Tìm hiểu phân hệ ERP, vai trò của phân hệ đối với doanh nghiệp

Phân hệ ERP là gì? Các loại module cần thiết có trong ERP, giúp giải quyết cơ bản bài toán của doanh nghiệp là gì? Để có thông tin chi tiết hơn, bạn hãy cùng SIS tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Khái niệm phân hệ ERP là gì?

Các module (phân hệ) trong hệ thống ERP có thể đơn giản là các thành phần hoặc tính năng cụ thể của hệ thống. Các phân hệ này tập trung vào chức năng chủ yếu hỗ trợ các bộ phận của doanh nghiệp như: Tài chính, kế toán, mua bán, lập kế hoạch, nhân sự, tiền lương và một số chức năng khác.

Tìm hiểu phân hệ ERP là gì?

Doanh nghiệp cũng có thể mở rộng chức năng giao diện người dùng như: Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cổ đông,… để tích hợp toàn bộ quy trình doanh nghiệp. Với cơ sở dữ liệu tập chung và nền tảng chung giữa các phòng ban, người dùng có thể tiết kiệm thời gian khi tổng hợp dữ liệu và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược phát triển khác.

2. Các loại phân hệ ERP

Hệ thống ERP có rất nhiều phân hệ khác nhau, mỗi một module sẽ đóng vai trò riêng hỗ trợ hoạt động của các phòng ban. Tuy nhiên sẽ có một số phân hệ chính mà bạn cần nắm được như sau:

2.1. Quản lý tài chính

Phân hệ quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc của hệ thống ERP. Bằng cách theo dõi tài khoản phải trả và phải thu, đồng thời hỗ trợ quản lý sổ cái chung. Module này tập trung vào việc xây dựng và đánh giá tình hình tài chính hiện tại của bạn. Nó cũng tạo và lưu trữ bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và các tài liệu tài chính quan trọng khác.

Phân hệ quản lý tài chính

Module tài chính giúp tự động hóa nhiều nhiệm vụ liên quan đến thanh toán, giải ngân cho nhà cung cấp, quản lý chi phí, quản lý tài sản và kế toán liên doanh, cùng với nhiều công việc khác.

Ví dụ: Quản lý tiền mặt được tự động hóa giúp đơn giản việc phân tích các giao dịch tiền mặt, cải thiện khả năng dự báo dòng tiền. Bộ phận kế toán có thể nhanh chóng đóng sổ, đôi khi tiết kiệm được rất nhiều thời gian mà vẫn duy trì sự tuân thủ nghiêm ngặt đối với việc ghi nhận doanh thu.

2.2. Phân hệ mua hàng

Module mua hàng giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và tiếp cận sản phẩm hoặc nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất hoặc bán hàng. Nó tự động hóa, theo dõi và phân tích các báo giá đồng thời hỗ trợ việc chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng. Module này có thể tự động hóa quá trình mua sắm các mặt hàng cụ thể, giúp tăng tốc quy trình, thực hiện chi tiêu tuân thủ, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và cuối cùng làm tăng lợi nhuận.

Quan trọng hơn hết, phân hệ mua hàng phù hợp, đơn giản hóa toàn bộ quá trình mua sắm, từ đầu đến cuối. Từ đó giúp tối ưu hóa hoạt động mua sắm và quản lý chi tiêu, đồng thời cải thiện cách doanh nghiệp quản lý việc mua nguyên vật liệu và dịch vụ trực tiếp.

2.3. Phân hệ quản lý rủi ro

Module quản lý rủi ro giúp ngăn chặn rò rỉ tiền mặt, thực hiện kiểm toán một cách chặt chẽ và đề phòng trước những rủi ro mới nổi. Đồng thời nó còn giúp tiết kiệm thời gian làm việc thủ công.

Với khả năng quản lý rủi ro, doanh nghiệp có thể thực hiện tuân thủ thông qua việc tự động hóa các quy trình như: Báo cáo phân chia nhiệm vụ, cấp và kiểm soát quyền truy cập người dùng.

2.4. Phân hệ kho vận

Phân hệ kho vận

Phân hệ kho vận (quản lý kho) sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả bằng cách cập nhật chính xác về số lượng, mặt hàng, hạn sử dụng, đơn vị lưu trữ,… Từ đó giúp cho người quản lý nhanh chóng nắm bắt được tình hình kho hàng theo thời gian thực và đưa ra phương án bán hàng theo từng giai đoạn.

2.5. Phân hệ sản xuất

Với mô-đun sản xuất, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch và quản lý quy trình sản xuất một cách hiệu quả hơn. Điều này bao gồm việc đảm bảo có sẵn nguyên liệu thô để đáp ứng nhu cầu, có khả năng vận hành xưởng sản xuất và giảm thiểu chi phí. Tất cả đồng thời đảm bảo chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

Phân hệ này cho phép bạn thực hiện chế độ sản xuất kết hợp, tích hợp nhiều quy trình sản xuất như sản xuất rời rạc, thay vì chỉ sử dụng một loại. Điều này giúp đa dạng hóa danh mục đầu tư và thu hút khách hàng mới.

2.6. Phân hệ nhân sự

Mô-đun quản lý nguồn nhân lực (HCM) giúp quản lý toàn bộ hồ sơ chi tiết về mọi nhân viên, bao gồm: Thông tin nhân viên, đánh giá hiệu suất, phúc lợi và quản lý chấm công/thời gian nghỉ.... Tương tự như các mô-đun ERP khác, nó thay thế các bảng tính excel phức tạp bằng khả năng tự động hóa liên tục thu thập dữ liệu trên toàn công ty, giảm thiểu dữ liệu trùng lặp và tăng độ chính xác.

2.7. Phân hệ CRM

Module quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hỗ trợ quản lý khách hàng bằng cách tối ưu quy trình tiếp thị và bán hàng. Đặc biệt là trong các quy trình hỗ trợ khách hàng tiềm năng. Các mô-đun này chứa đựng toàn bộ thông tin về khách ghi lại mọi tương tác và lịch sử mua sắm, đồng thời cung cấp dữ liệu và đề xuất bán kèm có mục tiêu.

Phân hệ CRM sẽ giúp quản lý liên hệ, theo dõi tương tác, theo dõi cơ hội hoặc khách hàng tiềm năng, lịch sử đặt hàng, tạo báo giá và đánh giá hiệu suất của đại lý bán hàng. Ngoài ra, module này còn hỗ trợ theo dõi khách hàng từ giai đoạn tiếp thị ban đầu và xuyên suốt quá trình bán hàng, đạt đến điểm cao nhất với bán hàng và dịch vụ khách hàng liên tục.

3. Vai trò của phân hệ ERP

Bạn có biết phân hệ ERP sẽ đóng vai trò như thế nào trong các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp? Cùng SIS tìm hiểu tiếp trong nội dung phần 3 nhé.

Vai trò của các phân hệ ERP với doanh nghiệp

3.1. Tự động hóa các quy trình nghiệp vụ

Các phân hệ ERP giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày của công ty. Điều này bao gồm quy trình từ việc xử lý đơn hàng, quản lý kho, đến việc tạo báo cáo và tính toán lương, thưởng. Tự động hóa này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường hiệu suất và sự nhất quán trong các hoạt động kinh doanh.

3.2. Thống nhất dữ liệu

ERP đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất dữ liệu bằng cách kết hợp các thông tin từ các bộ phận và quy trình khác nhau trong tổ chức. Nó tạo ra một nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy. Dữ liệu thống nhất này giúp tạo ra cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh, hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa quy trình làm việc.

3.3. Cải thiện khả năng ra quyết định

Phân hệ trong ERP không chỉ quản lý dữ liệu mà còn cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ. Nhờ vào việc tổng hợp dữ liệu theo thời gian thực, nó hỗ trợ người quản lý trong việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và chi tiết để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào.

Kết luận

Phân hệ ERP có vai trò rất quan trọng đối với từng doanh nghiệp. Mỗi một phân hệ sẽ giúp công ty xử lý khó khăn của từng phòng ban/bộ phận, xây dựng quy trình tối ưu, từ đó đem lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp ERP thì SIS là đơn vị tin cậy đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi giai đoạn ứng dụng ERP.

Xem thêm: Giao diện phần mềm ERP tiện ích, thân thiện, trải nghiệm tuyệt vời