Chứng từ kế toán là gì? Những quy định về lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi các loại sổ sách kế toán, vì vậy mà nó cần phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Vậy chứng từ kế toán là gì? Vai trò của nó với doanh nghiệp ra sao? Bạn hãy cùng SIS tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán không còn là thuật ngữ quá xa lạ với mọi người, nhất là người làm trong lĩnh vực kế toán tài chính. Loại chứng từ này cần phải được thành lập theo đúng quy định pháp luật, vì vậy người lập phải hiểu rõ nó là gì?

Chứng từ kế toán là gì?

Hiểu một cách đơn giản, chứng từ kế toán chính là giấy tờ, vật, phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để lập sổ kế toán.

Chứng từ kế toán cần lập theo đúng trình tự, thủ tục, hình thức, được quy định tại luật kế toán.

2. Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được xem là một công đoạn không thể thiếu trong việc hạch toán của các doanh nghiệp. Cụ thể nó đóng vai trò như sau:

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, nó là bước đầu tiên trong quá trình ghi nhận các giao dịch kinh tế tài chính. Đồng thời  nó còn là nền tảng cho việc đưa thông tin vào sổ sách kế toán chính xác. Do đó, chứng từ kế toán không chỉ là bằng chứng về tính hợp pháp của các giao dịch đã được ghi nhận mà còn là công cụ quản lý truyền đạt công việc xuống các bộ phận thực hiện trong doanh nghiệp.

Vai trò của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Chứng từ kế toán còn đóng vai trò như căn cứ để kiểm tra sự hoàn thành các công việc hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, nó cũng là bằng chứng pháp lý quan trọng khi xảy ra tranh chấp hoặc kiện tụng giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với cơ quan pháp luật.

Đối với phương  diện Nhà nước, chứng từ kế toán đóng vai trò là căn cứ để ghi nhận và kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Như vậy có thể thấy, tầm quan trọng của chứng từ kế toán không chỉ giới hạn trong công việc mà còn mở rộng đến việc tuân thủ các quy định pháp luật và giữ vững tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.

3. Phân loại chứng từ kế toán

Căn cứ vào công dụng và mục đích sử dụng thì có rất nhiều loại chứng từ kế toán. Các bạn có thể tham khảo ở phần dưới đây.

Chứng từ kế toán theo công dụng

• Loại chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi tiền, điều động vật tư,..
• Loại chứng từ chấp hành: Phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu thu,…
• Loại thủ tục: Chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán
• Loại chứng từ liên hợp: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh kiêm phiếu xuất kho,…

Chứng từ kế toán theo địa điểm lập chứng từ

Phân loại chứng từ kế toán

• Chứng từ bên trong sẽ bao gồm: Phiếu xuất vật tư cho xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản,…
• Chứng từ bên ngoài gồm: Hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,…

Chứng từ theo trình tự lập

• Chứng từ ban đầu gồm có: hóa đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu thu,…
• Chứng từ tổng hợp gồm có: bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, bảng kê,…

Chứng từ theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế

• Chứng từ 1 lần
• Chứng từ kế toán nhiều lần

Chứng từ theo tính cấp bách của thông tin

• Chứng từ bình thường
• Chứng từ báo động (khi sử dụng vật tư quá mức, thanh toán tiền vay không kịp thời, hợp đồng kinh tế không bình thường).

Chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ

• Chỉ tiêu lao động, tiền lương
• Chỉ tiêu hàng tồn kho
• Chỉ tiêu bán hàng
• Tài sản cố định

Chứng từ kế toán theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin

• Chứng từ kế toán thông thường (dưới dạng giấy tờ)
• Chứng từ điện tử

4. Nội dung trong chứng từ kế toán có những gì?

Các nội dung trong chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ, hoàn chỉnh và hợp lệ theo quy định của pháp luật. Chi tiết về các yếu tố bạn có thể tham khảo ở phần sau đây.

Nội dung trong chứng từ kế toán

4.1. Yếu tố cấu thành nội dung hoàn chỉnh

Mọi chứng từ kế toán đều phải bắt buộc có đầy đủ nội dung như:

• Tên gọi của chứng từ
• Số chứng từ, ngày/tháng/năm lập
• Tên, địa chỉ cá nhân, đơn vị lập và nhận chứng từ
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế
• Số lượng, đơn giản, số tiền của nghiệp vụ tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán ghi bằng số và chữ.
• Chữ ký của người lập, người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người kiểm soát, người phê duyệt, người đóng dấu.
• Ngoài những yếu tố cơ bản trên thì chứng từ kế toán còn phải có yếu tố bổ sung đó là: Phần không bắt buộc nhưng tùy vào từng chứng từ để đáp ứng các yêu cầu quản lý, ghi sổ kế toán mà có yếu tố bổ sung như: Phương thức thanh toán, phương thức bán hàng,…

4.2. Yếu tố giúp chứng từ kế toán hợp lệ

Như đã nói trong các phần trên, chứng từ kế toán buộc phải thực hiện theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, để đảm bảo nó có tính hợp lệ thì cần có các yếu tố sau:

• Đúng về các nội dung, bản chất, thể hiện đúng quy mô công ty, nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số, chữ cần viết liên tục không ngắt quãng, chỗ trống sẽ phải gạch chéo.
• Đúng với mẫu quy định, rõ ràng, không tẩy xóa, không sửa chữa.
• Đảm bảo ghi chép đúng các yếu tố theo quy định.

Xem thêm: Kế toán quản trị là gì? Vai trò đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp

5. Quy định về lập, lưu trữ chứng từ kế toán

Vấn đề lập, lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện theo quy định theo Luật kế toán. Cụ thể như sau:

Quy định về chứng từ kế toán

• Doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán khi có phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính có liên quan đến hoạt động của đơn vị.
• Chứng từ này được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Chứng từ kế toán cũng phải được lập một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời theo đúng nội dung mẫu quy định.
• Trong trường hợp chứng từ chưa có mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán, thế nhưng phải đảm bảo đúng quy định.
• Các nội dung về: Nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong chứng từ không được phép viết tắt, tẩy xóa, gạch bẩn, sửa chữa, không được viết bằng bút chì, viết liền mạch không bị ngắt quãng. Trong trường hợp chứng từ đã bị tẩy xóa, sửa thì không còn giá trị thanh toán và ghi trong sổ kế toán.
• Khi chứng từ viết sai hoặc bạn lỡ tẩy xóa thì phải gạch chéo đường dài vào chứng từ để hủy bỏ.
• Các chứng từ kế toán sẽ phải được lập đúng và đủ số liên quy định. Nếu doanh nghiệp cần lập nhiều liên thì nội dung trong các liên cần giống nhau.
• Những người có liên quan (người lập, người ký, người duyệt) cần phải chịu trách nhiệm về nội dung trong chứng từ.

Kết luận

Bài viết trên đây SIS đã giúp bạn tìm hiểu về chứng từ kế toán là gì? cùng những thông tin xoay quanh chủ đề này. Việc lập chứng từ kế toán rất quan trọng với các doanh nghiệp, cần được thực hiện tuân thủ theo quy định của pháp luật.