Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Theo báo cáo của SBA cho biết, 49,7% doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại trong vòng 5 năm đầu tiên. Nguyên nhân không chỉ đến từ yếu tố thị trường mà còn từ cách quản lý của doanh nghiệp. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp của bạn không nằm trong con số kia?

Như đã trình bày phía trên, nguyên nhân dẫn đến thất bại chủ yếu nằm ở cách quản lý của doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh một cách ngẫu hứng, không có một bản đồ đường rõ ràng để hướng đến. Điều này giống như việc lên đường mà không có bản đồ, rất dễ lạc lối và thất bại. 

Chính vì thế, ban lãnh đạo cần phải có chiến lược và mục tiêu rõ ràng để điều hành doanh nghiệp của mình đến một đích cụ thể. 

Hãy dành thời gian tham khảo bài viết dưới đây để biết cách quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ và nắm bắt được những sai lầm cần tránh, từ đó có giải pháp cụ thể để tối ưu hóa quy trình kinh doanh!

1. Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?

Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME - Small and Medium Enterprise) là quá trình tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Điều này bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, năm 2023, tổng số doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm đến hơn 97% trên số doanh nghiệp cả nước, góp phần giải quyết khoảng 36% tổng số lao động làm việc, thu hút khoảng 32% tổng nguồn vốn, tạo ra doanh thu thuần khoảng 26% trên tổng doanh thu thuần của khối doanh nghiệp. Với con số này cho ta thấy, doanh nghiệp vừa và nhỏ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy và phát triển kinh tế nước nhà.

Mặc dù doanh nghiệp chiếm vị thế quan trọng trong việc thúc đẩy kinh tế Việt Nam và tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động, điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều thách thức. Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng lao động và nguồn vốn hạn chế, vì thế việc thiết lập và xây dựng hệ thống quản trị để cân bằng các hoạt động của doanh nghiệp là điều rất cần thiết. Nếu doanh nghiệp có quy trình quản trị hiệu quả thì sẽ giúp nâng cao hiệu quả và tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

2. Làm sao để quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả?

Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đầy gay gắt như hiện nay, việc quản lý một doanh nghiệp hiệu quả là điều mà các ban lãnh đạo đặc biệt chú trọng. Dưới đây là những yếu tố giúp ban lãnh đạo quản trị doanh nghiệp hiệu quả:

2.1. Xác định mục tiêu và chiến lược phát triển rõ ràng

Điều đầu tiên trước khi triển khai chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cốt lõi và lên kế hoạch cho chiến lược cụ thể. Bước này như một bản đồ chỉ đường, giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng mục tiêu và phương hướng phát triển. Ban lãnh đạo cần phải đánh giá chi tiết các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của cả doanh nghiệp.

Việc xác định được mục tiêu cần phải cụ thể và đo lường được, những chỉ số này bao gồm doanh số bán hàng, lợi nhuận, thị phần, các hoạt động marketing,... Khi có mục tiêu rõ ràng, việc đưa ra các quyết định kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng hơn, tránh được sự phân tán nguồn lực.

2.2. Quản lý tài chính hiệu quả

Quản lý tài chính hiệu quả chính là việc duy trì dòng tiền ổn định, trả được các khoản nợ và chi phí hoạt động trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý rủi ro tài chính là điều đặc biệt mà ban lãnh đạo quan tâm. Với nguồn vốn không quá lớn, việc quản lý dòng tiền như theo dõi thu chi, quản lý công nợ, đảm bảo thanh khoản,... cần phải chi tiết và quản lý một cách khoa học.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải tìm cách tối ưu hóa các khoản chi phí như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, đồng thời phân bổ nguồn vốn hợp lý vào những khoản cần thiết.

2.3. Quản lý nhân sự hiệu quả

Trong bất kể doanh nghiệp nào, nhân sự luôn là trái tim và là yếu tố quan trọng nhất để phát triển và quyết định đến sự thành công của mọi doanh nghiệp. Một đội ngũ nhân viên hài lòng, năng động và làm việc hiệu quả sẽ là tài sản vô giá giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.

Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc công bằng, văn minh, tạo điều kiện cho sự phát triển của mỗi thành viên. Bằng cách có những chỉ tiêu đánh giá cho sự cố gắng của từng cá nhân, các chính sách phúc lợi và cơ hội phát triển trong công việc phải có lộ trình rõ ràng.

2.4. Quản lý chiến lược Marketing và bán hàng:

Nhằm thu hút khách hàng tiềm năng và tăng độ nhận diện thương hiệu, xây dựng chiến dịch chăm sóc khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự đầu tư vào vào nghiên cứu thị trường, khách hàng mục tiêu và truyền tải thông điệp của thương hiệu mà mình muốn truyền tải.

Đồng thời, doanh nghiệp cần nghiên cứu và không ngừng cải tiến phát triển sản phẩm dịch vụ của mình để phục vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đem đến cho khách hàng một trải nghiệm hài lòng, từ đó tăng tỷ lệ gia tăng chuyển đổi.

2.5. Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể:

Trong thời đại kỷ nguyên số hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể đang được các doanh nghiệp đưa vào để quản lý các hoạt động kinh doanh. Không chỉ các tập đoàn lớn áp dụng các phần mềm quản trị, mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể sử dụng để tối ưu quy trình làm việc. 

Ngành công nghệ thông tin ngày càng phát triển, các nhà cung cấp phần mềm thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với mức chi phí hợp lý, có thể quản lý mọi hoạt động từ quản lý nhân sự, khách hàng, tài chính, sản xuất,.. trên một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tổ chức của mình. Ngoài ra, dữ liệu báo cáo trên hệ thống luôn được cập nhật theo thời gian thực và chính xác, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiểu biết rõ về mọi khía cạnh kinh doanh.

3. Các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Khi xây dựng một hệ thống doanh nghiệp với mục tiêu phát triển lâu dài, các nhà quản lý cần đặt ra và tuân thủ những nguyên tắc nhất định để giúp doanh nghiệp đi theo định hướng, sử dụng hiệu quả những tài nguyên sẵn có. Dưới đây là một số nguyên tắc cần có mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Minh bạch trong tất cả các hoạt động: 

Doanh nghiệp cần công khai minh bạch các thông tin gồm tài chính, hoạt động kinh doanh, quyết định quản lý, và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến lợi ích của các bên liên quan. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, tham nhũng, đảm bảo tính công bằng. Đồng thời giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và nhân viên.

• Tạo ra sự công bằng với từng thành viên:

Để xây dựng một môi trường cạnh tranh công bằng, khuyến khích nhân viên làm việc hăng say, hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển trí tuệ thì ban lãnh đạo cần có những tiêu chí đánh giá cụ thể cho sự nỗ lực của các thành viên. Nếu xảy ra tình trạng không bình đẳng, nhân viên mâu thuẫn với nhau về quyền lợi, gây ra sự mất đoàn kết, lục đục nội bộ, từ đó chán nản và họ sẽ nghỉ việc.

• Xây dựng nguyên tắc đạo đức kinh doanh:

Xây dựng lòng tin là một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc kinh doanh có đạo đức. Khi khách hàng, đối tác và nhà đầu tư tin tưởng rằng doanh nghiệp hoạt động một cách trung thực và có trách nhiệm, họ sẽ có nhiều khả năng xây dựng mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến tăng doanh số, lợi nhuận và giá trị thương hiệu.

• Luôn luôn đổi mới và sáng tạo:

Khi doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường phát triển và năng động như hiện nay, nhà quản lý cần phải không ngừng nghiên cứu chiến lược phát triển sản phẩm mới. Bằng cách nuôi dưỡng văn hóa sáng tạo và chấp nhận những ý tưởng mới, doanh nghiệp có thể đi trước đối thủ, mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng và đạt được thịnh vượng lâu dài.

