Case Study: SIS triển khai Virtual Account cho Daesang Đức Việt

Mỗi ngày, doanh nghiệp có thể tiếp nhận hàng trăm giao dịch chuyển khoản từ khách hàng. Khi quy trình đối soát vẫn phụ thuộc vào thao tác thủ công, kế toán phải mất nhiều thời gian để xác định người thanh toán, cập nhật công nợ và hạch toán. Trong dự án triển khai cho Daesang Đức Việt, SIS đã xây dựng giải pháp kết nối Virtual Account với SIS ERP SME, giúp tự động hóa quy trình thu tiền và đối soát giao dịch trên một hệ thống thống nhất.

Bài toán: Khi đối soát thu tiền trở thành áp lực của doanh nghiệp có nhiều giao dịch

Là doanh nghiệp sản xuất và phân phối thực phẩm với mạng lưới khách hàng rộng, Daesang Đức Việt phát sinh số lượng lớn giao dịch chuyển khoản mỗi ngày. Khi quy trình đối soát vẫn thực hiện thủ công, bộ phận kế toán phải kiểm tra thông tin trên Internet Banking, đối chiếu với hóa đơn và công nợ trên ERP trước khi ghi nhận thanh toán.

Trong thực tế, một khách hàng có thể thanh toán nhiều hóa đơn hoặc một đơn hàng được giao thành nhiều đợt, khiến việc xác định chính xác giao dịch tương ứng trở nên phức tạp. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn ảnh hưởng đến tốc độ xử lý và tính chính xác của dữ liệu tài chính.

Những thách thức doanh nghiệp gặp phải

• Mất nhiều thời gian để xác định khách hàng và hóa đơn tương ứng với từng giao dịch chuyển khoản.
• Đối soát công nợ thủ công giữa ngân hàng và hệ thống ERP.
• Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu hoặc hạch toán.
• Chậm cập nhật trạng thái thanh toán, ảnh hưởng đến bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
• Nhà quản lý khó theo dõi tình hình thu tiền và công nợ theo thời gian thực.

Để giải quyết bài toán này, Daesang Đức Việt đã lựa chọn triển khai giải pháp kết nối Virtual Account với SIS ERP SME, hướng tới tự động hóa quy trình đối soát và quản lý dòng tiền.

Giải pháp của SIS: Kết nối Virtual Account với ERP để tự động hóa quy trình thu tiền

Sau quá trình khảo sát nghiệp vụ, SIS đã xây dựng giải pháp tích hợp Virtual Account, API ngân hàng và SIS ERP SME nhằm đồng bộ dữ liệu giao dịch, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý công nợ.

Theo tài liệu đặc tả, SIS thiết kế chức năng xử lý dữ liệu thu tiền từ ngân hàng, cho phép hệ thống căn cứ vào thông tin tài khoản để tự động định danh khách hàng và cập nhật dữ liệu vào ERP. Đồng thời, dự án cũng tiếp tục mở rộng phạm vi tích hợp API ngân hàng nhằm hoàn thiện quy trình tự động hóa.

Lợi ích của giải pháp

Giải pháp không chỉ giúp tối ưu quy trình thu tiền mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp mở rộng các hoạt động quản trị tài chính trên cùng một hệ thống ERP thống nhất.

SIS thiết kế giải pháp theo đặc thù của cho Daesang 

Không áp dụng một giải pháp ERP đóng gói, SIS triển khai hệ thống dựa trên quy trình vận hành thực tế của Daesang Đức Việt. Sau giai đoạn khảo sát, hai bên thống nhất tài liệu đặc tả để phát triển các chức năng phù hợp với yêu cầu quản lý và nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Một số chức năng được phát triển riêng cho Daesang Đức Việt

Chuẩn hóa quy trình bán hàng

• Thiết lập các trường thông tin bắt buộc trên đơn hàng và hóa đơn.
• Tự động sinh số đơn hàng theo quy tắc thống nhất.
• Kiểm tra và ngăn lưu khi trùng số đơn hàng.
• Kiểm soát tính chính xác của dữ liệu khách hàng trước khi xuất hóa đơn.

Bổ sung quản lý theo Cost Center

• Thêm trường Cost Center (Mã dự án) trên đơn hàng và hóa đơn.
• Đồng bộ Cost Center vào các báo cáo quản trị.
• Hỗ trợ theo dõi doanh thu, chi phí và hiệu quả theo từng trung tâm chi phí.

Thiết kế báo cáo theo yêu cầu

SIS xây dựng nhiều báo cáo phục vụ công tác quản trị như:

• Báo cáo đơn đặt hàng theo khách hàng, sản phẩm hoặc thời gian.
• Báo cáo tổng hợp thực hiện đơn hàng.
• Báo cáo tổng hợp bán hàng.
• Bảng kê hóa đơn bán hàng theo các tiêu chí quản lý đặc thù.

Việc kết hợp Virtual Account với SIS ERP SME không chỉ giúp tự động hóa quy trình đối soát thu tiền mà còn góp phần chuẩn hóa hoạt động quản trị tài chính.

Quan trọng hơn, dự án cho thấy năng lực của SIS trong việc phân tích nghiệp vụ, phát triển chức năng theo yêu cầu và tích hợp ERP với các hệ thống bên ngoài, giúp doanh nghiệp từng bước xây dựng quy trình quản trị phù hợp với đặc thù hoạt động thay vì phải thay đổi quy trình để phù hợp với phần mềm.

Vì sao tích hợp ERP với ngân hàng là xu hướng tất yếu của doanh nghiệp hiện đại?

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng giao dịch chuyển khoản tăng lên mỗi ngày, việc đối soát thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và độ chính xác. Thay vì chỉ kết nối dữ liệu giữa hai hệ thống, việc tích hợp ERP với ngân hàng giúp hình thành một quy trình quản lý dòng tiền khép kín, từ tiếp nhận giao dịch, đối soát công nợ đến cập nhật dữ liệu kế toán trên cùng một nền tảng.

Đây cũng là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong quá trình chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Trong dự án triển khai cho Daesang Đức Việt, SIS không chỉ thực hiện kết nối giữa ERP và ngân hàng mà còn khảo sát quy trình thực tế, xây dựng tài liệu đặc tả và phát triển các chức năng phù hợp với yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Các yêu cầu về xử lý dữ liệu ngân hàng và phạm vi kết nối API cũng được đưa vào tài liệu đặc tả để triển khai theo từng giai đoạn.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp ERP cho nhiều lĩnh vực, SIS có khả năng phân tích nghiệp vụ, phát triển chức năng theo yêu cầu và tích hợp với các hệ thống bên ngoài như ngân hàng, hóa đơn điện tử hay các phần mềm chuyên ngành. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết bài toán trước mắt mà còn xây dựng nền tảng quản trị linh hoạt, sẵn sàng mở rộng theo nhu cầu phát triển trong tương lai.