Quy chế Tài Chính Là Gì

Doanh nghiệp của bạn đã bao giờ khó khăn trong việc đưa ra quyết định về tài chính chưa ?

Anh Minh là chủ của một doanh nghiệp may mặc, với tiềm năng và có cơ hội phát triển mạnh mẽ trong tương lai, doanh nghiệp của anh Minh đã được mệnh danh là “Vùng đất hứa”. Tuy nhiên, giống như kho báu ẩn giấu trong truyền thuyết, tiềm năng của doanh nghiệp anh Minh vẫn chưa được khai thác hết, do thiếu đi bản đồ định hướng rõ ràng. 

Sau khi nghiên cứu một thời gian dài, anh Minh đã hiểu rằng, để khai phá kho báu tiềm năng, cần có một bản đồ tài chính chi tiết và hiệu quả.

Dưới sự dẫn dắt của anh Minh, quy chế tài chính được ra đời như một bản đồ huyền thoại, vén màn bí ẩn về kho báu ẩn giấu trong “vùng đất hứa” đó. Quy chế tài chính không chỉ đơn thuần là những quy định nhàm chán, mà là kim chỉ nam dẫn dắt doanh nghiệp sử dụng nguồn lực một cách thông minh, hiệu quả, biến tiềm năng thành hiện thực.

Nhờ có bản đồ tài chính, doanh nghiệp may mặc của anh Minh đã:

• Tìm thấy con đường tối ưu: Quy chế tài chính vạch ra lộ trình rõ ràng cho việc sử dụng nguồn lực.

•  Quản lý “kho báu” một cách minh bạch: Mọi hoạt động tài chính đều được ghi chép rõ ràng, minh bạch. 

•  Tránh được những cạm bẫy nguy hiểm: Quy chế tài chính giúp doanh nghiệp phòng ngừa được các rủi ro về tài chính, bảo vệ nguồn lực khỏi những mối đe dọa.

Hãy cùng cùng SIS Việt Nam dành thời gian đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về quy chế tài chính là gì? Và cách xây dựng quy chế tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!

1. Quy chế tài chính là gì?

Quy chế tài chính là tất cả các quy định cụ thể về tài chính và kế toán trong doanh nghiệp, do giám đốc ban hành nhằm thống nhất các hoạt động của doanh nghiệp. Quy chế tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thống nhất đối với kế toán, tài chính và quy định của công ty.

Một số quy chế thường gặp của quy chế tài chính gồm:

• Quy chế về tài chính;

• Quy chế về vốn;

• Quy chế về tài sản;

• Quy chế lương;

• Quy chế kế toán, kiểm toán;

• Còn lại là những quy chế khác có liên quan tới hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Quy chế tài chính thường bao gồm các nội dung sau:

• Mục đích và phạm vi áp dụng: Quy định mục đích ban hành quy chế tài chính, đối tượng áp dụng và phạm vi áp dụng của quy chế.

• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân liên quan đến hoạt động tài chính: Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân liên quan đến hoạt động tài chính như ban lãnh đạo, phòng tài chính kế toán, thủ quỹ,...

• Quy định chi tiết các quy trình, thủ tục liên quan đến hoạt động tài chính như lập dự toán ngân sách, thu, chi, quản lý tài sản, đầu tư,...

• Quy định chế độ đãi ngộ, trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan đến hoạt động tài chính.

• Quy định các quy định khác liên quan đến hoạt động tài chính như quản lý tiền mặt, quản lý kho hàng, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính,...

2. Vai trò của quy chế tài chính

Quy chế tài chính là một công cụ quản lý tài chính hiệu quả, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò cơ bản trong quy chế tài chính:

• Đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch, hiệu quả, hợp pháp:

Cần quy định rõ ràng các nguyên tắc, phương pháp, trình tự, thủ tục quản lý, sử dụng nguồn lực tài chính, giúp các hoạt động tài chính được thực hiện một cách công khai, rõ ràng, dễ kiểm tra, theo dõi.

Hạn chế tối đa các sai sót, vi phạm trong công tác quản lý tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp.

Đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về tài chính, kế toán, thuế, góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp và các bên liên quan.

• Thống nhất các hoạt động tài chính: 

Quy chế tài chính tạo ra khuôn khổ chung cho các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, giúp các bộ phận, phòng ban phối hợp nhịp nhàng, thống nhất trong việc quản lý, sử dụng nguồn lực tài chính.

Tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn trong các hoạt động tài chính, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính của doanh nghiệp.

• Nâng cao hiệu quả quản trị tài chính: 

Ban lãnh đạo doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý tài chính một cách khoa học, hiệu quả nhờ đưa ra quy chế tài chính hợp lý. Điều này góp phần nâng cao năng lực quản trị tài chính của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. 

• Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan:

Trong quy chế tài chính có quy định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc quản lý tài chính, góp phần bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan như cổ đông, nhà đầu tư, người lao động,...

3. Những yêu cầu mới để xây dựng quy chế tài chính

Điều cơ bản cần có nhất của quy chế tài chính chính là sự cân bằng và thống nhất. Khi xây dựng quy chế tài chính cho doanh nghiệp của bạn, cần tuân thủ những yêu cầu sau để mang lại sự hiệu quả, rõ ràng, thống nhất:

• Đối với các khoản chi trả cho nhân viên:

Những khoản tiền để chi trả cho nhân viên bao gồm: tiền thù lao, thưởng thêm, phụ cấp. Tất cả các khoản tiền này đều phải đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, được quy định đầy đủ rõ ràng khi ký hợp đồng lao động và trong những quy chế tài chính nội bộ doanh nghiệp.

• Tiền chi trả cho công tác:

Đối với khoản này, doanh nghiệp cần quy định rõ về các khoản tiền liên quan tới tiền phụ cấp cho nhân viên khi đi công tác. Với trường hợp khoản tiền này nằm trong mục chi trả cho công tác không có hóa đơn, số tiền chi trả sẽ được khoán theo một mức nhất định.

• Trường hợp trả vé máy bay bằng thẻ tín dụng cá nhân:

Nếu doanh nghiệp có quy định và tiền vé máy bay lớn hơn 20 triệu đồng trong quy chế tài chính, thì người lao động mới được doanh nghiệp chi trả cho khoản này.

• Về thưởng:

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau, sẽ có những mức thưởng khác nhau. Nếu trong quy chế tài chính của doanh nghiệp có khoản này, thì người lao động sẽ được thưởng.

• Bảo hiểm dành cho người lao động:

Cũng như trường hợp trên, nếu doanh nghiệp nào có quy định, bảo hiểm cho người lao động khi tự nguyện, thì mới được thanh toán.

4. Nguyên tắc xây dựng quy chế tài chính

Để xây dựng một quy chế tài chính hoàn chỉnh và phù hợp, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

• Phù hợp với quy định của pháp luật: Khi xây dựng quy chế tài chính, phải dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật về tài chính, kế toán, thuế,... để đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất trong hoạt động doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính minh bạch, công khai: Quy chế tài chính cần được công khai cho tất cả các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp được biết để thực hiện.

• Cần bổ sung những quy chế về các hồ sơ không khớp đối với trường hợp đặc biệt. Đối với tình huống gấp, những quyết định ngoại lệ phải được trình lên cấp trên phê duyệt.

• Khi luật Nhà nước bổ sung, sửa đổi, quy chế tài chính trong doanh nghiệp cũng phải sửa đổi theo.

5. Cách xây dựng quy chế tài chính trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và phương thức hoạt động khác nhau, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng quy chính khác nhau. Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng quy chế tài chính nội bộ:

• Đầu tiên, mọi khoản chi theo quy định của luật thuế phải cho vào trong quy chế, bao gồm các khoản tiền ăn theo ca, tiền ăn trưa, những khoản này không nên bỏ sót.

• Thứ hai, mức chi của doanh nghiệp cần phải hợp lý đối với hồ sơ liên quan. Chẳng hạn như: Tiền đi công tác là 20.000.000 VNĐ thì phiếu thanh toán công tác cũng phải ghi rõ khoản chi 20.000.000 VNĐ. Hoặc bảng lương và phụ cấp cho nhân viên cũng phải khớp với nhau.

• Thứ ba, Khi có các chi phí phát sinh, thì bắt buộc phải có sự phê duyệt của giám đốc doanh nghiệp. Chính vì thế, trong quy chế nội bộ cần đưa vấn đề này vào, để trong một số trường hợp cần giải trình với cơ quan thẩm quyền.

• Cuối cùng, Khi luật Nhà nước thay đổi, quy chế nội bộ có thể sửa đổi theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nên giữ lại bản quy chế cũ, cập nhật quy chế mới, nhằm giải trình tại thời điểm tương ứng.

6. Quy chế tài chính có bắt buộc không?

Về mặt pháp lý, quy chế tài chính không bắt buộc phải có đối với tất cả các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, theo Điều 42 Nghị định số 91/2015/NĐ-CP ngày 24/09/2015 của Chính phủ về tổ chức và quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng quy chế tài chính theo quy định của Điều 18 Luật Quản lý tài chính doanh nghiệp. Mặc dù thế, trên thực tế các doanh nghiệp nên có quy chế tài chính, bởi vì:

• Quy chế tài chính xác lập và cụ thể hóa những nguyên tắc, chính sách nội bộ của doanh nghiệp về công tác kế toán, tài chính.

• Quy chế tài chính như là một chính sách nội bộ quan trọng, nó giúp công ty tổ chức và vận hành ổn định, định hướng rõ ràng, minh bạch về thẩm quyền. Đồng thời, giúp phối hợp làm việc trong quản lý tài chính giữa Giám đốc với Hội đồng quản trị, Hội đồng quản trị với Đại hội cổ đông. Từ đó, hoạt động quản lý trong doanh nghiệp hiệu quả, rõ ràng, giảm thiểu rủi ro đối với các vấn đề tranh chấp tài chính.

7. Mẫu quy chế tài chính mới nhất

7.1. Mẫu quy chế tài chính của công ty TNHH:

7.2. Mẫu quy chế tài chính của công ty Cổ phần:

Như phần chúng tôi đã trình bày phía trên, việc xây dựng quy chế tài chính cần đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, cụ thể, đặc biệt phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đến với phần mềm SISERPsme, các bạn sẽ nhận lại được gì?

1. Phần mềm SISERPsme tuân thủ mọi quy định về quản lý thuế, tuân thủ về luật pháp.

2. Đầy đủ thông tin cơ bản đối với nhân sự: Quá trình hợp đồng, quá trình lương, phụ cấp, điều chỉnh mức đóng bảo hiểm.

3. Quá trình công tác: Điều động; thuyên chuyển; bổ nhiệm; miễn nhiệm; cấp phát các trang thiết bị, bảo hộ.

4. Tính lương: Giảm trừ thuế, các khoản bảo hiểm, các khoản giảm trừ.

5. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

6. Hệ thống báo cáo chi tiết, tổng hợp.

Tóm lại, việc hiểu quy chế tài chính là gì và nó có bắt buộc không, là điều cơ bản mà tất cả các doanh nghiệp cần phải biết. Việc xây dựng quy chế tài chính hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả, minh bạch, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.