Tài chính dự án

3.1.1         Phiếu báo giá

• Chức năng: Lập thông tin báo giá sản phẩm cho khách hàng
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ quy trình bán hàng\Phiếu báo giá

Form phiếu báo giá:

Giao diện nhập liệu

Thông tin chung

Chứng từ

Chi tiết

Nhập các thông tin liên quan đến nghiệp vụ bán

• Chức năng thêm mới

Nhấn << Mới >> điền các thông tin như phía trên

Sau khi nhập xong thì nhấn << Lưu>>

• Chức năng sửa
• Nhấn << tìm >>

Điền các thông tin tìm kiếm nhấn << nhân>>

Chọn phiếu báo giá cần chỉnh sửa

Nhấn << sửa>> để sửa các thông tin. Nhấn << lưu >> để lưu các thông tin đã sửa.

• Chức năng copy

 NSD có thể copy phiếu có sẵn để giảm thiểu thời gian nhập liệu

Chọn phiếu copy, nhấn <> để thực hiện chức năng

• Chức năng in

Chọn phiếu cần in, nhấn <>

• Chức năng xóa

Chọn phiếu cần xóa, nhấn << xóa >>

• Chức năng xem

Chọn phiếu cần xem, nhấn << xem >>

3.1.2         Duyệt phiếu báo giá

• Chức năng: Duyệt các phiếu báo giá đã tạo tại bước phiếu báo giá
• Thao tác

            Bước 1: Truy vấn danh sách cần duyệt báo giá

• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\Quy trình bán hàng\đơn bán hàng

 Nhập điều kiện lọc danh sách duyệt báo giá. Nhấn “nhận”

    Bước 2: Duyệt phiếu báo giá

Tích vào phiếu báo giá cần thao tác:

• Nhấn “duyệt” để chuyển trạng thái từ “chờ duyệt” sang “đã duyệt”
• Nhấn “Hủy” để chuyển trạng thái từ “đã duyệt” sang “chờ duyệt”
• Nhấn “kết xuất” để xuất ra excel

3.1.3         Đơn hàng bán

• Chức năng: Nhập thông tin đơn bán hàng giúp quản lý theo dõi chi tiết các đơn đặt hàng và trạng thái của đơn hàng. Đơn hàng bán chỉ màng tính chất kế hoạch không ảnh hưởng đến tồn ko hàng hóa, công nợ phát sinh,…

Giao diện nhập liệu

• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\Quy trình bán hàng\đơn bán hàng

Thông tin chung

Chứng từ

Thông tin chi tiết

Nhập thông tin cần lập của đơn hàng bán

• Các chức năng thêm mới, sửa, copy, in, xóa, tìm kiếm tương tự như phiếu báo giá

3.1.4         Duyệt đơn hàng bán

• Chức năng: Duyệt đơn bán hàng đã được tạo
• Thao tác:

Bước 1: Nhập điều kiện lọc để truy vấn danh sách đơn hàng cần duyệt

• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\Quy trình bán hàng\duyệt đơn bán hàng

Bước 2: Duyệt đơn

Tích vào phiếu báo giá cần thao tác:

• Nhấn “duyệt” để chuyển trạng thái từ “chờ duyệt” sang “đã duyệt”
• Nhấn “Hủy” để chuyển trạng thái từ “đã duyệt” sang “chờ duyệt”

Nhấn “kết xuất” để xuất ra excel

3.1.5         Hình thức bán hàng

3.1.5.1  Hóa đơn bán hàng

• Chức năng: Lập chứng từ bán vật tư, hàng hóa có theo dõi về số lượng, giá cả, thuế GTGT đầu ra HĐBH cập nhật doanh số bán hàng, ghi nhận giá vốn, giảm trừ hàng tồn kho.
• Đường dẫn:Quản lý bán hàng\Quy trình bán hàng\hóa đơn bán hàng

Giao diện nhập liệu

Thông tin chung

Chứng từ

Chi tiết

Trường hợp bán hàng theo đơn hàng đã lập

Sau khi nhân viên kinh doanh lập đơn hàng bán, nhân viên bán hàng thực hiện lập hóa đơn bán hàng như sau:

• Chọn nút “Chọn Đhb” trên màn hình chứng từ
• Nhập điều kiện lọc để lấy đơn hàng bán
• Chọn đơn hàng bán cần thực hiện, các thông tin hàng hóa, vật tư sẽ hiển thị lên HĐBH
• Nhập các thông tin chứng từ (ngày chứng từ, số chứng từ), TK doanh thu, TK giá vốn,
• Nhấn “Lưu” để kết thúc lập hóa đơn bán hàng

Phần tổng cộng

• Lưu ý

  -    Bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó.

 -   Nhập Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải   thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

• Các chức năng thêm mới, sửa, copy, in, xóa, tìm kiếm tương tự như phiếu báo giá

3.1.5.2   Hóa đơn xuất khẩu

• Chức năng: Lập chứng từ bán vật tư, hàng hóa có theo dõi về số lượng, giá cả, thuế GTGT đầu ra HĐBH cập nhật doanh số bán hàng, ghi nhận giá vốn, giảm trừ hàng tồn kho của hàng xuất khẩu.
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\Quy trình bán hàng\hóa đơn xuất khẩu

Nhập thông tin hóa đơn xuất khẩu tương tư như hóa đơn bán hàng

Màn hình nhập liệu

Lưu ý: Phần thông tin chứng từ

Mục “Tỷ giá” chọn ngoại tệ và nhập tỷ giá tương ứng

3.1.6        Phiếu giao hàng

• Chức năng: Lập phiếu giao hàng
• Đường dẫn:Quản lý bán hàng \ Quy trình bán hàng \ Phiếu giao hàng

Giao diện nhập liệu

Thông tin chung

Chứng từ

Chi tiết

Khi chọn hóa đơn bán hàng, các trường thông tin chi tiết tự động điền theo thông tin đơn hàng cần giao

• Các chức năng thêm mới, sửa, copy, in, xóa, tìm kiếm tương tự như phiếu báo giá

3.1.7         Xác nhận giao hàng

• Chức năng: Xác nhận hàng đã được xuất kho giao đi
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Quy trình bán hàng\xác nhận giao hàng
• Thao tác

Bươc 1: Điền điệu kiện truy vấn bảng kê đơn hàng.

Bước 2: Xác nhận giao hàng

3.1.8         Nhập hàng bán bị trả lại

• Chức năng: Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại đồng thời cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán.
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ quy trình bán hàng\ nhập hàng bán bị trả lại

Giao diện nhập liệu

Thông tin chung :

Chứng từ

Chi tiết

• Nhập thông tin chính xác theo hóa đơn hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng
• Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.
• Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.
• Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ: Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách vào cuối kỳ. Khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.
• Các chức năng thêm mới, sửa, copy, in, xóa, tìm kiếm tương tự như phiếu báo giá

3.1.9        Đóng đơn hàng

• Chức năng: Kết thúc đơn hàng đã hoàn thiện
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\quy trình bán hàng\ đóng đơn hàng
• Thao tác

Bước 1: Truy vấn thông tin các đơn hàng cần thao tác

Bước 2: Đóng đơn hàng

Tích vào đơn hàng cần thao tác:

• Nhấn “đóng đơn hàng” để chuyển trạng thái từ “chờ duyệt” sang “đã đóng”
• Nhấn “Hủy đóng đơn hàng” để chuyển trạng thái từ “đã duyệt” sang “đang thực hiện”

Nhấn “kết xuất” để xuất ra excel

3.2  Cập nhập số liệu

3.2.1        Đơn bán hàng : mục 3.3 : Đơn hàng bán

3.2.2        Hóa đơn bán hàng : mục 3.5.1 Hóa đơn bán hàng

3.2.3        Hóa đơn xuất khẩu: mục 3.5.2 Hóa đơn xuất khẩu

3.2.4        Nhập hàng bán bị trả lại: mục 3.8 : Nhập hàng bán bị trả lại

3.2.5         Khai báo trạng thái đơn hàng

• Chức năng: Cập nhập trạng thái đơn hàng một cách linh động trong trường hợp đơn hàng không thể hoàn thành đến cuối quá trình.
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng \Cập nhập số liệu\Khai báo trạng thái đơn hàng
• Thao tác

Bước 1: Điền điều kiện truy vấn số liệu

Bước 2: Cập nhập trạng thái đơn hàng

Tích vào phiếu đơn hàng cần thao tác, nhấn “khai báo trạng thái đơn hàng”

• Chọn “cập nhật “đóng” cho các dh đã đánh dấu và nhận đủ số lượng” hoặc “cập nhật “Đóng” cho các đh đã đánh dấu” để chuyển trạng thái từ “đang thực hiện” sang “đã hoàn thành”
• Nhấn “Hủy “đóng” cho các đh đã đánh dấu nhưng sl chưa nhận đủ” để chuyển trạng thái từ “đã hoàn thành” sang “đang thực hiện”
• Nhấn “kết xuất” để xuất ra excel

3.2.6         Hóa đơn bán lẻ

Chức năng: hàng hóa bán lẻ nằm trong phân hệ bán hàng. Được dùng cho các doanh nghiệp sản xuất bán lẻ hoặc thương mại bán lẻ như hệ thống siêu thị, hệ thống hoa quả sạch….kết hợp với phần mềm quét mã vạch Barcode

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Cập nhập số liệu\ Hóa đơn bán lẻ

Để thực hiện được chức năng này, NSD cần phải khai báo số mã vạch, tạo mã vạch và in ra dán lên sản phẩm trước khi tiêu thụ. Các bước cần thực hiện trước khi lập hóa đơn bán lẻ như sau:

Bước 1: Khai báo số mã vạch trong danh mục hàng hóa vật tư

NSD nhập thông tin cho hàng hóa, vật tư (có thể xem hướng dẫn chi tiết trong phân hệ Tồn kho). Ở đây, NSD cần chú ý trường dữ liệu Part No

• Đối với chức năng bán lẻ bắt buộc phải khai báo thêm đây chính là số mã vạch, có 3 trường hợp xảy ra:

+ Doanh nghiệp quản lý theo mã vạch của nhà sản xuất thì khai báo theo số mã vạch trên hàng hóa sản phẩm

+ Doanh nghiệp tự đặt mã vạch để quản lý theo đặc thù riêng thì khai báo theo số tự đặt, sau đó in mã vạch mới và dán lên sản phẩm

+ Hàng hóa chưa có mã vạch, doanh nghiệp tự đặt mã vạch và in mã vạch dán lên sản phẩm

• Sau khi khai báo xong, kích chuột vào ô thông tin hàng hóa vật tư đã được lưu lại

Bước 2:  In mã vạch cho hàng hóa, vật tư

• Ra màn hình giao diện hàng hóa, vật tư kích chọn <>

• Mã vật tư: Là mã vật tư NSD kích chọn trước khi nhấn nút <>
• Đơn vị tính: Là đơn vị tính trong danh mục hàng hóa, vật tư
• Giá bán: Là giá đã khai bao trong danh mục Giá bán theo đường dẫn: Quản lý Bán hàng\ Danh mục từ điển \ Danh mục Giá bán

+ Nếu là khách quen thì doanh nghiệp sẽ cấp thẻ cho khách, khi khai báo khách hàng khai báo thêm số thẻ của khách hàng

+ Những khách hàng không thường xuyên hoặc doanh nghiệp không muốn tạo số thẻ riêng cho từng khách thì tạo một mã chung khách lẻ, có điền số thẻ để quản lý bán hàng bán lẻ

Trường số thẻ khách hàng sẽ được khai báo trong danh mục khách hàng theo đường dẫn: Quản lý bán hàng\Danh mục từ điển\ Danh mục khách hàng

Bước 3. Tạo hóa đơn bán lẻ

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Cập nhập số liệu\ Hóa đơn bán lẻ

• Nhân viên bán hàng: Là tên người sử dụng đang truy cập phần mềm. Thông tin này được khai báo trong phân hệ Hệ thống.
• Dùng máy quét mã vạch, quét mã vạch được in trên sản phẩm, nếu mã bị mờ máy không nhận được ta có thể gõ dãy số mã vạch được in trên sản phẩm vào ô
• Phận mềm sẽ tự động nhảy ra thông tin chi tiết hàng hóa phía dưới theo thông tin đã được khai báo
• Tỷ lệ ck (%): Tự điền khi có chương trình
• Nếu số lượng hàng hóa lớn hơn 1 ta có thể sửa trực tiếp ở mục số lượng hoặc chíp số lần tương ứng với số lượng hàng hóa, vật tư
• Mỗi một hàng hóa sẽ được hiển thị trên 1 dòng

• Điền số thẻ của khách hàng nếu có, hoặc điền số thẻ khách lẻ với những khách hàng không thường xuyên chưa có mã số thẻ

