BHXH, BHYT, BHTN thay đổi năm 2026: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để không sai sót trong quản lý nhân sự và tính lương?

Năm 2026 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng liên quan đến chính sách BHXH, BHYT và BHTN, đặc biệt với việc Luật Việc làm 2025 chính thức có hiệu lực và nhiều quy định mới được triển khai trong thực tế. Những thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn tác động trực tiếp đến công tác quản lý nhân sự, tính lương và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để cập nhật đúng quy định và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành? 

Những thay đổi về BHXH, BHYT, BHTN doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2026

Năm 2026, nhiều quy định mới liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN tiếp tục được triển khai hoặc chính thức có hiệu lực, tác động trực tiếp đến công tác quản lý nhân sự và tiền lương của doanh nghiệp. Trong đó, đáng chú ý nhất là các thay đổi về đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp, quyền lợi bảo hiểm y tế và việc tiếp tục áp dụng các quy định mới của Luật Bảo hiểm xã hội.

Thay đổi về Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm 2025 chính thức có hiệu lực với nhiều điểm mới liên quan đến chính sách BHTN. Một số nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm:

• Mở rộng đối tượng tham gia BHTN đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
• Lao động làm việc không trọn thời gian thuộc diện tham gia BHTN nếu đáp ứng điều kiện về mức tiền lương theo quy định.
• Người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã hưởng tiền lương cũng thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHTN.
• Điều chỉnh quy định về mức hưởng trợ cấp thất nghiệp, thống nhất cách xác định mức hưởng tối đa theo lương tối thiểu vùng.

Những thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp cần rà soát lại danh sách lao động, loại hợp đồng và đối tượng tham gia BHTN để đảm bảo thực hiện đúng quy định.

Những điểm đáng chú ý về BHXH

Bên cạnh các thay đổi về BHTN, doanh nghiệp cũng cần tiếp tục cập nhật các quy định của Luật BHXH 2024 đang được triển khai trong thực tế.

Một số nội dung nổi bật gồm:

• Tiếp tục mở rộng phạm vi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định mới.
• Tăng cường quản lý việc đóng BHXH, xử lý các trường hợp chậm đóng hoặc trốn đóng.
• Điều chỉnh một số chính sách liên quan đến chế độ BHXH nhằm bảo đảm quyền lợi của người lao động.

Ngoài ra, từ ngày 01/07/2026, mức lương hưu, trợ cấp BHXH và trợ cấp hằng tháng được điều chỉnh tăng theo quy định của Chính phủ. Mặc dù nội dung này không làm thay đổi nghĩa vụ đóng BHXH của doanh nghiệp, nhưng bộ phận nhân sự vẫn cần chủ động cập nhật để kịp thời giải đáp và hỗ trợ người lao động khi cần.

Những thay đổi về BHYT

Năm 2026 cũng ghi nhận một số điều chỉnh về chính sách BHYT theo hướng mở rộng quyền lợi của người tham gia.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Một số quy định mới về phạm vi và mức hưởng BHYT được áp dụng từ giữa năm 2026.
• Mở rộng quyền lợi khám, chữa bệnh đối với một số trường hợp theo quy định.
• Người lao động có thể được hưởng thêm quyền lợi khi khám, chữa bệnh tại các cơ sở y tế đủ điều kiện theo chính sách mới.

Mặc dù các thay đổi về BHYT không ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tính lương, doanh nghiệp vẫn nên cập nhật đầy đủ để truyền thông chính sách, giải đáp thắc mắc và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Doanh nghiệp cần làm gì để thích ứng với những thay đổi về BHXH, BHYT, BHTN năm 2026?

Việc nắm bắt quy định mới chỉ là bước đầu. Để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình quản lý nhân sự, tiền lương và bảo hiểm nhằm đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và tuân thủ quy định hiện hành.

Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng lao động đang áp dụng để xác định đúng đối tượng phải tham gia BHXH, BHYT và BHTN theo quy định mới.

Đặc biệt cần lưu ý:

• Người lao động ký hợp đồng từ đủ 01 tháng.
• Lao động làm việc không trọn thời gian nhưng đáp ứng điều kiện tham gia bảo hiểm.
• Người quản lý doanh nghiệp hưởng tiền lương.

Nếu bỏ sót các đối tượng này, doanh nghiệp có thể phát sinh truy đóng bảo hiểm, điều chỉnh hồ sơ hoặc bị xử lý theo quy định.

Kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu nhân sự

Dữ liệu nhân sự cần được rà soát thường xuyên để đảm bảo tính thống nhất giữa hồ sơ lao động, hợp đồng, thông tin bảo hiểm và dữ liệu tiền lương.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Thông tin cá nhân và mã số BHXH của người lao động.
• Loại hợp đồng lao động.
• Quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Các thông tin thay đổi trong quá trình làm việc.

Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp giảm thời gian đối chiếu, hạn chế sai sót khi kê khai hoặc điều chỉnh hồ sơ bảo hiểm.

Cập nhật quy trình tính lương và các khoản trích nộp

Bộ phận nhân sự và kế toán cần rà soát lại quy trình tính lương để đảm bảo các khoản BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN được tính toán đúng theo quy định hiện hành.

Việc sử dụng nhiều bảng tính hoặc xử lý dữ liệu thủ công có thể làm tăng nguy cơ sai sót, đặc biệt khi chính sách thay đổi hoặc doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn.

Kiểm soát quy trình báo tăng, báo giảm và kê khai bảo hiểm

Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ các biến động nhân sự để thực hiện báo tăng, báo giảm đúng thời hạn và đúng đối tượng.

Đồng thời, nên kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi gửi cơ quan BHXH nhằm hạn chế việc phải điều chỉnh hoặc bổ sung sau này.

Nâng cao năng lực cập nhật chính sách cho bộ phận nhân sự và kế toán

Các quy định về lao động và bảo hiểm có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế cập nhật văn bản pháp luật định kỳ, đồng thời tăng cường phối hợp giữa bộ phận nhân sự và kế toán trong quá trình triển khai.

Việc chủ động cập nhật chính sách không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý mà còn góp phần đảm bảo quyền lợi của người lao động và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Ứng dụng phần mềm quản lý Nhân sự - Tiền lương để giảm sai sót khi chính sách thay đổi

Khi các quy định về lao động và bảo hiểm liên tục được cập nhật, việc quản lý nhân sự bằng bảng tính hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ dễ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu, kiểm soát quy trình và cập nhật chính sách. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự, kế toán mà còn tiềm ẩn nguy cơ phát sinh sai sót trong quá trình tính lương và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm.

Một hệ thống quản lý Nhân sự - Tiền lương được xây dựng đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình vận hành, thông qua các khả năng như:

• Quản lý tập trung hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động: Lưu trữ đầy đủ thông tin nhân viên, quá trình công tác, hợp đồng và lịch sử thay đổi trên một hệ thống thống nhất.
• Theo dõi đối tượng tham gia BHXH, BHYT và BHTN: Hỗ trợ quản lý danh sách nhân sự thuộc diện tham gia bảo hiểm, giảm nguy cơ bỏ sót hoặc áp dụng sai đối tượng.
• Cấu hình các khoản trích nộp theo chính sách của doanh nghiệp: Hỗ trợ tính toán các khoản bảo hiểm, thuế và khấu trừ dựa trên các thiết lập phù hợp với quy định hiện hành và quy chế nội bộ.
• Đồng bộ dữ liệu giữa các nghiệp vụ: Kết nối dữ liệu từ chấm công, tiền lương đến kế toán, hạn chế việc nhập liệu nhiều lần và giảm sai lệch thông tin.
• Hỗ trợ báo cáo và kiểm soát dữ liệu: Tổng hợp báo cáo về quỹ lương, chi phí nhân sự và các khoản trích nộp, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định.

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý công việc hành chính mà còn tạo nền tảng để thích ứng nhanh hơn trước những thay đổi của chính sách lao động và bảo hiểm.

SIS ERP SME - Module Nhân sự - Tiền lương hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Đối với doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự và tiền lương đồng bộ, Module Nhân sự - Tiền lương trong SIS ERP SME được thiết kế nhằm hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự trên cùng một nền tảng.

Giải pháp mang đến nhiều giá trị trong quá trình vận hành như:

• Quản lý tập trung hồ sơ nhân sự: Theo dõi đầy đủ thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, quá trình công tác, điều chuyển và các thay đổi liên quan.
• Quản lý chấm công và nghỉ phép: Đồng bộ dữ liệu chấm công, ca làm việc, tăng ca và nghỉ phép để phục vụ công tác tính lương.
• Quản lý tiền lương và các khoản khấu trừ: Hỗ trợ xây dựng bảng lương theo chính sách của doanh nghiệp, đồng thời tính toán các khoản bảo hiểm và thuế trên cùng hệ thống.
• Kết nối với phân hệ Kế toán: Dữ liệu tiền lương và chi phí nhân sự được đồng bộ sang kế toán, giúp giảm thao tác nhập liệu và nâng cao độ chính xác của số liệu tài chính.
• Báo cáo quản trị trực quan: Cung cấp các báo cáo về nhân sự, quỹ lương và chi phí lao động, hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.

Nhờ quản lý dữ liệu tập trung và tự động hóa nhiều nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý công việc, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa bộ phận nhân sự và kế toán, đồng thời chủ động thích ứng khi chính sách lao động và bảo hiểm có sự thay đổi.

Những thay đổi về BHXH, BHYT và BHTN trong năm 2026 không chỉ đặt ra yêu cầu cập nhật quy định pháp luật mà còn đòi hỏi doanh nghiệp rà soát lại quy trình quản lý nhân sự, tiền lương và bảo hiểm để đảm bảo tuân thủ và hạn chế rủi ro.

Bên cạnh việc thường xuyên theo dõi các chính sách mới, doanh nghiệp nên ưu tiên chuẩn hóa dữ liệu và ứng dụng các giải pháp quản lý phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Với một hệ thống quản lý Nhân sự - Tiền lương được triển khai đồng bộ như SIS ERP SME, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung thông tin nhân sự, tối ưu quy trình tính lương và kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm, tạo nền tảng cho hoạt động quản trị nhân sự hiệu quả và bền vững.