Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết nhất

Bạn có biết:

• Thị trường phần mềm ERP dự kiến ​​​​sẽ trị giá 300 tỷ USD vào năm 2027.
• Thị trường ERP toàn cầu đã tăng 8% kể từ năm 2022 trên các khu vực địa lý, doanh thu và quy mô công ty.
• 8,7% công ty sử dụng hệ thống ERP là nhà phân phối và/hoặc nhà bán buôn.
• 1,4 triệu công ty dự kiến ​​sẽ chi 183 tỷ USD cho phần mềm ERP vào năm 2024.

Điều này cho thấy hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng hơn trong thế giới kinh doanh hiện đại, vì chúng giúp các công ty quản lý nguồn lực, hợp lý hóa quy trình và đưa ra nhiều quyết định sáng suốt.

Trong bài viết này, hãy cùng SIS VN khám phá hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp.

Hãy dành ra 5 phút đọc bài viết dưới đây để có cái nhìn tổng thể nhất về cách sử dụng phần mềm ERP.

1. Các bước sử dụng phần mềm ERP

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi biết cách sử dụng hệ thống ERP đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo sự thành công và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tránh được các sai lầm không đáng có và thực sự đạt được những lợi ích to lớn mà hệ thống ERP mang lại.
Bạn có thể áp dụng các bước sử dụng ERP dưới đây để việc sử dụng đơn giản, hiệu  quả.

1.1. Bước 1 chuẩn bị

Thông thường, trước khi bước vào sử dụng phần mềm ERP thì doanh nghiệp sẽ yêu cầu bên cung cấp giải pháp có hơn 1 phương án để chọn lựa. Cùng lúc đó, phía doanh nghiệp cũng sẽ có những phần chuẩn bị về tinh thần, nhân sự, tạo sự thiện chí hợp tác với nhà cung cấp để việc triển khai thuận lợi.

Có thể nói, khâu chuẩn bị vô cùng quan trọng, nó quyết định khá nhiều đến sự thành công của cả dự án. Bởi thông qua bước này, doanh nghiệp đã nắm khá cơ bản về quy trình cũng như cách thức vận hành hệ thống.

1.2. Bước 2 Lập kế hoạch

Ở giai đoạn tiếp theo, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ cho dự án. Bạn cần phải xác định được nguồn tài nguyên, nhân sự, chi phí, phạm vi triển khai và rủi ro của dự án. Khi nắm được những rủi ro của dự án thì bạn cũng đưa ra được

1.3. Bước 3 phân tích

Trong giai đoạn hiện tại, các doanh nghiệp cần bắt tay vào đào tạo nhân viên về kiến thức cơ bản liên quan đến các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Điều này giúp nhân viên có hiểu biết chi tiết về cách quy trình hoạt động và đáp ứng được những nhu cầu cụ thể mà họ mong đợi từ một hệ thống ERP.

1.4. Bước 4 Vận hành

Sau khi kế hoạch hoàn chỉnh, mặt nhân sự cũng đã bố trí xong thì doanh nghiệp của bạn cần phải vận hành dự án. Đưa hệ thống ERP vào hoạt động trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Bởi chỉ khi đưa vào thực tiễn mới phát hiện ra những vấn đề và mức độ hiệu quả mà nó đem lại.

1.5. Bước 5 Bảo trì

Sau một khoảng thời gian sử dụng, doanh nghiệp cần ghi chép lại những vướng mắc, yêu cầu hoặc thay đổi để tiến hành sửa, thay thế và bảo trì. Việc bảo trì sẽ giúp cho hệ thống hoạt động trơn tru hơn, ổn định và không làm ảnh hưởng đến tiến độ.

Các bước sử dụng phần mềm ERP

2. Các nguyên tắc sử dụng phần mềm ERP hiệu quả

Ngoài nắm được cách sử dụng phần mềm ERP thì doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc như sau:

2.1. Sử dụng đúng chức năng

Đảm bảo rằng phần mềm ERP được sử dụng cho mục đích, mục tiêu ban đầu. Hiểu rõ về các chức năng và tính năng liên quan đến quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, sử dụng hệ thống như một giải pháp được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể.

2.2. Sử dụng dữ liệu chính xác

Để phần mềm ERP thật sự hiệu quả và làm thay đổi hệ thống của công ty thì bạn cần phải hiểu và sử dụng dữ liệu từ hệ thống một cách chính xác nhất để phục vụ mục tiêu chung. Ví dụ, dữ liệu bán hàng, đánh giá của khách hàng nên sử dụng để làm căn cứ đưa ra quyết định chiến lược, sản xuất.

2.3. Sử dụng thống nhất

Sử dụng hệ thống ERP luôn phải nhất quán giữa các bộ phận, phòng ban để thúc đẩy quy trình chuẩn hóa. Việc sử dụng đồng đều đảm bảo sự hợp tác mượt mà và giảm thiểu lỗi trong việc diễn giải dữ liệu. Không chỉ vậy, nó còn giúp nhân viên hiểu rõ về công việc của nhau, hợp tác hiệu quả.

Nguyên tắc khi sử dụng ERP trong doanh nghiệp

2.4. Sử dụng linh hoạt

Chỉnh sửa, sử dụng hệ thống ERP một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang thay đổi. Khi doanh nghiệp có cách tiếp cận linh hoạt cho phép điều chỉnh và cải thiện để thích ứng với sự thay đổi trong quy trình, xu hướng ngành hoặc yêu cầu của tổ chức.

2.5. Sử dụng bảo mật

Ưu tiên bảo mật cho hệ thống ERP của bạn. Triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo mật khác để bảo vệ thông tin nhạy cảm và duy trì tính bí mật của dữ liệu kinh doanh.

3. Các kinh nghiệm sử dụng phần mềm ERP hiệu quả

3.1. Tạo sự đồng thuận từ lãnh đạo và nhân viên

Kinh nghiệm sử dụng ERP thành công

Tạo điểm đồng thuận giữa lãnh đạo và nhân viên về mục tiêu và lợi ích khi triển khai phần mềm ERP. Khi cấp trên và cấp dưới hiểu rõ, thống nhất với nhau thì việc triển khai ERP sẽ hạn chế được xung đột nội bộ. Đồng thời, điều này còn giúp doanh nghiệp giảm được tối đa những thay đổi trong văn hóa của họ.

3.2. Tìm hiểu kỹ về phần mềm

Dành thời gian để hiểu rõ về phần mềm ERP. Làm quen với các tính năng, khả năng và ảnh hưởng tiềm ẩn đối với các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh của bạn. Khi đã hiểu rõ về phần mềm thì việc sử dụng nó cũng đơn giản hơn, giảm được thời gian tối đa.

3.3. Tận dụng các tài liệu hướng dẫn

Sử dụng các tài liệu hướng dẫn như sách hướng dẫn người dùng, hướng dẫn trực tuyến và bài giảng, hướng dẫn từ đơn vị triển khai,... Những nguồn lực này có thể nâng cao kiến thức và kỹ năng của người sử dụng, thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả hơn của hệ thống ERP.

3.4. Tham gia đào tạo

Tham gia các buổi đào tạo chính thức để có thêm kiến thức về phần mềm ERP. Các buổi đào tạo cung cấp trải nghiệm thực tế và cái nhìn sâu sắc, tổng thể về phần mềm. Đồng thời giúp doanh nghiệp thực hành tốt, giúp người sử dụng tận dụng tối đa khả năng của hệ thống.

3.5. Cập nhật các tính năng mới

Cập nhật liên tục với các tính năng và cập nhật mới của phần mềm ERP. Việc thường xuyên cập nhật hệ thống đảm bảo quyền truy cập vào các cải tiến, sửa lỗi và tính năng mới, nâng cao hiệu suất tổng thể và trải nghiệm người dùng.

4. Cách sử dụng hệ thống ERP

4.1 Chuẩn hóa quy trình hoạt động, dữ liệu kinh doanh

Bước đầu tiên quan trọng là chuẩn hóa quy trình hoạt động cùng toàn bộ cấu trúc dữ liệu khi sử dụng phần mềm ERP. Trong giai đoạn này, hệ thống ERP trở thành công cụ tuyệt vời để thực hiện việc chia sẻ dữ liệu một cách đồng nhất, chuẩn hóa các quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng của dữ liệu, bao gồm:

• Tăng cường hiệu suất: Việc chuẩn hóa quy trình và dữ liệu giúp loại bỏ sự phức tạp và mâu thuẫn trong hoạt động kinh doanh, từ đó tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc.
• Tối ưu hóa quy trình: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc dựa trên dữ liệu thống nhất, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí.
• Quản lý rủi ro tốt hơn: Dữ liệu kinh doanh được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích và đánh giá rủi ro, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

4.2 Cài đặt phần mềm

Thông thường, cách sử dụng phần mềm ERP thường được nhà cung cấp phụ trách. Tuy nhiên, việc có một hệ thống ERP hoạt động một cách hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc cài đặt mà còn đòi hỏi sự hiểu biết và sử dụng đúng cách từ phía người dùng. Thực hiện các bước cài đặt và cấu hình phần mềm sao cho phản ánh được quy trình hoạt động và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp.

4.3 Phân quyền kiểm soát quy trình, tiếp cận thông tin

Các hệ thống ERP không chỉ giúp người quản lý chia sẻ quyền truy cập dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả, mà còn tạo ra sự liên kết và đồng nhất trong việc quản lý thông tin trong tổ chức. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà các hệ thống ERP mang lại:

• Tích hợp dữ liệu: Hệ thống ERP tích hợp dữ liệu từ các phòng ban và bộ phận khác nhau của tổ chức, loại bỏ sự chồng chéo và trùng lặp dữ liệu.
• Truy cập dữ liệu linh hoạt: Người dùng có thể truy cập vào dữ liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, miễn là có kết nối Internet.
• Xử lý thông tin hiệu quả: Dữ liệu được xử lý và phân phối một cách tự động và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên.
• Tạo sự đồng nhất trong tổ chức: Tất cả các bộ phận và phòng ban trong tổ chức sử dụng cùng một hệ thống ERP, tạo ra sự đồng nhất trong việc quản lý thông tin và quy trình hoạt động.

Quy trình cách sử dụng hệ thống ERP

4.4 Khai thác khả năng workflow của hệ thống ERP

Sau khi đã phân quyền kiểm soát, các doanh nghiệp tiếp tục thực hiện Workflow để phân chia công việc cho từng đơn vị cụ thể. Mô hình Workflow trong hệ thống ERP cho phép tự động hóa các quy trình làm việc từ khi tạo công việc đến khi hoàn thành, qua các bước xử lý và phê duyệt. 

Việc tự động hóa Workflow không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường tính chính xác và hiệu suất làm việc. Bằng cách loại bỏ các bước thủ công và tiêu tốn thời gian, doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Đồng thời, việc tự động hóa cũng giúp giảm thiểu nguy cơ phát sinh sai sót trong quá trình trao đổi thông tin giữa các đơn vị, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

4.5 Tích hợp ERP với đối tác khách hàng, nhà cung cấp

Các phần mềm ERP hàng đầu hiện nay thường tích hợp các công cụ cho phép tổ chức kết nối với khách hàng và nhà cung cấp một cách dễ dàng và hiệu quả. Qua đó, việc chia sẻ thông tin về đơn đặt hàng, tình trạng lịch trình sản xuất, và các thông tin quan trọng khác trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Đồng thời, hệ thống ERP vẫn duy trì các biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu tối ưu, đảm bảo rằng mọi thông tin trao đổi giữa các bên được bảo vệ một cách an toàn và tin cậy.

4.6 Ứng dụng công cụ phân tích

Công cụ phân tích thông qua hệ thống ERP không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế của quá trình thực hiện các mục tiêu, mà còn là một nguồn thông tin quan trọng để đưa ra các quyết định chiến lược và xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.

Tạo ra báo cáo chính xác và tức thì: Công cụ phân tích trong hệ thống ERP cho phép tự động tạo ra các báo cáo chính xác và tức thì về các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp.

Phát hiện xu hướng và mẫu số: Phân tích dữ liệu giúp phát hiện các xu hướng và mẫu số quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó giúp lãnh đạo đưa ra các chiến lược và quyết định dựa trên thông tin có cơ sở.
Đánh giá hiệu suất và đưa ra dự đoán: Công cụ phân tích cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu suất hoạt động và dự đoán kết quả trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và các yếu tố ảnh hưởng.

4.7 Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động

Tái thiết kế quy trình kinh doanh là một bước quan trọng và cần thiết để đảm bảo sự thành công của cách sử dụng hệ thống ERP. Bước đầu tiên là đánh giá và phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Dựa trên thông tin thu thập được, thiết kế lại quy trình kinh doanh mới một cách logic và hiệu quả. Đảm bảo rằng các quy trình mới phản ánh được các tính năng và tiện ích của hệ thống ERP và giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.

5. Những lưu ý khi dùng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm erp

5.1 Nên lựa chọn những tài liệu có hướng dẫn chi tiết

Việc lựa chọn các tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP có hình minh họa chi tiết hoặc video hướng dẫn là một quyết định thông minh và có lợi ích đáng kể. Những tài liệu này không chỉ giúp người sử dụng dễ dàng hiểu cách thực hiện từng thao tác một cách chi tiết, mà còn giúp họ tiết kiệm thời gian và tránh gặp khó khăn khi thực hiện các nhiệm vụ trong thực tế.

Việc sử dụng tài liệu hướng dẫn có hình minh họa chi tiết hoặc video hướng dẫn không chỉ giúp tăng cường sự hiểu biết và kỹ năng sử dụng của người dùng mà còn giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để làm quen với hệ thống ERP.

5.2 Nên lựa chọn đúng tài liệu được viết cho phiên bản phần mềm đang sử dụng

Để tránh mắc phải sai lầm khi lựa chọn tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc và lưu ý cụ thể:

Xác thực nguồn gốc: Ưu tiên lựa chọn tài liệu từ nhà sản xuất phần mềm ERP hoặc các nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm.
Phiên bản phù hợp: Chọn tài liệu hướng dẫn tương ứng với phiên bản cụ thể của phần mềm ERP mà doanh nghiệp đã triển khai
Tính đầy đủ và chi tiết: Chọn tài liệu hướng dẫn cung cấp đầy đủ và chi tiết thông tin về các tính năng, chức năng và quy trình sử dụng của phần mềm ERP.

5.3 Tham khảo tài liệu từ những nguồn chính gốc

Thông tin được cung cấp bởi phần mềm ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý nguồn, thời gian, vị trí và cách thức vận hành của dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng các thông tin được cung cấp từ hệ thống luôn chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn và hiệu quả. Do đó, khi tham khảo tài liệu sử dụng phần mềm, việc tìm kiếm những tài liệu chính gốc, được kiểm định bởi các chuyên gia là rất quan trọng.

Những tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về tính năng, công nghệ của phần mềm, và giải thích logic đằng sau các quyết định thiết kế. Hiểu rõ về các thông tin này giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về hệ thống và quyết định được đưa ra từ đó sẽ được căn cứ và chính xác hơn. Nắm bắt được những thông tin này sẽ giúp tránh được những sai sót và tổn thất không đáng có khi triển khai và vận hành phần mềm trong thực tế.

Những lưu ý khi dùng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm erp

5.4 Giới thiệu tài liệu hướng dẫn tự học phần mềm ERP của SIS

SIS ERPsme là một hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp được SIS phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại & kinh nghiệm triển khai thành công từ các dự án lớn. Chương trình cho phép kết nối các hoạt động bên trong một doanh nghiệp một cách thống nhất, tập trung & khoa học. Nó thay thế các giải pháp riêng lẻ trong các doanh nghiệp & “số hoá” các hoạt động của DN như:

• Quản lý mua hàng
• Quản lý bán hàng
• Quản lý tài chính kế toán
• Quản lý nhân sự tiền lương
• Quản lý sản xuất… 

Khi ứng dụng SIS ERPsme doanh nghiệp sẽ có đầy đủ thông tin phục vụ quản trị tác nghiệp tại bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào, nó là một sự chắc chắn trong quản trị hợp lý các nguồn lực của doanh nghiệp. SIS ERPsme cho phép doanh nghiệp hiện đại hoá, quy trình hoá và chuyên nghiệp hoá các hoạt động của mỗi nhân viên, phòng ban, chi nhánh/đơn vị hay công ty - tổng công ty… 

Hệ thống quản trị tổng thể SIS ERPsme được thiết kế dưới dạng các mô-đun nghiệp vụ tương ứng với các bộ phận chức năng của doanh nghiệp như: bán hàng, mua hàng, đơn hàng, công nợ, sản xuất…thể hiện dưới dạng các quy trình (sơ đồ) mắt xích chặt chẽ với nhau. Với các mẫu biểu, chứng từ thiết kế mở khi doanh nghiệp thay đổi yêu cầu quản lý hoàn toàn có thể tự thực hiện những thao tác để điều chỉnh phù hợp với nhu cầu quản trị của mình. Hoặc những thay đổi lớn trong quản trị thì hoàn toàn có thể phối hợp với SIS chỉnh sửa (customize). 

Để biết cách sử dụng hệ thống ERP của SIS VN vào doanh nghiệp thành công đòi hỏi có sự kết hợp chặt chẽ giữa SIS với Khách hàng từ khâu khảo sát, tư vấn chuẩn hoá nghiệp vụ, cho đến thiết kế tinh chỉnh, chuyển giao đào tạo… Để triển khai những quy trình làm việc cần được chuẩn hoá, nhân sự sẵn sàng & đặc biệt sự quyết tâm cao của BLĐ công ty. 

SIS ERPsme là sản phẩm minh chứng cho sự đồng hành và tri ân cộng đồng doanh nghiệp vừa và nhỏ việt nam từ SIS Việt nam, khẳng định tôn chỉ hoạt động vì một cộng đồng doanh nghiệp Việt phát triển, góp phần vào sự phồn vinh và thịnh vượng của nền kinh tế Việt Nam. 

6. Kết luận

Như vậy, bài viết trên đây SIS đã giúp bạn nắm được phần mềm ERP hướng dẫn sử dụng như thế nào? Việc áp dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp không quá khó nhưng cũng không phải dễ. Bởi vậy, việc nắm rõ kinh nghiệm, mẹo khi triển khai sẽ đem lại hiệu quả bất ngờ.