• Ngày chứng từ: tự động lấy ngày hiện thời trên máy tính, không sửa được
• Quyển chứng từ, số hóa đơn: nhảy tự động
• Mã thuế suất: chọn trong danh mục thuế đã khai
• Hạch toán thuế: Tự động định khoản, không sửa được
• Trường thông tin tiền: Tự nhảy và không sửa được
• Nếu muốn sửa các thông tin thì cần tích vào các ô trước khi sửa

• Nhận tiền khách đưa và gõ số tiền vào ô Sau đó bấm vào  
• Phần mềm sẽ hỏi có tạo phiếu thu tiền cho hóa đơn bán lẻ

+ Bấm có nếu muốn tạo phiếu thu

+ Giao diện tạo phiếu thu hiện ra, ta bấm  khi đó phiếu phu đã được tạo theo thông tin đơn hàng và số tiền phát sinh

3.2.7        Hóa đơn giảm giá hàng bán

• Chức năng: Lập hóa đơn giảm giá hàng bán trong các trường hợp cần giảm giá hoặc khuyến mại.
• Đường dẫn: Quản lý bán hàng\cập nhập số liệu\hóa đơn giảm giá bán hàng

• Hóa đơn giảm giá dịch vụ cập nhật tương tự hóa đơn giảm giá hàng bán, chỉ khác là không thông qua nhập kho hàng.

Lưu ý:

• Trường hợp hóa đơn xuất cho khách hàng ghi số tiền lớn hơn số tiền hàng hóa, dịch vụ thực giao và đơn vị mua hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh thì chứng từ này cũng được cập nhật tại menu này.
• Điều chỉnh giảm giá hàng bán ra được cập nhật ở menu “Hóa đơn giảm giá”. Tiếp theo vào nút <<Số hđ>> và chọn hóa đơn giảm giá để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.
• Các chức năng thêm mới, sửa, copy, in, xóa, tìm kiếm tương tự như phiếu báo giá

3.3  Hóa đơn điện tử

• Chức năng: Cập nhập thông tin hóa đơn điện tử và kết nối với BKAV

1.1.1        Khai báo hóa đơn điện tử BKAV

Chức năng: Dùng để khai báo hóa đơn điện tử BKAV

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Hóa đơn điện tử\ Khai báo hóa đơn điện tử BKAV

1.1.2      Lấy dữ liệu hóa đơn điện tử BKAV về phần mềm kế toán

Chức năng: Lấy dữ liệu hóa đơn điện tử BKAV về phần mềm kế toán

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Hóa đơn điện tử\ Lấy dữ liệu hóa đơn điện tử BKAV về phần mềm kế toán

Điền các thông tin điều kiện lọc để lấy dữ liệu HDĐT BKAV về phần mềm kế toán

1.1.3        Cập nhập số hóa đơn về phần mềm kế toán

Chức năng: Dùng để cập nhập số hóa đơn về phần mềm kế toán

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Hóa đơn điện tử\ Cập nhập số hóa đơn về phần mềm kế toán

1.1.4        Đối chiếu số liệu hóa đơn điện tử BKAV và phần mềm kế toán

Chức năng: Đối chiếu số liệu hóa đơn điện tử BKAV và phần mềm kế toán

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Hóa đơn điện tử\ Đối chiếu số liệu hóa đơn điện tử BKAV và phần mềm kế toán

1.1.5        Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Chức năng: Dùng để chạy báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đường dân: Quản lý bán hàng\ Hóa đơn điện tử\Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

 Chọn ngày báo cáo, bấm << nhận>> để chạy báo cáo

3.4   Khuyến mại

3.4.1         Khuyến mại theo hóa đơn

Chức năng: Thêm mới các chương trình khuyến mại theo giá trị hóa đơn

Đường dẫn: Quản lý bán hàng/ Khuyến mại/ Khuyến mại theo hóa đơn.

3.4.2         Khuyến mại theo hàng hóa

Chức năng: Thêm mới chương trình khuyến mại theo loại hàng hóa, vật tư.

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\Khuyến mai\khuyến mại theo hàng hóa.

Ngoài ra chương trình còn hỗ trợ chọn nhanh thông tin

3.4.3         Khuyến mại hàng tặng bán

Chức năng: Thêm mới chương trình khuyến mại hàng tặng bán

Đường dẫn: Quản lý bán hàng\ Khuyến mại\ Khuyến mại hàng tặng bán.