Tìm hiểu hệ thống ERP của Vinamilk, bước đệm vững chắc cho “ông lớn”

Sữa Vinamilk chắc hẳn không còn quá xa lạ với chúng ta hiện nay. Có thể nói đây là một thương hiệu thành công trên con đường chinh phục người dùng trong nước và quốc tế. Từ năm 2007, trợ thủ đắc lực cho Vinamilk vươn tầm quốc tế không thể không nhắc đến phần mềm ERP. Trong nội dung bài viết này bạn hãy cùng SIS tìm hiểu hệ thống ERP của Vinamilk – bước đệm đột phá cho doanh nghiệp vươn xa hơn.

1. Tổng quan về Vinamilk

Vinamilk chính thức thành lập vào ngày 20/08/1976, xuất phát từ việc kế thừa 3 nhà máy sản xuất sữa, được chuyển giao từ chế độ trước đó. Từ thời điểm đó đến ngày nay, Vinamilk đã được nhà nước vinh danh bằng việc trao tặng các Huân chương Lao Động và danh hiệu Anh hùng lao động trong giai đoạn đổi mới.

Tổng quan về Vinamilk

Vinamilk không chỉ ghi dấu mạnh mẽ trong thị trường nội địa mà còn mở rộng tầm nhìn ra quốc tế. Công ty đã xây dựng mạng lưới trang trại bò sữa trải rộng khắp cả nước, đồng thời mở rộng thương hiệu đến các quốc gia như New Zealand và hơn 20 quốc gia khác, trong đó có Mỹ.

Để đạt được những thành quả như vậy chắc chắn không thể nào thiếu được hệ thống quản lý tập chung, chuyên nghiệp. Để hiểu rõ về những đóng góp của phần mềm ERP với Vinamilk, bạn hãy theo dõi ngay nội dung tiếp theo nhé.

2. Thực trạng của Vinamilk trước khi sử dụng phần mềm ERP

Trước khi sử dụng ERP, Vinamilk cũng đã sử dụng một số phần mềm đơn lẻ. Tuy nhiên, mỗi phần mềm lại có quy trình tách biệt, không thống nhất với hoạt động chung. Chính điều này đã gây ra rất nhiều rắc rối cho doanh nghiệp từ khâu đầu vào, đầu ra, chi phí đến sản xuất. Cụ thể như sau:

Thực trạng của Vinamilk trước khi sử dụng ERP

2.1. Quản lý đầu vào đầu ra gặp khó khăn

Trong thời gian đầu, Vinamilk đã thực hiện theo dõi hàng hóa nhập và xuất bằng cách hoàn toàn thủ công trên phần mềm Excel. Phương pháp này đã dẫn đến việc nhân viên phải dành nhiều thời gian cho công việc nhập liệu. Nó dẫn đến dữ liệu cập nhật chậm hơn so với thời gian thực.

Sự chậm trễ trong truyền đạt thông tin đã dẫn đến việc lượng hàng tồn kho không ngừng tăng lên. Vinamilk đã phải sử dụng nhiều nguyên liệu và nhân công hơn trong quá trình sản xuất. Điều này đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của tổ chức.

2.2. Hạch toán chi phí chưa xác thực

Đối với bộ phận kế toán - tài chính, quá trình hạch toán thủ công đặt ra nhiều thách thức. Việc xử lý một lượng lớn giấy tờ, số liệu và thủ tục trong một ngày tạo ra áp lực lớn, dễ khiến nhân sự mắc phải sai lầm và bỏ sót số liệu. Hạch toán như một phần quan trọng của nghiệp vụ doanh nghiệp, đòi hỏi sự chính xác cao. Chính vì thế mà các vấn đề liên quan đến sai sót cần phải được khắc phục ngay lập tức để tránh mất mát tài nguyên chung.

2.3. Khâu sản xuất rời rạc, không thống nhất

Vinamilk có một cơ cấu tổ chức lớn, việc kết nối mọi quy trình, phòng ban trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu, sự liên kết từ quy trình sản xuất, cung ứng, bán hàng và truyền thông quảng bá của doanh nghiệp vẫn chưa đạt đến mức độ ổn định và hiệu quả cần thiết.

2.4. Dữ liệu không đồng bộ

Mỗi bộ phận của Vinamilk sử dụng một phần mềm nghiệp riêng, không có sự liên kết tự động. Do đó, khả năng chia sẻ và truyền thông dữ liệu trong nội bộ công ty trở nên khó khăn.

Để chuyển giao thông tin, người phụ trách phải thực hiện việc lưu trữ file thủ công hoặc in ấn bản cứng, sau đó tiến hành nhập liệu và tổng hợp dữ liệu một cách thủ công. Phương pháp này không chỉ mất nhiều thời gian và công sức mà còn giảm hiệu suất lao động và tăng nguy cơ thất thoát dữ liệu.

3. Áp dụng ERP, Vinamilk có bước tiến phát triển mạnh mẽ

Nhận thấy những thách thức, hạn chế khi sử dụng các phần mềm quản lý rời rạc, khiến cho bộ máy của doanh nghiệp trì trệ. Vinamilk đã chính thức thay đổi và áp dụng phần mềm ERP vào quản lý các hoạt động của mình và đạt những thành quả nhất định như sau:

3.1. Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

ERP đã giúp cho nhà quản lý nắm bắt và đánh giá chính xác hơn về năng xuất, hiệu quả công việc của từng phòng ban. Chỉ cần 1 nhân sự cập nhật trạng thái, kết quả, tình hình công việc mới thì người quản lý ngay lập tức nắm bắt được thông tin tức thời.

Ngoài ra, hệ thống ERP còn giúp cho Vinamilk phân tích toàn bộ dữ liệu mà hệ thống thu thập được để chủ động đánh giá chất lượng công việc. Dựa vào kết quả đó mà người quản lý cũng đánh giá nguồn lực nhanh chóng và điều chỉnh cân đối hơn.

3.2. Quy trình thanh toán đơn giản

Ứng dụng ERP, Vinamilk đạt nhiều thành tựu lớn

ERP có một tính năng khá nổi bật chính là thanh toán tự động theo cài đặt của Vinamilk. Chỉ cần đến thời gian là tự động thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác.

Nhờ hệ thống của ERP mà vấn đề giao dịch giữa bộ phận bán hàng và người mua cũng hiệu quả hơn nhiều. Bởi vì ERP có liên kết trực tiếp với ngân hàng, người mua chỉ cần quét mã hoặc thao tác đơn giản trên ứng dụng. Chính điều này đã giúp cho khách hàng có những trải nghiệm mua sắm nhanh chóng, đơn giản hơn.

3.3. Thiết lập báo cáo tự động, chính xác

Sản phẩm của Vinamilk chủ yếu là sữa, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người. Chính vì thế mà việc kiểm soát chất lượng, nguyên liệu, đóng gói, vận chuyển, bảo quản,… đều vô cùng quan trọng. Khi sử dụng phần mềm quản lý ERP sẽ giúp xây dựng báo cáo tự động, chính xác, kịp thời để nhà quản lý nắm bắt tình hình doanh nghiệp. Họ sẽ đưa ra các quyết định làm việc tối ưu và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, căn cứ vào báo cáo mà Vinamilk sẽ dự đoán được nhu cầu của khách hàng yêu thích sản phẩm nào, đánh giá về sản phẩm ra sao, thị trường biến động gì. Căn cứ vào đó để xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn.

3.4. Đơn giản hóa nhiều nghiệp vụ

Như đã nói, Vinamilk là một trong những “ông lớn” của lĩnh vực sữa. Doanh nghiệp đang cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước khoảng 200 dòng sản phẩm khác nhau. Đối với mỗi sản phẩm lại có hạn sử dụng, chính sách, giá, ưu đãi riêng. Điều đáng nói là số lượng hàng hóa ngày một tăng cao, nó dẫn đến những áp lực không hề nhỏ đến kiểm soát, thống kê.

Thế nhưng, từ khi áp dụng ERP vào quản lý đã giúp một số khâu được tự động hóa, đơn giản nghiệp vụ phức tạp, giảm công việc thủ công. Nó giúp cho năng suất cải thiện rõ rệt hơn bao giờ.

4. Bài học từ “ông lớn” Vinamilk khi triển khai ERP

Có thể thấy, để đạt được những thành công như hiện tại thì Vinamilk cũng đã trải qua rất nhiều thách thức, có thể đến từ nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Vậy bài học rút ra từ Vinamilk là gì? Có thể áp dụng gì cho doanh nghiệp của bạn khi triển khai ERP?

Bài học cho các doanh nghiệp khác

4.1. Chọn ERP phù hợp với nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

Trước khi bước vào quá trình lựa chọn giải pháp, việc hàng đầu của doanh nghiệp là xác định rõ các thách thức và nhu cầu cụ thể mà mình đang phải đối. Những yêu cầu này nên được thu thập tổng hợp từ mọi bộ phận của tổ chức. Đây được coi là cơ sở quan trọng, từ đó doanh nghiệp có thể xác định rõ hướng giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu hiện tại của mình.

4.2. Xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể

Sau khi đã chọn lựa giải pháp thích hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch thực hiện chi tiết, rõ ràng với lộ trình cụ thể. Đồng thời cần xác định rõ nhân sự tham gia và chi phí liên phát sinh. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, quá trình triển khai sẽ diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao hơn.

4.3. Tập trung vào mục tiêu

Doanh nghiệp cần phải đề ra mục tiêu ngay từ đầu. Đây là một bước quan trọng để việc triển khai ERP luôn đúng hướng.

Khi tất cả các thành viên trong tổ chức đồng lòng với mục tiêu này, họ sẽ hiểu rõ cách công việc của họ đóng góp vào thành công của doanh nghiệp. Điều này sẽ thúc đẩy họ cống hiến hết mình, tập trung hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc.

4.4. Con người là yếu tố chính khi sử dụng ERP

Các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ, để triển khai và áp dụng thành công ERP, đem lại hiệu quả nhất định thì yếu tố con người là quan trọng nhất và có tác động đến điều này. Từ khâu triển khai, thiết kế, vận hành đều cần phải phối hợp ăn ý với nhau. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải đào tạo một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có chuyên môn và kỹ năng để đảm nhận công việc.

Xem thêm: Top 6 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được ưa chuộng nhất

5. Doanh nghiệp của bạn có cần hệ thống ERP như Vinamilk không?

Phần mềm ERP là cần thiết đối với các doanh nghiệp. Bởi nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí, đồng thời hiệu quả cũng được tăng cao. Thế nhưng việc áp dụng hệ thống giống hệt với Vinamilk thì cần phải xem xét dựa trên nhiều yếu tố khác.

Bạn cần phải biết và hiểu rõ nhu cầu quản trị của mình là gì? vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang mắc phải là ở đâu? Đặc điểm của công ty mình như thế nào? Từ đó sẽ ứng dụng, thiết kế ERP đặc thù riêng.

Tuy nhiên, SIS cho rằng việc học hỏi và tham khảo hệ thống ERP của Vinamilk là điều rất quan trọng và cần thiết để tìm kiếm giải pháp phù hợp với mình.

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đây SIS đã cùng bạn tìm hiểu xong về hệ thống ERP của Vinamilk. Từ đây bạn cũng đã rút ra được những bài học đắt giá cho đơn vị của mình khi muốn triển khai ERP. Hãy liên hệ với SIS ngay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.