4. Quy trình quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự linh hoạt, sáng tạo và kiến thức chuyên môn. Việc thiết lập và tuân thủ các quy trình quản lý chặt chẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững. Dưới đây là những bước cơ bản để xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả:

Bước 1: Thiết kế quy trình quản lý doanh nghiệp:

Để thiết kế quy trình quản lý doanh nghiệp cần phải tuân thủ 5 yếu tố cốt lõi sau:

• Xác định rõ ràng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp cùng với xác định nhu cầu, phạm vi của quy trình quản lý.
• Mô hình hóa những yếu tố quan trọng để tạo thành các bản mô tả chi tiết, các yếu tố này tạo nên một khung tham chiếu để điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả.
• Cần xác định rõ ai sẽ thực hiện từng công việc trong quy trình, gán cho từng người những nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng nhằm đảm bảo sự chặt chẽ trong quy trình.
• Xây dựng các tiêu chí, quy chuẩn để kiểm soát chất lượng và tiến độ thực hiện quy trình, đồng thời kiểm tra, đánh giá và đưa ra đề xuất cải tiến phù hợp.
• Soạn thảo tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu cho từng công việc và thiết lập các tiêu chuẩn chung cho toàn bộ quy trình.

Bước 2: Mô hình hóa quy trình:

Sau khi hoàn thiện khâu thiết kế, bước tiếp theo không thể thiếu là mô hình hóa quy trình. Đây là giai đoạn chuyển đổi các ý tưởng lý thuyết thành hình ảnh trực quan thông qua các biểu đồ, sơ đồ, hay mô hình. Mục đích chính của việc mô hình hóa là:

• Đánh giá và cải tiến quy trình, điều này giúp doanh nghiệp nhìn nhận toàn diện quy trình, từ đó phát hiện những điểm mạnh, điểm yếu, và đưa ra các giải pháp tối ưu hóa.
• Cung cấp một bản "bản đồ" chi tiết về quy trình, giúp dễ dàng truy cập, tham khảo và cập nhật khi cần thiết.
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết để đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và cách thức phối hợp làm việc hiệu quả.

Bước 3: Triển khai quy trình:

Tiếp theo, khi đã hoàn thiện giai đoạn thiết kế và mô hình hóa, bộ quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ sẵn sàng được đưa vào thực tiễn. Có hai phương pháp triển khai chính:

• Triển khai truyền thống (trên giấy): Quy trình đưa vào hoạt động trên các tài liệu giấy tờ hướng dẫn.
• Sử dụng các phần mềm và công nghệ: Trong thời đại kỷ nguyên số, việc triển khai quy trình quản lý doanh nghiệp toàn diện thông qua sự hỗ trợ của các phần mềm quản trị được tối ưu hóa giúp dễ dàng theo dõi tiến độ, thu thập dữ liệu, các công việc được thực hiện tự động, giảm thiểu lỗi sai và tăng năng suất.

Bước 4: Theo dõi, đánh giá quy trình:

Trong quá trình triển khai, việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh quy trình là vô cùng quan trọng. Mọi vấn đề phát sinh, bất hợp lý đều cần được ghi nhận và phân tích kỹ lưỡng. Từ đó, nhà quản lý sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết để quy trình hoạt động hiệu quả hơn, phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh. Việc đánh giá và điều chỉnh này nên được thực hiện thường xuyên để đảm bảo quy trình luôn được tối ưu hóa, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc chung của doanh nghiệp.

Bước 5: Thực hiện điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình:

Giai đoạn đánh giá và điều chỉnh quy trình là bước đệm quan trọng để bộ quy trình quản lý doanh nghiệp không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Qua việc phân tích các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp sẽ đưa ra những giải pháp tối ưu hóa, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động và khai thác tối đa tiềm năng của tổ chức.

5. Những sai lầm cần tránh khi quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Khi quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban lãnh đạo gặp không ít những thách thức và khó khăn do hạn chế về nguồn lực và bối cảnh kinh doanh đang cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Sau đây là một số sai lầm phổ biến mà các chủ doanh nghiệp đang mắc phải:

• Nghiên cứu thị trường không đầy đủ, chi tiết: Đây là sai lầm cơ bản cũng như phổ biến của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban lãnh đạo không tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng trước khi tung ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Quản lý tài chính kém: Người quản lý thường bỏ qua việc lập kế hoạch chi tiết dẫn đến tình trạng lãng phí trong việc đầu tư vào những thứ không cần thiết, gây tốn kém các chi phí như nhập nguyên vật liệu, tài sản cố định, mua sắm bên ngoài, thời gian nhân viên,...
• Quản lý dữ liệu không khoa học: Nhiều doanh nghiệp lưu trữ thông tin dữ liệu trên nhiều thiết bị và hệ thống khác nhau, khi tìm kiếm thông tin thường trở nên rối rắm, thất lạc, mất thời gian.
• Không có chiến lược kinh doanh rõ ràng: Khi bắt tay vào quản lý và điều hành một doanh nghiệp, cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng, phân bổ công việc cho từng nhân sự hợp lý, lập kế hoạch khoa học và có những phương án rủi ro. Có thể thấy, các doanh nghiệp chưa thực sự lên chiến lược kinh doanh hiệu quả, họ chỉ làm theo cảm tính.
• Quản lý nhân sự không hiệu quả: Việc dẫn dắt nhân sự là điều đặc biệt quan trọng mà ban lãnh đạo cần chú trọng quan tâm và đầu tư. Cần phải có chính sách quản lý nhân sự chặt chẽ, xây dựng mô hình quản lý chuyên nghiệp theo quy chuẩn nhất định.
• Không áp dụng công nghệ vào quản lý: Hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn quản lý theo cách thủ công, do nhiều nguyên do như hạn chế tài chính, nguồn lực, không chịu thay đổi theo thời đại công nghệ số,.. Đây là một thách thức khá lớn và khó cạnh tranh với đối thủ. Bởi công tác quản lý có khối lượng công việc dày đặc, dữ liệu thông tin chồng chéo, nhân viên khó kiểm soát và đánh giá,...

6. Giải pháp quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, quy trình quản lý của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam còn yếu, không có trình tự đồng nhất. Điều này dẫn đến sự chồng chéo công việc, giảm hiệu quả làm việc và khó khăn trong việc đưa ra quyết định. Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán trên, SIS Việt Nam cung cấp Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể, một giải pháp tự động hóa toàn diện mọi quy trình hoạt động kinh doanh.

Bằng việc cung cấp một nền tảng quản lý thống nhất, SISERPsme giúp các doanh nghiệp số hóa các quy trình, từ quản lý sản xuất, kho hàng, tài chính đến quản lý nhân sự. 

SISERPsme có các tính năng nổi bật như sau:

• Lên kế hoạch và tự động hóa mọi quy trình theo yêu cầu của doanh nghiệp. Đặc biệt, phần mềm cho phép tích hợp và mở rộng quy trình nhằm đáp ứng nhu cầu khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
• Quản lý và theo dõi hiệu quả trong quá trình làm việc của nhân sự, giúp kiểm soát được tối đa các trường hợp như trễ deadline, không hoàn thành KPIs,..
• Giúp doanh nghiệp thiết lập, tạo kế hoạch, giao việc và quản lý tiến độ làm việc của nhân viên.
• Quy trình phê duyệt đa cấp được thực hiện đồng nhất trên một phần mềm, giúp nhà quản lý thuận tiện trong việc theo dõi, xử lý và phê duyệt yêu cầu nhanh chóng.
• Quản lý từ xa, hệ thống báo cáo chi tiết đầy đủ trên ứng dụng di động.

Với SISERPsme, tất cả các quy trình được thao tác thực hiện liền mạch trên một nền tảng duy nhất, giúp chuyển đổi cách thức làm việc từ thủ công, rời rạc sang một quy trình quản lý khoa học, chuyên nghiệp. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh toàn diện.

Đăng ký trải nghiệm tại đây để sử dụng phần mềm miễn phí lên tới 03 tháng!

Qua bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ và những thách thức mà các doanh nghiệp đang đối mặt và những giải pháp để vượt qua. Việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh rõ ràng, quản lý tài chính hiệu quả, đầu tư vào nguồn nhân lực và không ngừng đổi mới là những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững.