Quản lý số liệu

9.2.3. Quản lý số liệu

9.2.3.1. Sao lưu (backup) dữ liệu

Chức năng:

Lưu trữ (back up) dữ liệu rất quan trọng. Số liệu có thể bị mất vì nhiều nguyên nhân khác nhau như hỏng ổ cứng, bị virus phá hỏng…
Chương trình cho phép backup số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thoát khỏi chương trình phần mềm sẽ nhắc nhở người sử dụng có backup hay không.
Trong trường hợp mất số liệu ta có thể khôi phục dữ liệu bằng cách giải nén và sao các tệp đã giải nén vào thư mục tương ứng.

Đường dẫn: Hệ thống\ Quản lý số liệu\ Sao lưu (back up) dữ liệu

9.2.3.2. Bảo trì số liệu

Chức năng:

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.
Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",...Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.
Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý.

Định kỳ hàng tuần/ hàng tháng nên bảo trì số liệu

Đường dẫn: Hệ thống\ Quản lý số liệu\ Bảo trì số liệu

9.2.3.3. Kiểm tra đồng bộ giữa các sổ

Xóa tất cả chứng từ có khi lên báo cáo nhưng không có trong chứng từ gốc
Xóa tất cả chứng từ có ở thông tin chi tiết nhưng không có ở thông tin chung và ngược lại
Xóa tất cả các chứng từ có ở nhập điều chuyển nhưng không có xuất điều chuyển.
Xóa các chứng từ kết chuyển phân bổ, chênh lệch tỷ giá cuối kỳ không hợp lệ
Xóa các bản ghi đúp trong các tập danh mục
Kiểm tra những chứng từ có trạng thái ghi sổ nhưng chưa được ghi sổ.

9.2.3.4. Sao chép số liệu ra

Chức năng:

Sao chép số liệu ra dùng để gửi số liệu cho đơn vị mẹ hoặc để lưu trữ số liệu
Chương trình cho check chọn các dạng số liệu sẽ sao chép ra: Danh mục, chứng từ, số dư và số lũy kế
Chọn đường dẫn lưu file sao chép ra. Chương trình mặc định đường dẫn D:\Copy. NSD có thể thay đổi đường dẫn và đặt tên cho tệp dữ liệu.

Đường dẫn: Hệ thống\ Quản lý số liệu\ Sao chép số liệu ra (export)

9.2.3.5. Sao chép số liệu vào

Chức năng:

Sao chép số liệu được gửi từ các đơn vị cấp dưới vào trong chương trình tại đơn vị mẹ cấp trên.
Khi sao chép vào ta phải chỉ ra tên tệp mà số liệu được sao chép ra trước đó
Tìm đường dẫn lưu file cần copy vào.

Đường dẫn: Hệ thống\ Quản lý số liệu\ Sao chép số liệu vào (import)

Số liệu được sao chép ra có thể được copy ngược lại vào chương trình.

9.2.3.6. Nhập (import) danh mục và số dư ban đầu/ chứng từ từ tệp excel

Kế toán có thể sử dụng sẵn tệp excel dữ liệu số dư ban đầu và các chứng từ đang quản lý tại đơn vị với các trường dữ liệu tương ứng với tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.