời gian hoàn thành, ngân sách, nguồn lực,...
• Đảm bảo tất cả các bên liên quan họ biết phải làm gì: Sau khi có kế hoạch chi tiết về dự án, người quản lý sẽ tính toán về số ngày, số người cần thiết để thực hiện. Phải đảm bảo rằng các bên liên quan như nhóm dự án, nhà cung cấp, nhân viên CNTT,... có nhiệm vụ, thời gian rõ ràng để họ thực thi.
• Đo lường tiến độ so với kế hoạch thường xuyên: Khi một dự án được triển khai, mọi thứ có thể diễn ra không theo đúng kế hoạch như các hoạt động bị trì hoãn vì một số lý do, rủi ro xảy ra bất ngờ. Nếu mà người quản lý không theo dõi thường xuyên dẫn tới những “cú sốc” khó lường, làm tăng khả năng phát sinh thêm chi phí và làm chậm tiến độ của dự án.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro: Như đã trình bày phía trên, kế hoạch dự án có thể xảy ra những bất ngờ khó lường, người quản lý cần xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro, nhằm đối phó với những trường hợp không may.

5. Những thách thức phải đối mặt trong các dự án ERP và cách giảm thiểu

Tóm lại, việc áp dụng các bí quyết tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cho dự án ERP là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, công sức và nguồn lực để lập kế hoạch chi tiết, triển khai dự án đúng quy trình và quản lý rủi ro hiệu quả. Nhờ vậy, có thể tăng tỷ lệ thành công của dự án, nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, tăng lợi tức đầu tư và nâng cao uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp.