Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết nhất

ERP là một phần mềm quản trị tổng thể mà hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng để tối ưu hoạt động của mình. Để ứng dụng ERP hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, bạn không nên bỏ qua hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP mà SIS cập nhật dưới đây.

1. Các bước sử dụng phần mềm ERP

Bạn có thể áp dụng các bước sử dụng ERP dưới đây để việc sử dụng đơn giản, hiệu  quả.

1.1. Bước 1 chuẩn bị

Thông thường, trước khi bước vào sử dụng phần mềm ERP thì doanh nghiệp sẽ yêu cầu bên cung cấp giải pháp có hơn 1 phương án để chọn lựa. Cùng lúc đó, phía doanh nghiệp cũng sẽ có những phần chuẩn bị về tinh thần, nhân sự, tạo sự thiện chí hợp tác với nhà cung cấp để việc triển khai thuận lợi.

Các bước sử dụng phần mềm ERP

Có thể nói, khâu chuẩn bị vô cùng quan trọng, nó quyết định khá nhiều đến sự thành công của cả dự án. Bởi thông qua bước này, doanh nghiệp đã nắm khá cơ bản về quy trình cũng như cách thức vận hành hệ thống.

1.2. Bước 2 Lập kế hoạch

Ở giai đoạn tiếp theo, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ cho dự án. Bạn cần phải xác định được nguồn tài nguyên, nhân sự, chi phí, phạm vi triển khai và rủi ro của dự án. Khi nắm được những rủi ro của dự án thì bạn cũng đưa ra được

1.3. Bước 3 phân tích

Trong giai đoạn hiện tại, các doanh nghiệp cần bắt tay vào đào tạo nhân viên về kiến thức cơ bản liên quan đến các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Điều này giúp nhân viên có hiểu biết chi tiết về cách quy trình hoạt động và đáp ứng được những nhu cầu cụ thể mà họ mong đợi từ một hệ thống ERP.

1.4. Bước 4 Vận hành

Sau khi kế hoạch hoàn chỉnh, mặt nhân sự cũng đã bố trí xong thì doanh nghiệp của bạn cần phải vận hành dự án. Đưa hệ thống ERP vào hoạt động trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Bởi chỉ khi đưa vào thực tiễn mới phát hiện ra những vấn đề và mức độ hiệu quả mà nó đem lại.

1.5. Bước 5 Bảo trì

Sau một khoảng thời gian sử dụng, doanh nghiệp cần ghi chép lại những vướng mắc, yêu cầu hoặc thay đổi để tiến hành sửa, thay thế và bảo trì. Việc bảo trì sẽ giúp cho hệ thống hoạt động trơn tru hơn, ổn định và không làm ảnh hưởng đến tiến độ.

Xem thêm: Vì sao cần sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp

2. Các nguyên tắc sử dụng phần mềm ERP hiệu quả

Ngoài nắm được cách sử dụng phần mềm ERP thì doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc như sau:

2.1. Sử dụng đúng chức năng

Đảm bảo rằng phần mềm ERP được sử dụng cho mục đích, mục tiêu ban đầu. Hiểu rõ về các chức năng và tính năng liên quan đến quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, sử dụng hệ thống như một giải pháp được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể.

2.2. Sử dụng dữ liệu chính xác

Nguyên tắc khi sử dụng ERP trong doanh nghiệp

Để phần mềm ERP thật sự hiệu quả và làm thay đổi hệ thống của công ty thì bạn cần phải hiểu và sử dụng dữ liệu từ hệ thống một cách chính xác nhất để phục vụ mục tiêu chung. Ví dụ, dữ liệu bán hàng, đánh giá của khách hàng nên sử dụng để làm căn cứ đưa ra quyết định chiến lược, sản xuất.

2.3. Sử dụng thống nhất

Sử dụng hệ thống ERP luôn phải nhất quán giữa các bộ phận, phòng ban để thúc đẩy quy trình chuẩn hóa. Việc sử dụng đồng đều đảm bảo sự hợp tác mượt mà và giảm thiểu lỗi trong việc diễn giải dữ liệu. Không chỉ vậy, nó còn giúp nhân viên hiểu rõ về công việc của nhau, hợp tác hiệu quả.

2.4. Sử dụng linh hoạt

Chỉnh sửa, sử dụng hệ thống ERP một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang thay đổi. Khi doanh nghiệp có cách tiếp cận linh hoạt cho phép điều chỉnh và cải thiện để thích ứng với sự thay đổi trong quy trình, xu hướng ngành hoặc yêu cầu của tổ chức.

2.5. Sử dụng bảo mật

Ưu tiên bảo mật cho hệ thống ERP của bạn. Triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo mật khác để bảo vệ thông tin nhạy cảm và duy trì tính bí mật của dữ liệu kinh doanh.

3. Các kinh nghiệm sử dụng phần mềm ERP hiệu quả

3.1. Tạo sự đồng thuận từ lãnh đạo và nhân viên

Kinh nghiệm sử dụng ERP thành công

Tạo điểm đồng thuận giữa lãnh đạo và nhân viên về mục tiêu và lợi ích khi triển khai phần mềm ERP. Khi cấp trên và cấp dưới hiểu rõ, thống nhất với nhau thì việc triển khai ERP sẽ hạn chế được xung đột nội bộ. Đồng thời, điều này còn giúp doanh nghiệp giảm được tối đa những thay đổi trong văn hóa của họ.

3.2. Tìm hiểu kỹ về phần mềm

Dành thời gian để hiểu rõ về phần mềm ERP. Làm quen với các tính năng, khả năng và ảnh hưởng tiềm ẩn đối với các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh của bạn. Khi đã hiểu rõ về phần mềm thì việc sử dụng nó cũng đơn giản hơn, giảm được thời gian tối đa.

3.3. Tận dụng các tài liệu hướng dẫn

Sử dụng các tài liệu hướng dẫn như sách hướng dẫn người dùng, hướng dẫn trực tuyến và bài giảng, hướng dẫn từ đơn vị triển khai,... Những nguồn lực này có thể nâng cao kiến thức và kỹ năng của người sử dụng, thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả hơn của hệ thống ERP.

3.4. Tham gia đào tạo

Tham gia các buổi đào tạo chính thức để có thêm kiến thức về phần mềm ERP. Các buổi đào tạo cung cấp trải nghiệm thực tế và cái nhìn sâu sắc, tổng thể về phần mềm. Đồng thời giúp doanh nghiệp thực hành tốt, giúp người sử dụng tận dụng tối đa khả năng của hệ thống.

3.5. Cập nhật các tính năng mới

Cập nhật liên tục với các tính năng và cập nhật mới của phần mềm ERP. Việc thường xuyên cập nhật hệ thống đảm bảo quyền truy cập vào các cải tiến, sửa lỗi và tính năng mới, nâng cao hiệu suất tổng thể và trải nghiệm người dùng.

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đây SIS đã giúp bạn nắm được phần mềm ERP hướng dẫn sử dụng như thế nào? Việc áp dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp không quá khó nhưng cũng không phải dễ. Bởi vậy, việc nắm rõ kinh nghiệm, mẹo khi triển khai sẽ đem lại hiệu quả bất ngờ.